シフト管理とは?その目的と導入するメリットを分かりやすく解説 | jinjerBlog

シフト管理とは?その目的と導入するメリットを分かりやすく解説

シフト表

パートやアルバイトの多い飲食店やコンビニ、サービス業だけでなく、介護福祉業などでもシフト作成は必須です。シフトは作成したらそれで終わりではなく、きちんと管理しなければなりません。シフトを管理することで得られるさまざまなメリットや、どのようにシフトを管理すべきなのかなどについて解説します。

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働き方改革による業務効率化やDX化を背景に、クラウド型勤怠管理システムを利用する企業が増加しています。

しかし、システムといっても「そもそもどんなもので、何ができるの?」とイメージがつかない方も多いでしょう。

そこで当サイトでは、勤怠管理システムとは何か、どのようなことができるのかやシステムの選び方までを解説した「勤怠管理システム導入完全ガイド」を無料で配布しております。

「システムが便利なのはなんとなく分かるけど、実際にどのようなことができるのかを見てみたい」という方は、こちらからガイドブックをダウンロードしてご覧ください。

1.シフト管理とは?

カレンダー

シフトとは、従業員の働く曜日や時間を決めた一覧のことです。
シフト制の企業、店舗、施設の場合、従業員の希望にできるたけ沿う形でシフトを作成しなければなりません。

労働日数や労働時間は労働基準法によって定められており、それを超えないように意識する必要もあります。
従業員から不満が出ないようにする、欠員が出たときの補充方法を考える、忙しい曜日や時間帯に人員を多く配置するなどの配慮をするのがシフト管理です。

きちんとシフト管理ができていないと作業効率が悪くなってサービスに支障が出たり、従業員のモチベーションが下がってしまう原因になります。

1-1.Excelを使ってシフトを作成する

シフト管理方法は主に、Excelを使う方法と専用のシステムを使う方法があります。
Excelはマイクロソフトが入っているパソコンであれば無料で作成できるため、多くの企業や店舗、施設が使っているシフト管理方法です。計算式などをあらかじめ入れておくことでシフト管理をしやすくなります。

しかし、Excelの場合は人為的ミスも起きやすく、きちんと確認しないと連勤が続いてしまい労働基準法に違反してしまったり、必要以上にシフトが削られてしまったりなどの可能性も高くなります。

また、毎月異なる休日や祝日、休館日、混雑日なども自分で把握しなければなりません。
このミスが後から発覚すると修正するのが難しく、従業員に協力してもらえない可能性もあります。

1-2.システムを使ってシフトを作成する

シフト管理専門のシステムを使ってシフトを作成する方法もあります。
これなら自分で計算式などを入力する必要もなく、提出されたシフトを入力していくだけで簡単にシフトを作成できます。

システムによっては送信されたシフト希望を自動で入力してくれるものもあります。
休日や混雑日などのシフト調整もしやすく、人為的なミスを各段に減らせます。
また、作成したシフトはそのまま各従業員のメールアドレスや共通のチャットなどに送信できるため、連絡やプリントにかかるコストを削減することも可能です。

シフト管理システムは有料のものがほとんどでその内容や金額もさまざまなので、自社に最適な最適なシステムを探し、必要であれば無料体験期間なども利用しましょう。

2.シフト管理の目的

壁を塗る男性
シフト管理をする目的を解説します。
シフトを作成して終わらせるのではなくきちんと管理することで、さまざまな効果を得られます。

2-1.業務の効率化

シフト管理を適切におこなうことで、業務の効率化を目指せます。
バランスのいい人員配置が簡単にできるので業務を効率的に進められ、必要以上に残業代を支払ったり人件費を支払ったりする必要もなくなります。

従業員同士の連携も取りやすくなり、その結果サービスの向上、店舗や施設の売り上げの向上につながります。
シフトを人数合わせだけで見ていると新人ばかりになってしまったり得意なことが偏ったりしてしまうこともありますが、きちんとシフト管理すれば新人教育をしながら働くなど、効率的な従業員の使い方ができるでしょう。

2-2.人件費削減

ある程度経営を続けていれば、混雑する時間帯や曜日は把握することができます。
きちんと把握して、混雑していない時間帯にはシフトの人数を減らすなどの対策をすることで、人件費を最適化することができます。

また、締め作業については必要な人数を把握しておけば、余剰の従業員を早く退勤させることができ、コストカットにもつながるでしょう。曜日や月ごとの混雑状況などを把握してシフト管理に反映させることが大切です。

2-3.従業員の不満の解消

シフト管理をきちんとおこなえば、従業員からの不平不満を解消できます。
忙しい時間帯に従業員が少ないと従業員一人あたりの負担が大きくなってしまいます。
人件費削減を意識しすぎるあまり開店作業や閉店作業をすべて一人でおこなわなければならないということがないようにしましょう。

また、シフトを削りすぎるとフリーターとして働いている場合は生活に直接影響が出ます。
反対に連勤が続く、長時間の勤務が続くようであれば従業員のモチベーションも下がってしまいますし、体調不良を起こしてしまう可能性もあります。その場合は代わりの人材を探す手間もかかります。
シフト管理システムなどを使うことで、削りすぎている従業員はいないか、働きすぎている従業員はいないかなどをすぐに確認できます。

3.シフト管理を導入するメリット

メリット
シフト管理を導入するメリットを3つ紹介します。
これまでシフト作成でいっぱいいっぱいだったという方は、シフト管理にも目を向けてみましょう。

3-1.シフト作成がスムーズになる

シフト管理システムを使うことでシフト作成が各段にスムーズになります。
経営者はシフト作成以外にもしなければならないことがたくさんありますので、少しでも作業を少なくするためにこのようなシステムを活用することは大切です。
ミスを減らし、安定した経営を続けられるようにしましょう。

3-2.シフトをすぐに確認できる

専用のサイトにアクセスしたり、データを画像にして送れるようなシステムを利用すればシフトを誰もがすぐに確認できます。

わざわざ店舗や施設に出向いてシフトを確認する必要もなくなり、従業員の負担を減らすことも可能です。
Excelで工夫しなくてもシステムが自動的に見やすいシフト表を作成してくれるというメリットもあります。

3-3.シフト忘れや提出洩れを防止できる

シフト管理システムにはアプリ形式のものもあります。従業員にこのアプリを入れてもらうことで、出勤の通知をしたりスケジュールに自動的に入力することも可能なので、シフトをしっかり把握していなかったがゆえに従業員が来ないという心配も防げます。

シフトの提出の締め切りをきちんと決めていればその通知をしてくれるアプリもあります。
シフトの希望が締め切りまでに集まらずなかなかシフト作成に取り掛かれないというストレスからも解放されます。
アプリを開くだけで簡単に次のシフトや誰と一緒にシフトに入っているかがわかるというのも便利な点です。

4.シフト管理システムを上手に活用しよう

ビジネスマン
シフト管理について解説しました。
シフト作成は店舗や施設などの経営にとって重要ですが、経費の削減や従業員のモチベーションの維持のためにはさらにシフト管理をおこなう必要もあります。
シフト管理システムを利用することで、シフト作成が簡単になる、人為的ミスを軽減できるなど、豊富なメリットがあります。

シフト管理システムはさまざまなものがありますが、それぞれサービス内容や料金、使い方が異なります。
どんな機能が必要なのか、どれくらいの予算をかけられるのかなどを確認して、自社に最適なシステムを見つけましょう。効率的にシフトを管理して、より経営や従業員の育成に役立ててください。

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