シフト管理業務は電子化により効率化が可能です。電子化して管理制度を高め、希望のシフトが申請しやすい環境を作れば、従業員満足度の向上も期待できます。

とはいえ、必要な機能を備えていなかったり、使いづらかったりするシフト管理システムを導入すれば、十分な費用対効果が得られないため注意しましょう。

本記事では、シフト管理を電子化するメリットとデメリット、シフト管理システムの導入方法を解説します。

1. シフト管理を電子化するメリット

シフト作成の手間を削減できる、労働時間を管理しやすい、シフトの安定化につながるなど、シフト管理の電子化には以下のように多くのメリットがあります。それぞれ、具体的に解説します。

• シフト業務を効率化できる
• 労働時間管理に役立つ
• 外部連携で給与計算も自動でできる
• 時間や場所を選ばずシフト作業ができる
• シフトの安定化につながる
• 従業員満足度につながる

1-1. シフト業務を効率化できる

シフト管理を電子化する大きなメリットは、シフトを確認する、作成する、配付するといった一連の業務を効率化でき、作業時間を大幅に削減できる点です。

必要な情報をデータ上で簡単に確認できるため、作成だけでなく訂正もしやすくなります。もちろん、日勤だけでなく夜勤や24時間シフトの作成にも役立ちます。

1-2. 労働時間管理に役立つ

労働時間や休日・深夜を含む残業時間、休暇申請など、勤怠を一元管理できるため、適切な労働時間の管理が実現できます。

シフト管理システムによっては、労働時間の超過時に警告を発するものもあるため、法令を遵守するうえでも有効です。

1-3. 外部連携で給与計算も自動でできる

外部連携できるシフト管理システムであれば、給与管理システムと連携し、給与の自動計算も可能です。

勤務表を確認しながら給与を手計算で反映させる必要がなくなるため、転記時のミスや計算間違を防止できます。

1-4. 時間や場所を選ばずシフト作業ができる

マルチデバイス対応のシフト管理システムであれば、従業員はスマートフォンなどからいつでも、どこでもシフトの希望を提出できます。

休暇中にシフト提出のために出勤するなどの手間もかかりません。

1-5. シフトの安定化につながる

シフト管理システムでは提出期限のリマインドなどの機能もあるため、提出漏れを防ぐ効果もあります。

シフト状況を一元管理できれば、人数が少ない時間や曜日も把握でき、状況に合わせた人員の募集・増員も可能です。

欠員時は人員補充の一斉通知ができるので、シフトを安定化しやすくなります。

1-6. 従業員満足度につながる

シフト提出がしやすくシフトの希望もとおりやすければ、従業員満足度の向上にも役立ちます。

働きやすい環境を整え、人員の離職が減れば採用コストも削減できるため、結果的に人件費を抑えることにつながります。

2. シフト管理を電子化するデメリット

シフト管理システムの性能や機能を確認せずに導入してしまうと、思うような業務効率化の効果が得られない可能性があります。また、従業員によっては業務フローが変更されることに反発するかもしれません。

2-1. シフト業務フローの変更が必要

紙やExcelベースのシフト表を使っていた場合、シフト作成時から給与計算まで、業務フローの大幅な変更が必要になるケースもあります。事前にどのような業務が変更になるか確認しましょう。

なお、業務効率化が目的であれば、シフト管理だけでなく人事管理や給与管理など、周辺のバックオフィス業務を一括して電子化してもよいでしょう。

2-2. 従業員によってはシフト作業がかえって遅くなる

IT機器に不慣れな従業員の場合、電子化によりかえってシフトの提出や作業が遅くなる心配があります。

誰でも使いやすいシステムを導入するのはもちろん、事前に研修会を開いたり、簡単なマニュアルを用意して使い方を教えたり、不慣れな従業員には個別の対応も必要です。

2-3. ランニングコストがかかる

シフト管理システムの中には無料のものもあるとはいえ、外部連携など機能が充実したものを導入する場合、初期費用と月額利用料が発生します。とくに、従業員規模や勤務実態に合わないシステムを導入してしまうと、十分な費用対効果が得られないかもしれません。

事前に規模にあったシステムか、必要な機能は満たしているかなどを確認し、無料トライアルなども試してみましょう。

3. シフト管理を電子化する流れ

シフト管理の電子化では、対応するシステムの導入時だけでなく導入後のサポートも必要です。具体的な流れを解説します。

3-1. 必要な機能を洗い出す

シフト管理業務を効率化するうえで必要な機能を洗い出しましょう。次にどの業務にどの程度時間がかかっているか確認し、効率化が必要な順に優先順位を設けます。

優先順位上位の業務を効率化できる機能を備えたシステムから、候補を選びましょう。

3-2. 自社の就業規則に対応できるシステムか確認する

24時間シフトや夜勤、休日出勤、フレックスタイム制など、勤務形態が複雑な場合は、自社の就業規則に対応できるか確認も必要です。

シフト管理は労働基準法にも関わるため、公式サイトを見ても自社シフトに対応できるか判断ができないときは、資料請求や問い合わせをして確認しましょう。

3-3. シフト管理システムを比較する

ある程度シフト管理システムの候補を絞ったら、それぞれのシステムの特徴や利用料、サポート体制などを比較しましょう。

なお、公式サイトには細かな設定などが記載されていないこともあります。比較するときは、公式サイトだけでなく、各ベンダーから資料を請求するのがおすすめです。

3-4. 試験導入し現場の意見を聞く

候補を絞ったら、無料トライアルなどを利用し実際にシフト管理システムを導入しましょう。試験導入時のポイントは、管理者だけでなく、シフトを提出する従業員に使ってもらい使用感を確認することです。

管理画面が優れていても従業員の操作画面が使いづらいと、ミスやシフト提出の遅れにつながるため注意しましょう。

3-5. ワークフローを変更する

シフト管理システムが決まったら、システムに合わせて現在のシフト管理業務のワークフローを変更します。

変更内容に抜けや漏れがあると、勤怠管理や給与計算にも影響します。本導入前に一度、ワークフローを試しておくと安心です。

3-6. 導入時は説明会を開く

本導入の前に従業員向けの説明会を開き、シフト管理システムの導入日程や使い方、今後のシフト提出方法など、必要な内容を一通り説明しましょう。

電子化への反発が強い場合、導入の経緯やシフトを電子化するメリットの説明も効果的です。

3-7. 導入後は使い方のサポートをする

シフト管理システムは導入すれば終わりではありません。使い勝手や必要な機能など、現場の声を確認し、必要なサポートを怠らないようにしましょう。

また、シフトの管理者にはベンダーの問い合わせ窓口を共有し、不明点があれば確認するように案内しましょう。

4. シフト管理は電子化して業務を効率化しよう！

シフト希望の提出からシフト作成まで、シフト管理を電子化すれば、一連の業務効率化に役立ちます。シフト管理システムの導入では、必要な機能を備えているか、自社の就業規則に合っているかなどを確認し、使いやすいものを導入しましょう。

従業員も管理者も使いやすいシフト管理システムを導入すれば、従業員満足度の向上にも役立ちます。