請求書電子化サービスのメリット・デメリットや選び方など網羅的に紹介 - バックオフィスクラウドのジンジャー(jinjer)

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請求書電子化サービスのメリット・デメリットや選び方など網羅的に紹介

項目にチェックを付ける

紙媒体として取引先から送付された請求書を、自動で電子ファイルとして変換してくれるのが請求書電子化サービスです。複数の人物が確認するような環境では、紙媒体よりも電子ファイルのほうが取り扱いが便利でしょう。請求書電子化サービスを活用すれば、AIを活用した光学的文字認識技術(AI-OCR)によって自動で電子ファイルに変換してくれます。

今回は、請求書電子化サービスの導入メリットやデメリット、選び方について詳しく紹介します。請求書電子化サービスの導入を検討されている方は、ぜひ参考にしてください。

これ一冊でインボイス制度は完全理解!「2023年導入|インボイス制度ルールBOOK」

請求書に関する新しい制度としてインボイス制度が2023年より施行されますが、皆さまは諸々の準備を完了されていますでしょうか。

2023年(令和5年)10月1日より導入されるインボイス制度ですが、

「そもそも内容が難しすぎて理解できない」
「適格請求書は通常の請求書と何が違うのか」
「請求書の項目にどのような項目を追加すればいいのかわからない」

などお悩みの方もいらっしゃるでしょう。そのような方にむけて、基本的な概要や対象となる事業者、具体的な対応方法までとにかくわかりやすくまとめたルールBOOKをご用意いたしました。

問題なくインボイス制度に対応したいという方は、ぜひダウンロードしてご覧ください。

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1.請求書の電子化(電子請求書)とは

請求書 ソフト

請求書の電子化とは請求書の発行から送付をウェブ上で行い、請求書に関する電子データを取引先に送信することです。

PDFなどの電子データとしてメールで送付したり、請求書発行システムを利用して送信したりなどさまざまな手法をもちいて請求書の電子化が可能です。

2.電子請求書と法律

法律

請求書などの国税関係帳簿書類に対しての電子化を認めている法律が電子帳簿保存法です。電子帳簿保存法は頻繁に改正が行われており、改正されるごとに少しずつ緩和がすすんでいます。

直近の2022年の改正では電子化する際に必要だった税務署長への事前承認制度が廃止されたりと、電子化の波ははやまっており、電子帳簿保存法に対応するためにシステム導入を検討する企業が年々増え続けている状態です。

3.電子化するには請求書電子化サービスがおすすめ

システムを利用する男性

請求書を電子化にするにあたって、さまざまな方法がありますが、もっとも手軽で一般的なのが、請求書管理システムを導入することです。

請求書管理システムは作成する側と請求書を受け取る側で大きく2種類あります。システム検討をする会社はもちろん、システムのベンダーも増えている状況です。

請求書を発行するシステムを導入することで請求書の作成作業から発送作業の手間が大幅に削減され、あわせて請求の漏れや、請求書の記載ミスなどはなくなります。

また請求書を受領できるシステムを導入すると、請求書のファイリングやスキャン作業などが削減され、請求書を一元管理で保管できるため、いつでもシステム上で確認ができ、ミスや連携漏れもなくすことができます。

3-1.無料で請求書を電子化するには

請求書を無料で電子化することは可能です。請求書システムの中には無料でトライアルができたり、制限有りで無料で利用できるシステムがあります。

中には上限もあまりなく半永久的に無料で利用できるシステムもありますが、やはり中長期的に請求書を電子化していきたい担当者の方には有料のシステムをおすすめします。

無料版だとどうしても機能に制限があったり、別途オプションとして システム利用料が必要だったりします。まずは無料からはじめてみて自社にあったものを選んで有料版に切り替えるのも一つの選択肢として有効です。

4.請求書電子化サービスを導入するメリット

請求書 安心
請求書電子化サービスの導入によって得られるメリットは、大きく分けて4つ挙げられます。それぞれ細かく見ていきましょう。

4-1. 紙媒体の請求書と比較して簡単に管理できる

紙媒体の請求書の場合、郵便で届けられた封筒を開封して書類を確認し、スキャンを行ってPDFファイルとして保存します。スキャンをし終えたあとの請求書は捨てられず、ファイルでまとめて法律で義務付けられている期間は大切に保管しなければなりません。

ペーパーレスが進む時代のなかで、紙媒体の請求書はとても煩わしく感じるかもしれません。紙媒体の請求書を保存するためには、それだけ物理的な場所を必要とするためです。

テレワークが推奨されている現代においては、さらに紙媒体の請求書の管理が手間となります。請求書は大切な書類ですので、会社から持ち出して社員が個人で作業や管理を行うわけにはいきません。

請求書電子化サービスを活用することで、法的に効果を発揮できる電子ファイルとして、紙媒体の請求書を簡単に変換できます。クラウド上で管理するのであれば、社内から物理的に持ち出すといったリスクある行動を行う必要もなくなるでしょう。

クラウド上で検索機能を活用しながら便利に管理できますので、必要なタイミングで速やかに任意の請求書データを確認できるのもポイントです。

4-2. 作業効率を大幅に改善できる

紙媒体の請求書の場合、担当部署が一つひとつ確認し受領したうえで経理に提出する、といった作業が必要です。請求書電子化サービスの導入によって管理を一元化することで、このような作業を省略できるようになります。

AIとOCRを融合したAI-OCRやオペレーターによる分析サービスが備わっている請求書電子化サービスなら、電子ファイルとなった請求書の内容を人の目でわざわざ確認する必要もありません。精度が高い請求書電子化サービスを導入するからこそ、得られるメリットです。

請求書に書かれていなければいけない内容はどのような場合でも同じですが、形式は取引先によって異なる場合があります。人の目で形式が異なる請求書を細かく管理するのは、相応の時間や手間を要するかもしれません。請求書電子化サービスなら、このような作業もOCR処理で簡単で速やかに解決してくれます。

4-3. ほかのツールやアプリと連携することで作業効率を大幅アップ

電子ファイルに変換された請求書から、内容を自動で解析して仕訳までツールやアプリに行わせることも可能です。たとえば、会計システムと連携を行うことで、請求書の内容をわざわざ手作業で伝える必要がなくなります。

機械的に作業を行わせることが可能ですので、時間の短縮だけでなく人為的なミスを未然防げるのは重要なメリットです。

請求書の確認ができたた、続いて支払いを行います。振込用のデータを自動で書き出してくれるように連携することで、振り込みのための手間も大きく減らせるでしょう。

4-4. 軽減税率およびインボイス制度にも対応が可能

請求書に関して、これから導入される新しい税制としてインボイス制度が挙げられます。インボイス制度は2023年の10から導入される予定で、仕入税額控除を適用するために、請求書のなかで用いられた税率についてそれぞれ詳細に記載することを条件としています。

最新の請求書電子化サービスなら、このようなインボイス制度にも対応しています。このほか、新たな制度が導入されるようなことが今後あったとしても、請求書電子化サービスは柔軟に対応することが可能です。

4-5.電子化で請求書を受け取るメリット

受け取り側からみても電子化された請求書を受領するメリットは多くあります。

請求書は企業によって毎月数百枚以上あることも珍しくなく、その量の請求書を紙で受け取ることによりその書類を保管するスペースが必要になります。

また請求書の数が多くなればなるほど管理が煩雑になり、紙を一枚一枚チェックするのもとても労力がかかります。

電子請求書で受領することによって、両者ともにメリットが大きいため積極的に電子化することをおすすめします。

5.請求書電子化サービスを導入するデメリット

デメリット 請求書
請求書電子化サービスを導入することで大きなメリットが4つ得られる一方で、見逃せないデメリットも存在します。導入する前に、あらかじめよく確認しておきましょう。

優秀な請求書電子化サービスを導入するということは、相応のコストが発生します。また、サービスを運用していくためにも同じようにコストはかかります。

重要なのは、自社に導入した場合のメリットとデメリットのバランスを正確に把握しておくことです。導入や運用にかかるコストとそれによる作業効率の大幅改善、そして人件費の削減を天秤に掛けて考えたときに、メリットのほうが上回るのであれば、デメリットを大きく感じることはないでしょう。

6.請求書電子化サービスの選び方

選ぶ時の様子
請求書電子化サービスを選ぶ際は、自社に合ったものを探し出すのがポイントです。請求書電子化サービスの選び方について、細かくご紹介します。

6-1. 請求書電子化サービスに任せる業務の範囲を考える

請求書電子化サービスや関連した連携可能なシステムを導入することで、これまでは人の手で行ってきた業務を自動化させることが可能です。しかし、自動化させる業務の範囲を広げれば、それだけサービスやシステムのためにコストがかかってしまいます。

自社の規模以上のサービスやシステムを導入してしまうと、却ってコストが膨らんでしまうかもしれません。請求書電子化サービスに任せたい業務の範囲を考えてから選ぶとよいでしょう。

6-2. 既存のシステムとの連携は可能か

請求書電子化サービスは、ほかのシステムと連携することで作業効率をさらに改善してくれます。すでにほかのシステムを導入しているのであれば、導入を検討している請求書電子化サービスとの連携が可能かどうか調べてみましょう。

連携ができないと、手動で行う作業が増えてしまい、結局手間がかかってしまうかもしれません。

6-3. セキュリティの強度

請求書には、取引先に関する重要な情報が記載されていることがあります。そのため、セキュリティ対策を徹底しなければいけません。請求書電子化サービスは、自社のデータを他所に預けたうえで電子化作業が行われます。使用する請求書電子化サービスが実施しているセキュリティ対策は念入りに確認しましょう。

クラウド上で使用できるサービスの場合は、とくに注意が必要です。通信の暗号化は基本的なセキュリティ対策として、サーバのあるデータセンターが導入しているセキュリティシステムをチェックしてその強度を調べましょう。

難しいと感じるのであれば、導入実績を確認してみるのもおすすめです。より多くの導入実績があるのであれば、それだけ多くのユーザーや企業が信頼するほどにセキュリティの強度があるといえるでしょう。

7.請求書電子化サービスの導入で請求書の取り扱いが大きく変わる

みんなで働く様子
ペーパーレスが益々進む現代ですが、紙媒体の請求書が使用されるケースはまだあります。紙媒体の請求書の管理や作業は、場所を取りますし手間もかかってしまいます。請求書電子化サービスを導入して、作業効率の大幅改善を図りましょう。

これ一冊でインボイス制度は完全理解!「2023年導入|インボイス制度ルールBOOK」

請求書に関する新しい制度としてインボイス制度が2023年より施行されますが、皆さまは諸々の準備を完了されていますでしょうか。

2023年(令和5年)10月1日より導入されるインボイス制度ですが、

「そもそも内容が難しすぎて理解できない」
「適格請求書は通常の請求書と何が違うのか」
「請求書の項目にどのような項目を追加すればいいのかわからない」

などお悩みの方もいらっしゃるでしょう。そのような方にむけて、基本的な概要や対象となる事業者、具体的な対応方法までとにかくわかりやすくまとめたルールBOOKをご用意いたしました。

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古屋匠憲

古屋匠憲

バックオフィス業務効率化のコンサルティングを経て、 現在はjinjer Blogの運営に携わっています。 法務・経理・総務を中心に管理業務の知見をもとに、現場の目線にあったコンテンツをお届けします。よくある課題から、単純な疑問まで担当者のお悩みを解消できるよう運営します。

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