帳票作成ツールとは?導入メリットや注意点・選び方のポイント - バックオフィスクラウドのジンジャー(jinjer)

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帳票作成ツールとは?導入メリットや注意点・選び方のポイント

帳票作成ツールは、帳票作成、管理、出力、配信などができるシステムです。多くの中小企業では、Excelなどを使って帳票を作成し、管理しています。
しかしデータや取引先が増えるにつれ、検索に時間がかかったり、管理が難しくなったりと限界が近づきます。帳票作成ツールでは、さまざまな帳票を自動で仕分けし、強力なセキュリティの元管理できます。

この記事では帳票作成ツールを導入するメリット、デメリットや選び方のポイントを紹介します。

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1.そもそも帳票とは

帳票とは、個人事業主や会社が事業運営を行う中で作成された帳簿や伝票の総称です。
帳票の役割は取引内容やお金の流れを確認して、自社の経営状況を確認することです。

帳票の種類は帳簿と伝票の大きく二つに分かれます。帳簿は仕訳帳や総勘定元帳、現金出納帳などお金の出し入れを記録するものです。伝票は取引先との個別のやりとりをする際に使用されるもので、請求書や見積書などにあたります。

2.帳票をExcelで作成する方法

帳票業務を効率化するために使用する専用のシステムもありますが、零細企業や個人事業主ではExcelで管理することも多いようです。

まず帳票データを蓄積するデータベースを作成し、シートごとに命名規則や記録方法のフォーマットを決めて運用していきます。具体的には取引を行った会社名、取引年月日、住所、担当部門、担当者、金額などです。自社にあったわかりやすいフォーマットで作成します。

3.帳票作成の課題

とはいえ、Excelや紙で帳票作成する上でいくつかの課題があります。

3-1.帳票の作成や管理には労力がかかる

まず紙管理での帳票作成は時間がかかります。手書きで記載し捺印、封入作業や郵送作業などさまざまな工数がかかります。

他にもこれらの帳票が増えることで保管スペースが必要になったり、紛失や盗難の温床になる場合もあります。

3-2.Excelで帳票管理をする課題

紙管理からExcelに移行する企業も多くありますが、Excelで管理したとしてもまた新しい課題がでてきます。

Excelで管理していくと、データ容量が増えていき、増えれば増えるほど関数の処理や検索に時間を要し、さらには立ち上げの時間もかかってきます。

4.帳票作成ツールとは?

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帳票作成ツールとは、帳票の設計や作成、配信、保管や管理ができるツールのことです。データの取り込み機能があれば、現在使っている帳票をそのまま使うこともできます。
ほかにも細かなレイアウト設計や、画像挿入、手書きメモ挿入やグラフ作成もできるため、帳票業務を効率化するのはもちろん、想像通りの帳票作成ができるのです。なかには入力したデータをもとに自動で帳票が作成できる機能もあります。

4-1.帳票作成ツールにはフリーで使えるものもある

また帳票作成ツールの中には無料で利用できるものもあります。

これらのシステムでは、ExcelやWordなどのツールを利用せず、Web上に用意されたテンプレートを活用して、帳票の作成やメールを利用した送付や受領が可能です。

このような無料で利用できる帳票作成ソフトを手に入れるには、次の2つの方法があります。

・無料体験版ができる帳票作成ソフトを利用する
・原則無料で利用できる帳票作成ソフトを利用する

5.帳票作成ツールを導入するメリット

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帳票作成ツールは、帳票の作成や出力、管理にかかる手間を減らせるツールだとお伝えしました。では実際に導入することでどのようなメリットが得られるのでしょうか。
以下では帳票作成ツールを導入するメリットについて紹介します。

5-1. 作業工数が減らせる

帳票作成ツールを使えば、これまで労力がかかっていた帳票の作成や管理を大幅にカットできます。
これまでの帳票業務では、帳票を作成し、手書きや入力でデータを集め、集めたデータをExcelに打ち込み、さらに分析をしてからデータを管理する必要がありました。帳票作成ツールを使えばシンプルなマウス操作や入力操作だけで帳票が作れます。CSVなどのデータをもとに自動で帳票を作れるシステムもあるため、すぐに分析できるのもポイントです。

さらに帳票作成ツールにインポート機能がついていれば、これまでに使っていた帳票をツールに取り込めます。取り込んだ帳票は自動的にマッピングされ、変数部分や色合いもそのままに使えます。
プログラミングの知識がない人でも使えるよう、直感的に作業できるデザインになっているものもあるため、使い方が分からず導入しただけになってしまったということにもなりません。

5-2. 保存や管理に手間がかからない

帳票作成ツールを使えば、データの検索や出力も簡単にできます。帳票を紙で保存している場合、保管に場所を取りますし、探し出すのに時間がかかります。帳票の量が多ければ、種類ごとに仕分けする手間もかかってしまい、現場では無駄な作業が多いように感じてしまうでしょう。

帳票作成ツールには、作った帳票を自動で仕分けするシステムがあります。すべてがデータで保存されるため、検索すれば目的の帳票がすぐに見つかるのもポイントです。それぞれPDFやFAX、紙への出力もできるため、取引先へ紙で送ったり、指定の部署にメールで送ったりすることもできます。

5-3. 安心して使える

帳票作成ツールには細やかなアクセス制限機能や、印刷、操作をした履歴を残す機能があります。情報が社外に漏れたり、作成した帳票に変更が加わったりした場合も履歴を確認すれば原因が分かります。またデータ容量が重たくなるにつれ、検索に時間がかかったり、検索途中に画面が固まってしまったりもしません。
万が一の場合でもバックアップ機能がついているため、データを失ってしまうリスクも減らせます。

6.帳票作成ツールを導入するデメリット


帳票作成ツールを使えば、作業工数を減らし、保管や管理の手間を省けます。では帳票作成ツールを使うデメリットはどのようなものでしょうか。
以下では帳票作成ツールを導入するデメリットを紹介します。

6-1. コストがかかる

帳票作成ツールを導入するには、初期費用や月額費用といったコストがかかります。料金はライセンス数や生成方法、出力方法などで変わります。初期費用を抑えたい方は、初月無料などキャンペーンなどをチェックするとよいでしょう。

取引先の数が多くない場合、まずはフリーかつオープンソースなものから使ってみるというのも一つの手です。ただしプログラミングの知識があり、コーディングに抵抗がない方でないと使いこなすのは難しいでしょう。

6-2. 帳票の移動に手間がかかる

すでに使っている帳票を帳票作成ツールで使いたい場合、データを移動させなければなりません。無数にある帳票をすべて手動で移動させるには手間がかかります。
どのようにレイアウトされるのか、印刷後のデザインはどうなるのかを手動で確認しなければいけないとなると、ツールを導入した意味を見いだせないかもしれません。

そうした手間を省くためにも、既存の帳票データを移行できる機能がついているものを選びましょう。自社に合ったレイアウト設計ができたり、印刷後のプレビューも簡単に確認できたりするツールを選べば、帳票のデータを移し、わざわざ印刷してデザインを確認するといった手間がかかりません。

7.帳票作成ツールを選ぶときのポイント

連携して仕事をする様子
実際に帳票作成ツールを選ぶときは、どのような点に注目して選べばよいのでしょうか。
以下では帳票作成ツールを選ぶ4つのポイントを紹介します。

7-1. データの取り込み(インポート)ができるか

現在使っている帳票データをひとつひとつ手動で移動させるとなると、大変な労力がかかってしまいます。自社で使っている帳票データをインポートできれば、すべての帳票をレイアウトし直す必要はありません。
帳票作成ツールがどういった形式のデータを取り込めるのかをチェックしておき、自社の形式に合ったものから選ぶようにしましょう。

7-2. 出力方式が選べるか

PDFやExcelに出力できるかどうかも帳票作成ツールを選ぶポイントのひとつです。たとえば見積書を取引先にFAXで送信したい場合、帳票作成ツールがFAX出力に対応していないと手間がかかってしまいます。
出力方式によってコストが変わる場合もあるため、自社にはどのような出力方式が必要なのかを考えてから選ぶとよいでしょう。

7-3. セキュリティがしっかりしているか

アクセス権限の付与、アクセス履歴の閲覧機能がついているかといったセキュリティ面もチェックしておきましょう。
電子帳簿保存法では「真実性の確保」が義務づけられています。真実性の確保とは、誰がどのように削除、修正したかが分かることです。

修正や閲覧の履歴が確認できれば、帳票の改ざんがあった場合にも原因を突き止められます。また帳票が不正に変えられないよう、文書にロックをかけたり、特定の人のみにアクセス権限を与えられるような機能があるとなおよいでしょう。

7-4. サポートがあるかどうか

帳票作成ツールの導入時は特に、分からないことやトラブルも多いことでしょう。トラブルが起こったり、使い方に困ったりした場合にはどのようなサポートがあるのか確認しておくことをおすすめします。

8.帳票作成ツールを導入すれば業務を効率化できる


帳票作成ツールとは、帳票業務にかかる手間を大きくカットできるものです。帳票作成はもちろん、管理や出力といった業務も効率化できます。初期費用や月額費用がかかる分、手間を省けて他の業務に時間を当てられます。
帳票作成ツールを選ぶときは、既存データが取り込めるかどうか、専門的な知識がなくてもレイアウト設計ができるかなどを参考に選ぶことが大切です。

 

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古屋匠憲

古屋匠憲

バックオフィス業務効率化のコンサルティングを経て、 現在はjinjer Blogの運営に携わっています。 法務・経理・総務を中心に管理業務の知見をもとに、現場の目線にあったコンテンツをお届けします。よくある課題から、単純な疑問まで担当者のお悩みを解消できるよう運営します。

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