経費精算システムで経費管理するメリットや機能について解説 | jinjerBlog

経費精算システムで経費管理するメリットや機能について解説

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経費精算を全て手作業で行う場合、申請書の記入や領収書の添付など、申請する側の社員の負担はもちろん、その申請を確認し支払い処理をする社員にとっても非常に負担がかるものです。
しかし、この従来非常に手間のかかる作業である経費精算は、経費精算システムを導入することによって大幅にその負担を軽減することが可能です。
そこで今回は、経費精算システムを導入することによるメリットや、経費精算システムの機能、様々な経費精算システムの中から自社にあった経費精算システムを選ぶ方法などについて詳しく解説します。

【従業員の経費申請ミスをなくす方法とは?】

「科目を間違えた申請が多い」

「経費にならないものを申請してくる」

「申請額を不正する人がいる」

など、従業員からの経費申請ミスに頭を悩ませていませんか? 経費申請は従業員が行うため、従業員がわかりやすい運用にすることが必要不可欠です。

そこで頼りになるのが、経費精算システムです。経費精算システムを利用すれば、交通費の自動計算やICカードの読み取り、またシステム上で申請ルールを設定することで間違った申請が上がりにくくすることができ、従業員の申請ミスを軽減することが可能です。

当サイトでは、経費精算システムでできることや、よくある経費精算の課題をシステムでどのように解決できるかをまとめた資料を無料で配布しておりますので、経費精算の申請ミスを減らしたい方はぜひダウンロードしてご覧ください。

経費精算の課題解決

1.経費精算システムで経費管理する3つのメリット

3本指を立てる女性

経費精算システムと一口に言っても、現在様々な会社から様々な製品が販売されており、それぞれの製品によって利用できる機能や特徴も異なります。
しかし、手作業ではなく経費精算システムで経費管理をする場合のメリットとしては、大きく次の3つが挙げられます。
では早速それぞれのメリットについてみてみましょう。

1-1.申請者の手間の削減

従来、経費精算をする際は、あらかじめ決められた申請用紙やExcelファイルのフォーマットなどにに必要事項を入力、あるいは記入し、レシートや領収書を添付した書類を処理していくという方法が一般的でした。
しかし、経費精算システムでは、基本的に紙媒体での申請は行わず、やりとりは全てデータ化されたものを使用します。そのため、申請用紙を出力したり、領収書などをとっておいて、会社に戻ってから添付するなどといった必要もありません。つまりは外出先での申請も可能になるため、申請者の手間は大幅に削減されることになります。

1-2.経理業務の効率アップ

従来の経費精算の流れにおいては、申請者が会社に戻ってきてから経費精算の申請を行い、その申請を上司が承認し、最終的経理部門に申請書が届くまで何日もかかるといったことは珍しくありませんでした。

しかし、前述のとおり経費精算システムでは基本的にデータによるやりとりとなるため、どこからでも申請、承認が可能になり、申請があったその日に経理部門での処理を行うことも可能です。また、何らかのミスがあり差し戻すことになっても、即日申請者へ差し戻すことができるため、経費精算にかかる作業時間を大幅に短縮し、業務効率のアップも期待できます。

1-3.不正申請を防ぐ

詳しい機能などについては後ほど説明しますが、経費精算システムの多くは、ICカードや地図アプリなどと連動しており、特に交通費精算などでは自動的に正しい金額が反映される仕組みとなっています。そのため、例えば定期券のある区間にも関わらず経費として申請した場合などに、不正であることがすぐにわかります。

また、交通費精算に限らず、クレジットカードの利用履歴など、外部サービスと連携している経費精算システムもあるため、必要に応じてサービスを選択することで、より正確な精算が可能です。

2.経費精算システムの機能

ここまで、経費精算システムを導入することのメリットについてご紹介してきましたが、ここからは、より具体的に経費精算システムが持つ機能をご紹介していきます。
ただし、繰り返しになりますが経費精算システムには様々な種類の製品があるため、ここではその中でも代表的な機能をピックアップしてご紹介します。

2-1.スマートフォンによる領収書の添付

電子帳簿保存法に対応した経費精算システムであれば、スマートフォンで領収書やレシートを撮影し、そのデータを添付するだけで経費精算の申請が可能です。つまり、出張先などからでも経費精算の申請が可能なため、申請から精算までを素早く行えるだけではなく、領収書の紛失といったリスクも減らすことができるのです。

2-2.ICカードや外部システムの連携による交通費の自動算出

経費精算の中でも、交通費申請は定期区間の控除や運賃の改定などが影響するため、従来は非常に手間のかかるものでした。
しかし、経費精算システムの中には、交通系ICカードの利用履歴を読み取る機能を導入しているものが多く、また、外部システムとの連携により運賃の改定などがあっても素早く反映がされます。そのため、あらかじめその社員の定期経路情報を入力しておくことで、交通費の精算時に定期区間分の運賃を自動的に控除することが可能です。また、交通系IC系カードを使用するだけで申請をすることなく自動的に精算できる製品もあります。

2-3.申請状況の見える化

従来の紙ベースの経費精算の場合は、そもそも申請すべき申請がされているのか、また、申請者の上司が承認をしているのかといった申請状況が申請書類を持っている人にしかわかりませんでした。しかし、経費精算システムでは、全てのやりとりがデータで行われるため、申請に関わる全ての人が申請状況を把握することが可能になります。また、申請漏れがあった場合や、承認が滞ってしまっている場合にアラートを出すことにより、申請から承認、精算までの一連の流れもスムーズになります。

2-4.自動仕訳

経費精算システムでは、申請書のデータから自動的に仕訳を行うことも可能です。また、計上仕訳や支払仕訳についても、それぞれの企業に合った設定で作成することが可能です。仕訳が自動化されることにより、これまで確認作業に費やされていた時間が大幅に削減されるだけではなく、人的ミスの防止にも繋がります。

2-5.データの自動作成

経費精算システムでは、各会計システムのフォーマットに合わせてデータを自動作成することも可能です。また、経費精算後、各申請者の銀行口座に振り込むためのデータも自動作成できるため、各銀行のインターネットバンキングとの連携が取れれば振り込み作業の手間を省くことも可能です。

3.自社に合った経費精算システムの選び方

経費精算システムには様々な機能があることがおわかりになったかと思いますが、様々な機能があるだけに、自社に合った経費精算システムを利用しなければ無駄なコストがかかってしまう可能性もあります。
また、機能性が高い経費精算システムほど、やはり価格は高くなる傾向があります。
そのため、経費精算システムを選ぶ際には、まずは自社の経費精算の効率を上げるためには何が必要なのかを洗い出し、可能であれば必要な機能をカスタマイズできるものが理想的といえます。
また、サポート体制や導入までにかかる時間、情報漏洩を防止するためのセキュリティ体制、導入実績などもチェックした上で検討されることをおすすめします。

4.経費精算システムの導入は社内全体の業務効率アップに繋がる

経費精算は経理部門の社員だけではなく、部門を越えて多くの社員にとって関係のある作業です。そのため、経費精算システムを導入することにより、社内全体の業務効率を上げることが可能になります。
現在では各社から様々な機能を持った製品が販売されていますので、まずは社内に必要な機能を洗い出すところから始め、資料請求や見積もりなどを比較しながら、自社に合った経費精算システムの導入を目指しましょう。

【従業員の経費申請ミスをなくす方法とは?】

「科目を間違えた申請が多い」
「経費にならないものを申請してくる」
「申請額を不正する人がいる」

など、従業員からの経費申請ミスに頭を悩ませていませんか?
経費申請は従業員が行うため、従業員がわかりやすい運用にすることが必要不可欠です。

そこで頼りになるのが、経費精算システムです。経費精算システムを利用すれば、交通費の自動計算やICカードの読み取り、またシステム上で申請ルールを設定することで間違った申請が上がりにくくすることができ、従業員の申請ミスを軽減することが可能です。

当サイトでは、経費精算システムでできることや、よくある経費精算の課題をシステムでどのように解決できるかをまとめた資料を無料で配布しておりますので、経費精算の申請ミスを減らしたい方はぜひダウンロードしてご覧ください。

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