事務用品費に該当する費用や仕訳例を具体的に紹介 | jinjerBlog

事務用品費に該当する費用や仕訳例を具体的に紹介

  • 会計

大量の文房具事業を営んでいると、多かれ少なかれ「事務用品費」が発生します。1個あたりは少額であるケースが多いですが、

年間で計上するとまとまった金額になりますので、正しく仕訳してきちんと経費計上しましょう。

今回は、勘定科目「事務用品費」の概要と、該当するものの例、雑費・消耗品費との違い、具体的な仕訳例をご紹介します。

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勘定科目と仕訳

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1. 事務用品費とは?

仕事で使う備品

事務用品費とは、事務に関する消耗品の費用を管理するための勘定科目です。
勘定科目「消耗品費」の内訳でもあるため、事務用消耗品費と呼ばれることもあります(消耗品費との違いについて、詳しくは後述します)。
事務に使われるという性質上、一般的に「文房具」と呼ばれるものが大半を占めています。

2. 事務用品費に該当するもの

オフィスの消耗品

事務用品費に該当するものは多岐にわたりますが、ここでは代表的なものをご紹介します。

・筆記具(ボールペン、シャープペン、鉛筆など)
・ノート
・はさみ
・ファイル・バインダー
・ボックスファイル
・セロハンテープ
・クリップ
・のり
・カッターナイフ
・定規
・電卓
・封筒
・伝票類(注文書、請求書、領収書など)
・帳簿
・便せん
・名刺
・印鑑
・ゴム印
・コピー用紙
・FAX用紙
・キーボード
・マウス
・USBケーブル
・LANケーブル
・FD(フロッピーディスク)
・CD
・DVD
・BD(ブルーレイディスク)
・メモリーカード
・USBメモリ
・コピー代
・インクカートリッジ
・トナー
・10万円未満のパソコン

パソコンは本来、一括償却資産または減価償却資産として処理しますが、取得価額が10万円未満のものについては事務用品費として計上できます。

3. 事務用品費と雑費・消耗品費の違い

内容の比較

事務用品費と似た勘定科目に、「雑費」と「消耗品費」があります。これらは混同しやすく、どの費用をどの勘定科目に仕訳するか迷うことも少なくありません。
正しく仕訳できるよう、あらかじめ事務用品費と雑費、消耗品費の違いをチェックしておきましょう。

3-1. 雑費との違い

雑費とは、他の勘定科目に当てはまらない支出があった場合に使用する勘定科目です。たとえば、一時的なレンタル費用やクリーニング代、ゴミの処理代、クレジットカードの年会費といった費用は、雑費として仕訳するケースが多く見られます。
事務用品費の場合、事務に関する消耗品に使った費用を管理するという目的がありますので、雑多なものを仕訳する雑費とは趣旨が大きく異なります。

なお、仕訳するのが面倒だからといって、本来なら事務用品費に仕訳する費用をすべて「雑費」として処理してしまうと、雑費の総額が大きく膨らんでしまいます。
あとから事務用品にかかった費用を調べたいと思った場合、雑費の内訳や摘要までチェックしなければならないので、かなりの手間と時間がかかってしまいます。また、雑費が膨らみすぎると、税務調査や会計調査が入った際、内訳や摘要を精査されう可能性があります。
雑費に仕訳するのはあくまで最終手段と考え、事務に関わる費用はきちんと事務用品費として処理するようにしましょう。

3-2. 消耗品費との違い

消耗品費とは、仕様することで消耗・摩耗する事務用品や消耗器具備品などの支出を処理する際に用いる勘定科目です。
国税庁が事業所得者用に公表している「帳簿の記帳のしかた」という資料では、以下のものを消耗品費と定義しています。[注1]

1. 帳簿、文房具、用紙、包装紙、ガソリンなどの消耗品購入費
2. 使用可能期間が1年未満か取得価額が10万円未満の什器備品の購入費

1に含まれる帳簿、文房具、用紙は、いずれも事務用品費に分類されるものです。一方、2についても取得価額が10万円未満のパソコンなどは事務用品費として処理できます。
つまり、消耗品費は事務用品を含むすべての消耗品に関する費用を計上する勘定科目といえます。ではなぜ、わざわざ消耗品費と事務用品費を分けて処理する必要があるのでしょうか。
消耗品費と事務用品費を分けて管理した方が良い理由は、大きく分けて2つあります。

まず1つ目は、消耗品費の金額が膨大になるのを避けるためです。「雑費との違い」でも説明しましたが、ひとつの勘定科目の金額が大きくなりすぎると、税務調査や会計調査で内訳を精査されるおそれがあります。
仕訳の内容自体に問題がなくても、わざわざ帳簿を提出したり、税務署員からいろいろ質問されたりするので、かなりの手間と時間を取られてしまいます。

2つ目は、あとから帳簿を見直すときの手間を省くためです。経費の節約は会社の利益を増やすために欠かせない取り組みのひとつですが、どこにどのくらいの費用がかかっているのか正確に把握するためには、帳簿を見直す必要があります。
消耗品費と事務用品費をわけて管理していれば、事務に関連する消耗品費と、一般的な消耗品費のどちらにコストがかかっているのか一目でわかるため、コストを効率的に見直すことができます。

[注1]帳簿の記帳のしかた-事業所得者用- p29|国税庁

3-3. 事務用品費を仕訳しなくても良い場合もある

消耗品費と事務用品費を区別して仕訳するのは、金額の膨らみを避けることと、後の見直しを楽にすることが目的ですが、もともとの消耗品費が少ない場合、事務用品費とあえて区分するメリットはさほど大きくありません。
むしろ、勘定科目が増えると仕訳の手間も増えてしまうので、消耗品の数が少ない場合や、少額の場合は、無理に消耗品費と事務用品費を区分する必要はないでしょう。

4. 事務用品費の仕訳例

仕訳

事務用品費の仕訳方法は、ケースによって異なります。
ここでは、よくある事務用品費の仕訳例を2つご紹介します。

4-1. 事務用品費を購入した場合の仕訳例

事務用品費は原則として品物を購入した時点で経費計上します。
たとえばボールペンやノート、コピー用紙などをまとめて1万円分購入した場合の仕訳は以下のようになります。

借方 事務用品費 10,000 / 貸方 現金 10,000

現金ではなくクレジットカードで支払った場合は、決済した段階では支払いが済んでいないので、以下のように未払金として計上します。

借方 事務用品費 10,000 / 貸方 未払金 10,000

翌月、クレジットカードの代金として口座から引き落とされた場合、以下のように計上します。

借方 未払金 10,000 / 貸方 普通預金 10,000

4-2. 決算時に未使用の消耗品がある場合の仕訳方法

従業員が複数いる場合や、特定の品をひんぱんに使用する場合は、事務用品をまとめ買いすることもあります。
その事業年度中に消耗したものに関しては問題ないものの、決算を迎えた時点で未使用のまま残っている分については、「貯蔵品」に振り替えて処理しなければなりません。

たとえばコピー用紙を1万円分まとめ買いした場合、購入時には以下のように仕訳します。

借方 事務用品費 10,000 / 貸方 現金 10,000

決算時に未使用のコピー用紙が5,000円分残っていた場合、以下のように計上します。

借方 貯蔵品 5,000 / 貸方 事務用品費 5,000

残ったコピー用紙を翌期首に再び事務用品費に振り替えた場合、以下のように計上します。

借方 事務用品費 5,000 / 貸方 貯蔵品 5,000

ただし、コピー用紙のように定期的かつ継続的に使用しているものについては、わざわざ貯蔵品に振り替えなくても良いとされています。
未使用分が出た場合は、その消耗品が定期的かつ継続的に使用しているものかどうか確認してから費用計上しましょう。

5. 事務に関わる用品の費用はきちんと仕訳して計上しよう

仕訳と計算

事務に関わる文房具や筆記具、電子記録媒体などの消耗品は、事務用品費として経費計上するのが一般的です。
10万円未満のものであれば、パソコンも対象になりますので、低価格帯のパソコンを購入した場合は事務用品費として計上しましょう。
事務用品費は基本的に商品を購入した時点で経費計上しますが、クレジットカードで支払った場合は未払金として計上し、翌月の口座引き落としと同時に未払金を普通預金に振り替える実務が必要です。

事務用品費の経費計上は難しいものではありませんが、数や頻度が多い場合はそれなりの時間と手間がかかりますので、効率化したい場合は便利な経費システムの活用を検討することをおすすめします。

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