出納業務(入出金管理)とは?基礎から効率化の方法まで解説 - ジンジャー(jinjer)| クラウド型人事労務システム

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出納業務(入出金管理)とは?基礎から効率化の方法まで解説

お金の管理をする女性
出納とは、金銭の出し入れ、つまり支出と収入のことを指します。出納業務は経理・会計で現金・預金の入出金を管理することで、お金の流れを把握し、今後の経営方針を決めるうえでも欠かせない業務です。この記事では出納業務の基礎知識をはじめ、具体的な業務や効率化の方法まで紹介します。

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1. 出納業務とは

書類の記入をする男性

出納業務とは、経理・会計の仕事で重要となる入出金全般の管理のことです。出納業務は現金だけでなく、預金についても必要です。日々の取引で発生する入出金を記録し、残高を確認するだけでなく、記帳上の数字と合致しているかも確認しなければなりません。

まずは出納業務の基本的な知識を確認していきましょう。

1-1. 出納業務は基本的な3つの経理業務のひとつ

出納業務は、経理の中でも最重要業務のひとつといえます。まずは経理業務の基本的な3つの業務をおさえておきましょう。

  • 出納業務
  • 記帳業務
  • 集計業務

出納業務は日々生じる現金・預金の入出金および残高の管理業務です。記帳業務とは、入出金の履歴を帳簿などに正確に記帳する業務のことで、集計業務は記帳内容を集計して決算書類の作成を行う業務です。

この3つの業務は密接に関係しているため、日々の出納業務を徹底していなければ、ほかの2つの業務にも支障をきたしてしまいます。

2. 現金の入出金管理の業務詳細

金庫を触る人

出納業務の現金管理では、現金出納帳にお金の流れを記録します。企業間では銀行口座を介してお金のやり取りをすることが多いですが、社内の備品の購入や出張費の仮払いなどで現金のやり取りが発生することもあるため、しっかりと覚えておきましょう。

2-1. 現金出納帳に記録する

現金も企業にとって大事な資産です。不正や用途不明な金額が発生しないよう、都度現金出納帳にやり取りを記録しなければなりません。現金出納帳に記録するのは以下の内容です。

  • 日付
  • 勘定科目
  • 摘要(取引内容)
  • 収入・支出金額
  • 差引残高

とくに、小口現金(日々の細々とした経費の支払いに充てられる現金のこと)は従業員の手の届くところにあるため、紛失や盗難などが起きないよう、徹底した管理が必要です。出納帳の残高と実際の現金残高が一致しているかどうか、締めのタイミングで必ず確認しましょう。

2-2. 通貨代用証券も一緒に管理する

現金の出納業務の際、紙幣や硬貨以外にも管理をしなければならないものがあります。それは「通貨代用証券」です。

通貨代用証券には小切手や郵便為替貯金払出証書、普通為替証書、配当金領収書、期限の到来した公社債の利札などが含まれます。現金と合わせて管理しましょう。

3. 預金の入出金管理の業務詳細

銀行の管理

企業の銀行口座における金銭の流れについても、管理が必要です。企業間の取引は口座を介してやり取りされることが多く、金額も大きいため、預金の確認は定期的に行いましょう。

3-1. 記帳する

定期的に銀行で通帳記入をすることも、出納業務のひとつです。記帳のタイミングは企業によって異なります。毎日記帳する企業もあれば、給料日や月末など、入出金が多い時だけ連日で確認し、あとは3日おきなどに記帳する企業も。インターネットバンキングを使って、入出金がある度に明細を確認する企業もあります。

3-2. 預金出納帳に記録する

記帳が終わったら、通帳の記載通りに預金の入出金や残高を預金出納帳に記録しましょう。預金出納帳に記載するのは次の内容です。

  • 日付
  • 勘定科目
  • 摘要(取引内容)
  • 収入・支出金額
  • 差引残高

企業によっては、用途や取引先ごとに口座を持っていることもあります。その場合は口座別に預金出納帳をつけましょう。

主に企業で取り扱う4つの口座は以下の通りです。

普通預金口座
  • 個人用口座とほぼ同じ扱い
  • キャッシュカードで残高を引き出せる
  • 入出金に制限がない
  • 利息がつく
当座預金口座
  • 小切手や手形の支払い用
  • 口座開設には信用が必要
  • 利息はつかない
定期預金口座
  • 主な目的は資産運用
  • 原則として一定の期間、引き出せない
  • 普通預金よりも利息が高い
定期積金
  • 納税や賞与支払い目的での使用が多い
  • 満期まで定期的に掛金を支払うことで、給付契約金を受け取れる
  • 固定金利

 

もしも会計と実際の預金残高の金額が異なっていた場合は、銀行調整残高を使って一致させましょう。とくに、通帳のない当座預金は金額が合わなくなるおそれが高いため、注意してください。定期預金などのあまり動きのない口座も、月に1回は残高を確認しましょう。

3-3. 通帳と銀行印の保管

通帳と銀行印の保管も経理において重要な業務です。紙の通帳がある場合は、銀行印とは別の鍵のかかる金庫に保管しておきましょう。

古い通帳はほかの決算書類同様、7年間の保管が必要です。インターネットバンキングを利用している場合は、明細を定期的にダウンロードし、PDFなどの形で保存しておくことが求められます。

4. 出納業務を効率化する3つの方法

経理の作業

常に正確さが求められる出納業務。細々とした経費精算や入金後の消込作業など、工数がかかる業務も多く、ケアレスミスもつきものです。そこで、出納業務を効率化し、労力をできるだけ減らすための方法を紹介します。

4-1. 社内のキャッシュレス化の促進

出納業務において、日々発生する経費の精算や、小口現金の管理はかなり面倒なもの。現金の取り扱いを極力減らすことで、この手間を減らすことができます。

具体的なキャッシュレス化の方法としては、経費精算を振込対応にしたり、法人カード(コーポレートカード)を導入したりすることが挙げられます。法人カードは法人経営者向けに発行されている事業費決済用のカードですが、社員に追加カードを発行すれば経費精算にかかる時間も削減可能です。

経理の作業を効率化する「小口現金の廃止」の方法は過去の記事でも紹介していますので、ぜひ目を通してみてください。

関連記事:小口現金を廃止する3つのメリットやその方法を解説!横領や不正の対策にも。

4-2. 会計ソフトの導入

出納業務は月末など特定の時期に集中しやすいため、人的ミスが発生しやすくなります。経理担当者の負担軽減のためにも、会計ソフトやツールの導入を検討しましょう。

会計ソフトによっては、銀行口座やクレジットカードとの連携も可能です。自動的に入出金の情報が記録できるため、時間と工数の両方を削減できます。

4-3. 外部委託の検討

出納業務を含む、経理業務はある程度忙しい時期を見通せます。忙しい時期のみ、経理の実務経験者に外部委託するのもひとつの方法です。

とくに人材が不足している会社や、経理担当者の育成が間に合っていない企業では、外部委託を積極的に検討するとよいかもしれません。教育コストを低く抑えられるだけでなく、外部の視点から新たな知見を得られる可能性も上がります。

5. 正確さが求められる出納業務の基礎知識をおさえて効率化!

電卓と紙とパソコン

出納業務は日々発生する現金・口座ごとの預金の入出金を管理する業務です。商売の基本ともいえるお金の流れをタイムリーに把握することで、今後の経営方針や資金繰りについて適切な判断をすることができます。

経理担当者は出納業務の基礎知識をおさえていなければなりませんが、こまごまとした経費精算や月末・給料日に集中する現金・預金の移動の記録をすべて手作業で行っていると、ミスが起きかねません。キャッシュレス化や会計ソフトの導入を進め、経理担当者の負担軽減と出納業務の効率化を図ってみてはいかがでしょうか?

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FURUYA

FURUYA

バックオフィス業務効率化のコンサルティングを経て、 現在はjinjer Blogの運営に携わっています。 法務・経理・総務を中心に管理業務の知見をもとに、現場の目線にあったコンテンツをお届けします。よくある課題から、単純な疑問まで担当者のお悩みを解消できるよう運営します。

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