領収書の作成でおさえておくべきポイントは?必要なものや項目を解説
公開日: 2024.7.12 jinjer Blog 編集部
![領収書](https://hcm-jinjer.com/wp/wp-content/uploads/2024/07/shutterstock_2401783447.jpg)
「領収書の作り方がわからない」
「領収書を作成する際にはどんなものを用意すればいい?」
「実際に領収書を作成する際には、どんな項目を記載するべき?」このような領収書作成における抑えておくべき基礎知識を解説します。
とくにどんなポイントに気を付けて領収書を作成すれば良いのか注意点まで詳しく説明しますので、領収書の作り方を詳しく知りたい方は参考にしましょう。
2023年からのインボイス制度の施行にともなって、領収書やレシートもインボイス制度に適切に対応しなければなりません。
とはいえ、
「そもそも内容が複雑で難しい…」
「情報収集したけど、いまいち理解できてない」
「対応するために、具体的になにをしたらいいのかわからない」
などお悩みの方もいらっしゃるでしょう。
そのような方にむけて、基本的なインボイス制度の概要や対象となる事業者、具体的な対応方法までとにかくわかりやすくまとめたルールBOOKをご用意いたしました。
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1. 領収書の作成に必要なもの
1-1. 領収書テンプレート
近年は、PCを使って領収書を作成するケースがほとんどです。ExcelやWordなどを使って、簡単なテンプレートを作っておくとよいでしょう。「一から作るのが面倒」という場合は、無料のテンプレートを提供しているサイトをチェックするのがおすすめです。
1-2. 収入印紙
領収書は、「印紙税法」が定める「課税文書」に該当します。領収書に記載された金額が5万円以上の場合は、収入印紙が必要です。
収入印紙とは、日本政府が発行する、印紙税や登録免許税や手数料などを徴収するための証票です。額面は記載金額によって異なり、領収金額が多いほど高額になります。たとえば、額面「5万円以上~100万円以下」の領収書は200円の収入印紙を貼付するのに対し、額面「100万円超~200万円以下」の領収書では、額面400円の収入印紙が必要となります。
収入印紙を購入できるのは、コンビニや郵便局や法務局などです。ただし収入印紙の額面が大きい場合、コンビニでは取り扱っていない可能性があります。郵便局、あるいは法務局へ足を運びましょう。収入印紙の貼り忘れは「脱税」となり追徴課税を受ける恐れがあるため、注意してください。
1-3. 封筒
領収書を入れる封筒のサイズは、とくに決まりがありません。一般的に使われているのは、長3封筒(235mm×120mm)か長4封筒(205mm×90mm)です。長3封筒はA4用紙を三つ折りしてちょうど良いサイズ、長4封筒はB5用紙を三つ折りしてちょうど良いサイズとなります。領収書や送付書のサイズに合わせて、適当なものを選びましょう。
1-4. スタンプ
封筒の表には、「領収書在中」というスタンプを押すのが一般的です。サイズやフォントの決まりはとくにないため、自由に選んで構いません。ただし、色については「赤は避けるべき」とする意見もあります。事業経営者にとって「赤字」は忌避される傾向にあるためです。取引相手への配慮を示すなら、「青字」のスタンプが無難でしょう。
1-5. 切手
領収書は普通郵便で送付するのが一般的です。領収書と送付書しか入れないのであれば、「25g以内」の「84円」切手でよいでしょう(2022年3月時点)。ただし、領収金額の額面が大きな領収書は、追跡可能な手段で送付するのがおすすめです。
たとえば「簡易書留」なら送付から到着までを終えるため、「送った」「送らなかった」でトラブルになる心配がありません。簡易書留を選択する場合は、通常料金に320円をプラスして、郵便局の窓口に持っていきます。
2. 領収書の作成で必要な項目
領収書は、日本の商習慣に則った項目の記載が必要です。抜け漏れのない領収書を作成できるよう、記載が必要とされる項目を理解しておきましょう。
2-1. 日付
受領書の日付は、代金の支払いを受けた日を記載するのが一般的です。西暦と和暦のどちらを使っても構いませんが、省略せずにに記載しましょう。たとえば、令和3年を「R3年」などと記載するのは不適切です。
2-2. 送付先の氏名または名称
領収書は代金の支払者に向けて発行する書類です。宛名には、代金を支払った企業または個人の名称を記載しましょう。氏名や名称が間違っていると、後々トラブルになるかもしれません。記載するときは文字一つひとつをきちんと確認し、間違いなく転記してください。
また「株式会社」を「(株)」と略すのはマナー違反となります。面倒でも略さずにきちんと書きましょう。経理担当者がわかっている場合は、その人の部署と肩書き、名前まで加えておくと丁寧です。なお、商店や飲食店などでよく見る「上様」という宛名は、企業間取引では用いません。必ず社名を入れましょう。
2-3. 領収金額
金額を記載するときは、以下の3パターンが一般的です。
-
- ¥0,000,000※
-
- ¥0,000,000-
-
- 金0,000,000也
金額の頭には「¥」「金」を、最後には打ち止めの記を入れます。これは、金額の改ざんを防ぐための措置です。また、金額は3桁ずつコンマで区切り、見やすくしておくことも忘れないようにしましょう。
2-4. 取引の詳細
取引の詳細は「但し書き」として記載します。受け取った代金がどのようなものへの対価なのか、詳細を記載しましょう。具体的なサービスや商品を挙げ、内容が一目でわかるようにすることが大切です。たとえば相手に社内システムを購入してもらったのであれば「○○システム費として」と記載します。「として」は、項目の追記を防ぐ意味があるので、必ず加えてください。
簡易な領収書には「品代として」などと記載されていることがありますが、この書き方は好ましくありません。取引内容の詳細がわからないため、税務調査が入ったときなどに「不適切」とみなされる恐れがあります。
2-5. 発行者の氏名または名称
領収書では、領収書を発行した人または会社の情報も必要です。住所とあわせて、正式名称を記載しましょう。FAX番号と電話番号、メールアドレスまで記載するとさらに好印象です。また、発行者の氏名や名称部分には、押印するのが一般的とされています。これは法的に必要な措置ではありませんが、日本の商習慣におけるマナーの一つです。
偽装防止効果も期待できるため、とりあえず押印しておくことをおすすめします。
3. 領収書の作成でおさえておくべきポイント
領収書は企業名で発行する重要な書類です。記載ミスがないことはもちろん、商取引のマナーに則って作成されなければなりません。領収書を作成する際、押さえておくべきポイントを紹介します。
3-1. 修正液やテープは使わない
領収書を手書きで作成したり、プリントアウト後にミスが発覚したりした場合は、書き直し、作成し直しが基本です。面倒だからと修正液やテープで文字を消すのはやめましょう。どうしても書き直し、作成し直しができない場合は、該当箇所を二重線で消してください。その上に押印し、正しい項目を記載します。
ただし、企業によっては訂正のある領収書は受け付けてくれません。領収書はミスのないよう、丁寧に作成しましょう。
3-2. 収入印紙には消印を押す
領収書の額面が5万円以上の場合は、空いている場所に収入印紙を貼る必要があります。収入印紙を貼った際は、必ず「消印」を押しましょう。消印とは、収入印紙にかかるように押印することです。使用する印鑑に決まりはなく、印鑑がない場合はボールペンなど、消えない筆記具で印を付けても構いません。
消印の目的は、収入印紙の再使用を防ぐことです。押し忘れると「この担当者はビジネスマナーを知らないのかな」などと相手に不安を与えるため、必ず押印または印を付けてください。
3-3. 領収書発行が不要なケースもある
領収書の発行が必要なのは、現金のやりとりをおこなった取引時のみで、クレジットカードで支払いを受けた場合、領収書の発行は不要です。この場合、取引相手はクレジットカード会社から利用明細書を受け取っています。
しかし、領収書の発行を求められた場合には、領収書を発行する必要が発生します。その場合、明細書と領収書が存在することで二重計上になる恐れもあるため、発行の際には注意が必要です。
4. 領収書の正しい発行方法を理解しよう
領収書の発行は法律で定められた義務ではありません。しかし相手から求めがあった場合は「必ず発行すべき」とされています。商取引ではごく当たり前の習慣であるため、「請求書を発行した時点で領収書も必要」と心得ておきましょう。領収書は法的証拠力を持つ書類ですが、正しく記載されていないものは効力が認められません。記載すべき事項を確認し、必要があれば収入印紙も貼り付けましょう。
2023年からのインボイス制度の施行にともなって、領収書やレシートもインボイス制度に適切に対応しなければなりません。
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