請求書を誤送付してしまった際の対処法や対策について解説 - バックオフィスクラウドのジンジャー(jinjer)

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請求書を誤送付してしまった際の対処法や対策について解説

ミスした様子

請求書を誤送付してしまった場合は、適切な手順を踏んで迅速に対応することにより、後々のトラブルを回避することができます。そのためにも、正しい対処方法について予め知っておく必要があるでしょう。本記事では、誤送付時の対処法のほかにも、誤送付をなくすための対策についても紹介します。

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請求書に関する新しい制度としてインボイス制度が2023年より施行されますが、皆さまは諸々の準備を完了されていますでしょうか。

2023年(令和5年)10月1日より導入されるインボイス制度ですが、

「そもそも内容が難しすぎて理解できない」
「適格請求書は通常の請求書と何が違うのか」
「請求書の項目にどのような項目を追加すればいいのかわからない」

などお悩みの方もいらっしゃるでしょう。そのような方にむけて、基本的な概要や対象となる事業者、具体的な対応方法までとにかくわかりやすくまとめたルールBOOKをご用意いたしました。

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1.請求書を誤送付してしまった際の対処法

悩んでいる女性

請求書を誤送付してしまった場合は、速やかに対処することが重要です。
ケースによって対処方法が変わってきますので、次に詳しく紹介します。また、お詫び状の文例も紹介しますので、一緒に参考にして下さいね。

1-1.相手先に到着する前に誤送付に気づいた場合

①速やかに相手先に電話連絡を入れましょう。請求書を誤送付してしまったことを伝え、丁寧にお詫びを入れます。改めて正しい請求書を送付する旨も伝えましょう。

②誤送付した請求書は、相手先に直接伺って回収するか返信用封筒を同封して返送をお願いします。それが難しいようであれば、開封はせずにシュレッダーでの廃棄をお願いします。

③正しい請求書を発行します。この時、記載内容にミスが無いか再度チェックします。支払期日に余裕が無い場合は、上司と相談した上で期日を変更するかどうか判断すると良いでしょう。

④お詫び状を作成します。請求書だけを郵送するのは、相手先に失礼に当たりますので、後述の文例を参考に必ず作成するようにしましょう。

⑤請求書にお詫び状を添えて郵送します。送付する際は、請求書と封筒の宛名に相違が無いか確認をしましょう。
ここで間違えると更なるトラブルにつながります。また、普通郵便では送らずに速達で送るようにしましょう。
なお、急いでいるからといって、宅急便を使用するのはNGです。請求書は信書に該当しますので必ず郵送で送って下さい。

1-2.相手先からの連絡で誤送付が発覚した場合

①相手先から電話を受けたら、速やかに事実確認をとります。誤送付であることに間違いなければ丁寧に謝罪をし、改めて正しい請求書を送付する旨も伝えましょう。

②~⑤は上述と同じ流れになります。

このケースでは、連絡を受けた企業の請求書が別の企業へ郵送されている可能性がありますので、該当の企業にも速やかに連絡を入れ確認をとり、同様に対応する必要があります。

1-3.お詫び状の文例

次に、お詫び状の文例について紹介します。相手にこちら側の誠意が伝わるように、誤字・脱字が無いよう丁寧に作成しましょう。

作成年月日

〇月分請求書 誤送付のお詫び

相手先会社名
部署名/担当者名
発行元会社名
部署名/担当者名


拝啓、時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。
この度は、〇月分の請求書につきまして誤送付がありましたことを、心よりお詫び申し上げます。
原因を調査いたしましたところ、誠に恐縮の極みですが、封入時に請求書を入れ間違っていたことが判明いたしました。
今後は郵送時のチェック体制を整備して、このようなことが無いよう細心の注意を払って参りますので、この度の件につきましてはどうかご容赦下さいますようお願い申し上げます。
つきましては、〇月分の請求書を改めて同封させていただきます。
なお、誤送付いたしました請求書はお手数ですが破棄していただきますようお願い申し上げます。
取り急ぎ書中をもちましてお詫び申し上げます。

敬具

2.請求書の誤送付をなくすための対策

雇用契約を結ぶ様子

誤送付によって取引先の請求内容が他社に知られてしまうことは、取引先からの信頼を失うことにも繋がるため、本来あってはならないことです。請求書の誤送付をなくすためにも早急な対策が必要でしょう。ここでは、対策の一例について紹介します。

2-1.社内のチェック体制を整備する

1人で請求書の発行から郵送までを行っている場合は、作業負担も多いことから、どこかでミスが生じてしまうものです。
特に毎月の請求書の発行枚数が多いと、1人でチェックするには限界があるでしょう。
ヒューマンエラーを減らす意味でも、複数人で作業分担をしてチェック体制を強化できる仕組みを作ることが大切です。
たとえば、請求書発行から郵送までの行程を複数人で担当分けすることで、複数の目でのチェックが可能となり、誤送付といったミスの低減につなげることができます。

2-2.書類送付チェックリストを作成する

書類送付チェックリストを作成して管理するのも、誤送付をなくす対策としてはおすすめです。
「日時・送付先・内容物・担当者名」が書かれたリストをエクセルなどで作成しておき、封入作業をする際にリストをチェックしながら行うことで、封入ミスに気が付きやすくなるといったメリットがあります。
社内でのチェック体制を強化するとともに、チェックリストを作成して活用することで、より効果的に誤送付を減らすことができるでしょう。
人員の問題で複数人での作業分担が難しい場合でも、チェックリストを使用することで、誤送付の軽減につなげることが期待できます。

3.請求書代行サービスを導入するメリット

請求書 効率化

人員的な問題で社内のチェック体制を整えるのが難しい場合は、請求書代行サービスを導入しても良いでしょう。
請求書代行サービスとは、請求書の発行や封入、郵送といった作業を代行してくれるサービスのことです。
また、入金管理や与信管理までサービスとして提供している会社もあります。
請求書代行サービスを導入するメリットにはどのようなものがあるのか、次に詳しく解説します。

3-1.業務効率が向上する

請求書の発行作業は、請求書の内容チェックや封筒作成、封入、切手の貼付など多くの作業工程が伴います。
取引先の多い企業であれば、毎月の請求書の発行枚数も多くなるため、他の経理業務もこなしながらだと、かなりの重労働となってしまうでしょう。
請求書代行サービス導入しこれらの作業負担が無くすことで、本来の業務に集中することができ業務効率の向上が期待できます。
また、作業を分散させることで、ミスの軽減にもつながるでしょう。

3-2.精神的負担が多い督促業務も行ってくれる

請求書代行サービスでは売掛金の回収も任せることができるため、未回収リスクを回避することが可能になります。
特に未払い企業への督促業務は、精神的にも負担の大きい作業です。
請求書代行サービスに督促業務を任せることで、社員の精神的な負担を軽減することができます。
また、様々な企業の売掛金回収を手がけているため、自分たちで行うよりもスムーズに未払い金の回収をしてくれるでしょう。
万が一未回収があっても保証がありますので、安心して業務を任せることができます。

4.請求書の誤送付が発覚したら迅速に正しく対処しよう

請求書 ソフト 安全

取引先との信用にも関わるため、請求書の誤送付は決してあってはなりません。
ですが、もし誤送付が発覚した場合は、適切な手順を追って迅速に対処しましょう。
また、同様なミスが繰り返されないように、対策を講じるのも重要です。
社内のチェック体制を整備したり、書類送付チェックリストを活用したりして、誤送付の防止に努めましょう。人員的な問題で対策を講じるのが難しい場合は、請求書代行サービスの利用も視野にいれて検討すると良いかもしれません。

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請求書に関する新しい制度としてインボイス制度が2023年より施行されますが、皆さまは諸々の準備を完了されていますでしょうか。

2023年(令和5年)10月1日より導入されるインボイス制度ですが、

「そもそも内容が難しすぎて理解できない」
「適格請求書は通常の請求書と何が違うのか」
「請求書の項目にどのような項目を追加すればいいのかわからない」

などお悩みの方もいらっしゃるでしょう。そのような方にむけて、基本的な概要や対象となる事業者、具体的な対応方法までとにかくわかりやすくまとめたルールBOOKをご用意いたしました。

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古屋匠憲

古屋匠憲

バックオフィス業務効率化のコンサルティングを経て、 現在はjinjer Blogの運営に携わっています。 法務・経理・総務を中心に管理業務の知見をもとに、現場の目線にあったコンテンツをお届けします。よくある課題から、単純な疑問まで担当者のお悩みを解消できるよう運営します。

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