Web請求書とは?システムの種類や選び方のポイントを解説 - バックオフィスクラウドのジンジャー(jinjer)

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Web請求書とは?システムの種類や選び方のポイントを解説

請求書 オンライン

従来の紙による請求業務は、印刷から郵送までおこなう必要があったため、非常に手間のかかる作業でした。
しかし、Web請求書システムを導入することで請求業務を大幅に効率化できます。

この記事では、Web請求書について詳しく解説します。
システムの種類や選び方もポイントも紹介するので、ぜひ参考にしてください。

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1.Web請求書とは請求書のやり取りをweb上でおこなうこと

WEB 請求書
Web請求書とは、請求書のやり取りをWeb上でおこなうことです。
専用のWeb請求書システムを導入することで、請求業務を効率化できます。

従来の紙の請求業務は、エクセルで作成した請求書を印刷して郵送する必要があったため、手間のかかる作業でした。
しかし、Web請求書システムは請求書の作成から送付まで行えるので、手間を大幅に削減できます。

また入金の確認や催促まで行えるため、一連の請求業務を効率化できます。

他にも改正電子帳簿保存法に対応したシステムを選ぶことで、請求書を紙で保存する手間まで省けるのです。
Web請求書システムを導入することで、請求業務だけでなく管理コストまで削減できるでしょう。

 1-1. Web請求書が広まった背景

web請求書が広まった背景として、ペーパーレス化やDX化の流れがあります。IT技術やインターネットの発展により、書類の電子化が進んでいます。環境への配慮やコスト削減といったメリットからWeb請求書についても関心が高まっています。

2.web請求書を利用するメリット

メリット

請求書をwebでは発行するメリットは多くあります。

ここではそのメリットを具体的に解説していきます。

2-1.業務効率化

web請求書を利用する最も大きいメリットは業務効率化です。

webを使用せず、紙で請求書を管理していると毎回紙をみてチェックする工数や、毎回請求書の中身を手書きや打ち込みで作成していく時間がかかってしまいます。


それと比べて、web請求書に変更すれば、請求書の作成から印刷、その後の送付に関わる封入作業まですべて自動化できるといった利点があります。

2-2.コスト削減

請求書をwebにするメリットの2点目はコスト削減です。 請求書をアナログ管理していれば、印刷代や封筒代切手代など多くの経費が発生してしまいます。

これがweb上で完結すれば、コストは大幅に削減できること間違いないでしょう。

2-3.トラブルの防止

web請求書を利用することでトラブルも未然に防げるようになります。企業規模が大きくなったり、取引先が多くなるにつれて、請求書処理が複雑になりどうしてもミスがでてきます。

例えば、封入ミスや未達、紛失などのリスクです。これらが積み重なれば、トラブルにも発展してしまい、信用にも傷がつく恐れがあるので気をつける必要がありますが、Web請求書であれば、このようなミスを避けることが可能です。

2-4. セキュリティ対策

請求書のような重要な書類をメールに添付して送る場合、情報を漏洩してしまうリスクがあります。

一方でWeb請求書の場合は、送信した請求書は相手に届くのではなく、サービスを提供しているサーバに保管されます。このサーバが保管されている場所は一般的なメールの受信ボックスよりも、セキュリティが強固なため、重要な書類を保管する際のセキュリティが向上します。

また、万が一、誤送信してしまった際も、メールの場合送信の取り消しはできませんが、システム上であれば削除や編集の対応ができるものもあります。

3.web請求書を利用するデメリット

デメリット
その一方web請求書を利用するデメリットもすくなからず存在します。
たとえば、クライアントの業務負担です。web請求書を受け取ることに慣れていない取引先であれば特に注意が必要です。

請求書を紙で管理することが当たり前の企業はその管理方法になれているため、紙で送ったほうが安心してもらえる場合もあります。取引先の状況と照らし合わせながら進めていくことが重要です。

その他のデメリットとしてはインターネット上で保管している場合は情報が漏洩するリスクやデータの改ざんがおこなわれる可能性があります。

情報が漏洩するいリスクに関してはセキュリティ対策が万全かどうか、データの改ざんのリスクについてはタイムスタンプの付与機能及び編集履歴が残る機能があるかどうかをシステム選定の際に確認することで対策できます。

4. web請求書に関連する法律や保存のルール

請求書の保存に関する法律

web請求書は法律の観点も必要になってきます。web請求書と最も結びつきの深い法律は電子帳簿保存法です。

電子帳簿保存法とは国税関係書類を電子化に関する法律で、数年に一度改正がおこなわれていて、年々緩和が進んでいます。この電子帳簿保存法により請求書の電子化が認められています。

電子帳簿保存法は頻繁に改正が行われています。2021年の改正では、電子取引によって授受した請求書等の電子データは、紙に出力せずに電子データのままで保存することを義務付けると決定されました。(2024年1月より義務化)

5.Web請求書システムとは?主なタイプを3つ紹介

3 ポイント

Web請求書システムとは、請求書をWeb画面上で作成して、取引先にそのまま送信したり、受領したりできるシステムのことを指します。
請求書に限らず、見積書、納品書、領収書、注文請書、支払明細書など様々な帳票に対応していたり、一言でWeb請求書システムと言ってもタイプは様々あります。

Web請求書システムのタイプによって企業規模や機能が異なるので、それぞれの特徴に合ったシステムを選ぶ必要があります。
ここでは、主に3つのパターンに分類して紹介しましょう。

5-1. 個人事業主におすすめのタイプ

個人事業主におすすめのWeb請求書システムは、一般的な請求業務が行えるシステムです。

請求書の作成からメールの送付がおこなえるシステムを選ぶことで、請求業務を効率化できます。
またサービスによってはオンライン決済や継続課金まで対応してくれるので、幅広く活用可能です。

ちなみに個人事業主におすすめの請求書システムは、初月無料や少ない決済手数料のみでお試しができるケースが多いです。
初めて導入を検討している方でも、手軽に始めることができます。

5-2. 中小企業におすすめのタイプ

中小企業におすすめのWeb請求書システムは、一般的な請求業務に加えて請求後の業務も効率化できるシステムです。

請求後の入金管理がおこなえるものを選ぶこともおすすめです。
期日までの入金の確認や消込までの業務を行えるので、請求後の業務を効率化が可能です。

また入金管理だけでなく、未入金の際の催促までできるシステムもあるので、請求後の管理まで効率化できるでしょう。

5-3. 大企業におすすめのタイプ

大企業は取引先が多くなることから、送付機能を持つタイプが最適でしょう。
取引先が多くなると個別に請求書を送信するのが非常に手間になります。

送付機能を持つWeb請求書システムは、請求情報を取り込むことで請求先ごとに最適な方法で送付できます。

また大企業の場合は、他のシステムと連携できるサービスもおすすめです。
たとえば、会計システムや販売管理システムなどと連携できるシステムを選ぶことで、さらに請求業務を効率化できるでしょう。

6.無料で利用できるweb請求書システム

web請求書システムを使う人

無料で請求書を電子化することは可能です。請求書サービスの中には料金がかかることなくトライアルができたり、一定の機能制限ありきで無料で利用できる請求書システムがあります。

中には半永久的に無料で利用できるシステムもありますが、中長期的に請求書を電子化して請求書管理を効率化していきたい担当者の方には有料のシステムを導入することをおすすめします。

無料版の場合はやはり機能に制限があったり、別にオプションとして システム利用料が必要だったりするケースもあります。まずは無料版を導入して自社にあったものをみつけて有料版に切り替えるのも一つの選択肢として有効です。

7.Web請求書システムを選ぶときのポイントを5つ紹介

女性 ポイント
Web請求書システムは、事業規模や目的に応じてさまざまなサービスが提供されています。
しかし、実際に導入する際は他にも確認すべきポイントがいくつかあります。

以下では、押さえておきたい5つのポイントを紹介しましょう。

7-1. 事業形態に合ったシステムを選ぶ

Web請求書システムを選ぶときは、事業形態に合っているかを検討しましょう。

同じ取引先で複数の案件がある場合に、管理が複雑で面倒になります。
しかし、案件単位で書類の作成や管理ができるシステムを選ぶことで、複雑な管理も容易にしてくれるのです。

たとえば、案件単位で対応できるシステムは共通の箇所を自動入力してくれる機能があります。
わざわざ請求書を作成する度に入力作業する必要がなくなるので、複雑な管理を効率化できます。

7-2. どこまでの業務を効率化させるのかで選ぶ

Web請求システムを選ぶ際は、どこまでの業務を自動化したいのか明確にすることがポイントです。
Web請求システムによって、自動化できる業務範囲が異なります。

たとえば、システムによっては請求書の作成や送付だけでなく、入金管理や売り上げの集計までも行えます。
また催促まで行える機能があるので、請求後の管理業務まで効率化可能です。

そのため、自社の請求業務の課題を解消するようなシステム選びが必要になります。

7-3. 他システムとの連携の有無で選ぶ

請求業務を効率化させるには、他システムとの連携が可能か確認するのもポイントです。
仮に他システムとの連携が難しいと請求業務の自動化が難しく、結局手作業が必要となってしまいます。

そのため、Web請求システムを導入する際は他システムとの連携ができるか確認することが重要です。
たとえば、会計システムや販売管理システムと連携できると、請求額の入力を自動化できます。

システムごとに入力する作業が省けるので、さらに請求業務の効率化が図れます。

ちなみに現在のWeb請求書システムは、会計システムや販売管理システムと連携可能な製品が多いです。
ただし、自社システムと連携できないケースもあるので、導入する際は自社システムとの連携を確認しましょう。

7-4. セキュリティに問題ないか選ぶ

取引書類が記載されている請求書は、セキュリティ面に考慮する必要があります。
特に請求書の枚数が多いほど情報漏洩の危険性が高まるので、システムの安全性が重要です。

セキュリティに問題ないか判断する際は、セキュリティ対策が万全であるか確認する必要があります。
たとえば、データセンターの立地やSSL暗号化、サーバーの監視体制などをチェックすることで、システムの安全性を確認できます。

基本的に多くのWeb請求書システムは、SSLの暗号化対策を実施しています。
そのため、データセンターの立地やサーバーの監視体制について注意深く確認しましょう。

7-5. サポート体制は充実しているかで選ぶ

Web請求システムを選ぶ際は、サポート体制が充実しているかも重要です。
特に初めてシステムを導入する際は、トラブルが発生する可能性があります。

仮に請求書を発行するタイミングでトラブルが起こってしまうと、取引先に迷惑をかけてしまう恐れがあります。
そのため、トラブルを迅速かつ早急に対応するためにもサポート体制が充実しているか確認する必要があるでしょう。

サポート体制を確認する際は、迅速な対応をしてもらえるのか、リモートサポートが受けられるのかなども一緒に確認しておくことが大切です。

担当者の技術レベルによっては深い内容までサポートしてもらえます。
そのため、サポート内容まで詳しく確認しましょう。

8.Web請求書システムを導入して請求業務を効率化しよう

効率化
Web請求書システムを導入することで、請求業務をWeb上で完結できます。
印刷や郵送による作業を必要としないため、請求業務を効率化できます。

ただしWeb請求書システムは、さまざまなサービスが提供されているので自社に合ったサービスを見極めることが重要です。
ぜひ今回紹介した5つのポイントを参考に、Web請求システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

これ一冊でインボイス制度は完全理解!「2023年導入|インボイス制度ルールBOOK」

請求書に関する新しい制度としてインボイス制度が2023年より施行されますが、皆さまは諸々の準備を完了されていますでしょうか。

2023年(令和5年)10月1日より導入されるインボイス制度ですが、

「そもそも内容が難しすぎて理解できない」
「適格請求書は通常の請求書と何が違うのか」
「請求書の項目にどのような項目を追加すればいいのかわからない」

などお悩みの方もいらっしゃるでしょう。そのような方にむけて、基本的な概要や対象となる事業者、具体的な対応方法までとにかくわかりやすくまとめたルールBOOKをご用意いたしました。

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古屋匠憲

古屋匠憲

バックオフィス業務効率化のコンサルティングを経て、 現在はjinjer Blogの運営に携わっています。 法務・経理・総務を中心に管理業務の知見をもとに、現場の目線にあったコンテンツをお届けします。よくある課題から、単純な疑問まで担当者のお悩みを解消できるよう運営します。

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