支払依頼とは?依頼の流れや依頼書の作り方を解説 - バックオフィスクラウドのジンジャー(jinjer)

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支払依頼とは?依頼の流れや依頼書の作り方を解説

PCで支払いをする人支払依頼とは経理職において欠かせない業務の1つです。支払依頼が滞ってしまうと、自分の部署はもちろんですが、会社全体の信用を行う結果になってしまいます。そのため、スムーズに手続きが進められるように業務内容については完璧に理解をしておかなくてはいけません。

本記事では支払依頼について解説いたします。流れや依頼書の作り方についても解説しているので、ぜひ業務を進めるうえでの参考にしてください。

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1. 支払依頼とは?

数字が書かれている書類とペン支払い依頼とは商品を仕入れた際に発生する手続きのことです。商品を仕入れたら当然ですが買掛金が発生します。その支払いを行っているのは必ずしも商品を仕入れた部署ではありません。つまり、商品を仕入れた部署が買掛金の支払いを行っている部署に対して、支払い手続きを行ってもらうようにお願いをしなくてはいけません。

この作業のことを支払依頼といいます。一般的に経理部に対して支払依頼をお願いすることが多くなります。しかし、そもそも経理部宛に請求書が届くのではと思う方もいるかもしれません。

当然ですが商品の仕入れは経理部の名前で行うわけではありません。会社名こそ名乗りはしますが、基本的には自分の部署名と自分の名前を使って発注を行います。相手からすれば購入者の情報しかわからないので、そこに請求書を送ることになります。つまり、経理部宛に請求書が届くことは基本的にはありません。

支払依頼はほぼどの会社でも行われている業務であり、経理職の基礎的な業務の1つとなっています。

ここで注意しなければいけないのは、経理職はどういった内容について支払いを行うかを把握しなければならないという点です。当然ですが、会社として認められるものしか支払いは行われません。どういった商品を購入したのか、どういった用途で使うものなのかなどを経理職が理解しなければ、支払手続きを行うことができないのです。

それら全てを口頭で伝えようとすると情報量が多くなってしまい、正確に判断をすることができません。また、会社の規模が大きくなればなるほど1日に発生する商品の購入も増えます。支払依頼をメールなどで行っている会社もあるかもしれませんが、そのようなやり方だといずれ業務量が多くなりすぎてしまい、パンクする可能性があるのです。

そこで用いられているのが支払依頼書です。支払依頼書には支払手続きを行ううえで必要な情報が全て記載されており、それを提出するだけで経理職が不備なく作業に取り組めるようになっています。

支払依頼書の作り方については後述しているので、ぜひ参考にしてください。ミスなく支払手続きを進めるためには、欠かせない書類の1つです。

2. 支払依頼の流れ

支払の流れ

支払依頼がどのような流れで進んでいくのかについて解説いたします。

2-1. 申請を行う

まずは商品を購入した方が、経理に対して支払依頼の申請を行います。この際に利用されることがあるのが、先ほど説明した支払依頼書です。支払依頼書を利用しない場合は、メールやメモ、電話などで申請を行います。

支払いが滞ると会社全体としての信用を損なうことになってしまうので、確実に伝わる方法で申請をしなくてはいけません。口頭や電話というのは言った言わないの問題を生んでしまうのでできれば避けるべきです。メールにすると多くの人から一斉に支払依頼を受けた際に埋もれてしまうかもしれません。支払申請書やフォームから申請ができるようなシステムを導入するべきでしょう。

2-2. 承認の判断を行う

経理側は申請を受けたらその内容を承認するかどうか判断します。基本的に承認することが多いのですが、内容に不備があったり不明瞭な箇所があったりする場合は、コメントを添えて差し戻しを行います。

支払いが認められない場合もあるでしょう。その場合は、各部署に割り当てられている予算の中から支払ってもらうようにお願いをしなくてはいけません。もちろん、支払いを却下する理由は明確にしておかないと、トラブルの原因になってしまいます。却下しなくてはいけない場合は、その理由を相手にしっかりと伝えるようにしてください。

2-3. 決済を行う

最後に決済を行って支払依頼は完了となります。手続き自体はそれほど複雑なものではありません。しかし、支払依頼は件数が多くなりやすいのが注意点です。一つ一つの作業は非常に単調で簡単なのですが、件数が多くなるとミスが起こりやすいので注意しなくてはいけません。

特に承認をしたのに支払いを行うのを忘れていたというケースはよくあります。その場合の責任は経理にあるのですが、相手の会社からすると購入者が支払いを滞らせているように見えてしまいます。その結果、購入担当者にクレームが届いてしまうかもしれません。

支払手続が滞ると、自分の部署だけではなく他の部署にまで迷惑をかけてしまう可能性が大いにあります。承認を行った手続きについては、速やかに決済の処理を行うように心がけてください。

3. 支払依頼書の作り方

経理業務をする女性

支払依頼書の作り方についてですが、基本的にはExcelを利用することが多いです。支払依頼書で重要なのはわかりやすさです。人によって作り方が違うと経理側で混乱することになってしまうので、誰もが同じように支払依頼書が作れるようになっていなくてはいけません。

そのためには、Excelなどの多くの人が使えるソフトでフォーマットを作っておくのが一番です。デザイン性についても気にする必要はありません。誰が見てもわかりやすいようなシンプルなデザインであれば問題はないでしょう。

また、フォーマットはできれば経理部で作ることをおすすめします。なぜなら、どういった情報を記載してほしいかは経理部が一番判断しやすいからです。フォーマットを作ってその通りに記載をしているのに、情報が不足しているようでは効果的に活用できているとはいえません。

記載してほしい情報をまとめて、わかりやすく記入ができるようにフォーマットを作成して、それを各部署に通達して利用してもらうようにしてください。

記載するべき内容についてですが、最低限以下の内容は盛り込む必要があります。

  • この書類が「支払依頼書」であることがわかる
  • 支払依頼書の作成日
  • 支払依頼書の依頼者名/所属部署
  • 請求書ナンバー
  • 請求日(請求書の発行日)
  • 支払期日(支払の期限)
  • 支払先企業名
  • 支払方法(口座振込等)
  • 支払先情報(口座番号等)
  • 支払金額
  • 支払内訳
  • 承認欄(承認が必要な人数分)

これらが記載されていれば、経理側で手続きに戸惑うことはないでしょう。支払内訳などを見れば、どういった商品を購入したのかはわかります。経理側で本当に業務に必要かどうかを不安に感じた場合は、担当者に直接問い合わせてみてください。これは電話で行っても構いません。

それすらも支払依頼書に記載させようとすると、支払依頼書を作成する手間が増えてしまいます。そうならないように、商品名だけをわかるようにしておき、必要があれば問い合わせるといった形で運用することをおすすめします。

4. 支払い依頼は経理職に欠かせない業務

笑顔で仕事する女性

支払依頼はほぼ全ての経理職が行っている基礎的な業務です。業務内容について理解するのはもちろんですが、支払依頼に時間がかかっているという場合は、どういったところを改善すれば効率よくなるのかについても考えるようにしてください。

単純な作業こそシステム導入などを行って、作業がスムーズに進むように工夫をしていくことが大切です。

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古屋匠憲

古屋匠憲

バックオフィス業務効率化のコンサルティングを経て、 現在はjinjer Blogの運営に携わっています。 法務・経理・総務を中心に管理業務の知見をもとに、現場の目線にあったコンテンツをお届けします。よくある課題から、単純な疑問まで担当者のお悩みを解消できるよう運営します。

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