電子帳簿保存法は、帳簿などの書類をデータで保存するための規則を定める法律です。2021年に改正され、2022年1月1日から改正版が施行されています。

ただ、データでの保存義務化は今後段階的に導入される予定です。そのため、いつから事前申請不要になるのかがわからず悩んでいる人もいるのではないでしょうか。

そこで今回は、電子帳簿保存の改正でいつから事前申請が不要になっているのか、具体的にどのように改正されたのかについて解説します。

1. 改正電子帳簿保存で事前申請不要になるのはいつから？

電子帳簿保存の改正によって、2022年1月1日以降のスキャナ保存に関しては、事前申請不要になりました。

それまでは、税務署長に届出をおこなって承認を得る必要がありました。しかし電子帳簿保存法が改正されたことで、2022年1月1日以降は申請の手続きが不要になっています。

データ保存が簡単に取り入れられるようになったため、準備が整いさえすればすぐにスキャナ保存や電子データでの保存を開始可能です。新しい制度によって、多くの企業の経理業務が効率化され、柔軟性が増したといえるでしょう。

参考：国税庁 | 電子帳簿保存法が改正されました

2. 2022年1月より施行された電子帳簿保存法の6つの改正点

2022年1月より施行された電子帳簿保存法の改正点を解説します。

1. 電子取引のタイムスタンプ要件が緩和される
2. 電子取引や帳簿の検索要件が緩和される
3. 電子取引の電子データ保存が義務化される
4. 帳簿の訂正削除履歴が廃止される
5. 電子取引の書面での保存が廃止される
6. 不正に対する罰則規定が強化される

2-1. 電子取引のタイムスタンプ要件が緩和される

電子帳簿保存法の改正により、電子取引のデータが改ざんされていないことを証明するタイムスタンプ要件が緩和されます。

これまで国税関係書類をスキャナ保存する際には、受領者の署名と3営業日以内のタイムスタンプが必要でした。しかし電子帳簿保存法の改正後は、タイムスタンプ付与に関する期間が最長2ヵ月程度まで延長され、署名の必要もなくなりました。

また、データの削除・修正の履歴が保存される仕組みのシステムを活用する場合、タイムスタンプ付与もいりません。煩雑な手続きが簡素化され、効率的な業務遂行ができるようになったでしょう。

2-2. 電子取引や帳簿の検索要件が緩和される

電子帳簿保存法の改正により、国税関係書類の検索要件が変更されました。これまでは複数の条件で検索要件を設定しなければなりませんでしたが、改正後は取引年月日・取引金額・取引先の3つの項目に絞られます。

また、税務職員のダウンロード要求に応じる場合、従来のように範囲指定をしたり項目を組み合わせたりする必要がなくなりました。煩雑な手続きが削減されるため、経理業務の効率化が期待されます。

2-3. 電子取引の電子データ保存が義務化される

改正電子帳簿保存法により、電子取引に関わる電子データの保存方法も変更されました。以前までは印刷して紙媒体で保存することが許容されていましたが、新制度ではデータ形式での保存が要求されます。

特に、EDI・クラウドサーバー・PDFデータの請求書など、電子取引に関連する書類は電子データとして保管が必要です。ただ、電子データで保存する際は守るべき保存要件がある点に注意してください。具体的な保存要件については後ほど解説します。

データ保存にすることで取引の信頼性が向上するため、効率的な経理業務が実現可能です。法改正のポイントを押さえつつ、新たな保存方法への移行を進めましょう。

2-4. 帳簿の訂正削除履歴が廃止される

電子帳簿保存法の改正では、帳簿の修正・削除履歴が廃止される点も大切なポイントです。これまでは、帳簿の内容に関して修正や削除をおこなう際は、反対仕訳を追加して修正・削除内容を明示する必要がありました。

しかし、新たな改正ではタイムスタンプ付与だけで保存できるため、修正箇所や削除内容の明示が必要ありません。その結果、煩雑な対応が簡素化され、効率的な経理業務の遂行が期待できます。

今後は、正確な帳簿管理と記録の取り方を確保することが、円滑に業務できる鍵となるでしょう。法改正のポイントをしっかりと把握し、適切な対応をおこなっていくことが重要です。

2-5. 電子取引の書面での保存が廃止される

電子帳簿保存法の改正により、2022年1月1日以降に取引した電子データに関してはデータでの保存が義務づけられました。つまり今後は、以前までの電子取引のように紙媒体による書面での保存が認められなくなります。

ただし、2023年12月31日までは「宥恕（ゆうじょ）期間」が設けられています。宥恕期間内であれば、定められた要件を満たしているなら書面に出力して保存することも可能です。この期間を利用して、適切なデータ管理体制を整えましょう。

電子帳簿保存法の変更に関する詳細や要件については、政府が発表する税務関連の情報を確認しながらスムーズな業務遂行に努めてください。

2-6. 不正に対する罰則規定が強化される

電子帳簿保存法の要件緩和により電子帳簿保存の導入は簡単になったものの、不正行為に対する罰則は厳重化されました。電子データの改ざんなどが発覚した場合、通常の重加算税に加えて10％が追加課税されます。

また、宥恕期間後にデータの保存に関する義務を満たせていない場合、青色申告の承認が取り消しになるため注意が必要です。法令を守り、正確かつ透明な経理業務をおこないましょう。

関連記事：電子帳簿保存法改正の変更点や目的、メリットをわかりやすく解説

3. 電子帳簿保存法改正に向けた対処方法3選

ここからは、電子帳簿保存法改正に向けた対処法を紹介します。具体的な対処法は、以下の3つです。

1. 自社の電子取引状況を把握する
2. データを保存する場所を明確にする
3. 承認や業務の流れを確認する

3-1. 自社の電子取引状況を把握する

電子帳簿保存法の改正に向けて行動するには、まず自社の書類保存状況を把握することが重要です。紙とデータの保存割合や形式を整理し、現状を把握しましょう。

また、それぞれの電子取引の詳細も確認しておいてください。立替経費や交通費のICカード支払データの管理などは、特に注意が必要なポイントです。

自社の状況を的確に把握することで、電子帳簿保存法の改正に向けて適切なデータ管理体制を築けます。経理業務の業務効率の向上につなげられるでしょう。

3-2. データを保存する場所を明確にする

次に、保存した電子データが必要なときに簡単に参照・印刷ができるような保存場所を設けることが大切です。各部署で異なる場所・方法で保存するのではなく、データの一元的な保管場所を確定して整理しましょう。

また、データの破損や紛失を防ぐため、定期的なバックアップ体制を確立しておくことも重要です。データの整理とバックアップは、正確な情報管理と円滑な業務遂行のために欠かせません。組織内での指針を策定し、データ管理の基準を明確にしましょう。

3-3. 承認や業務の流れを確認する

必要な要件を満たして確実にデータの保存をおこなうには、承認や業務の流れの見直しも欠かせません。データ保存だけに焦点を当てず、承認や業務プロセスのデジタル化も進めましょう。

商人や業務の流れの見直しを怠ると、改正電子帳簿保存法への適切な対応が難しくなる可能性があります。承認や業務プロセスをデジタル化して、法改正に適応する体制を整えましょう。

4. 電子帳簿保存法の4つの注意点

電子帳簿保存法の実施に向けた具体的な注意点は、以下の4つです。

1. 保存方法ごとの要件を確認する
2. 帳簿は最低7年間は保存する
3. 2024年1月から電子保存が義務化される
4. 令和5年度税制改正大綱による改正点を確認しておく

4-1. 保存方法ごとの要件を確認する

電子帳簿保存法の保存要件は、「真実性の確保」と「可視性の確保」の2種類です。電子帳簿保存・スキャナ保存・電子データ保存の3つの保存方法について、それぞれ満たすべき保存要件を解説します。

4-1-1. 電子帳簿保存

帳簿書類を効果的に電子化するためには、真実性の確保と可視性の確保を徹底することが大切です。以下2つの保存要件を満たすように心がけましょう。

要件1つ目は、修正や削除、追加の履歴を明確に保持することです。タイムスタンプの利用や履歴管理システムの導入によって、データの変更履歴を確実に記録しましょう。また、検索の容易さも考慮し、日付や取引金額などで迅速に書類を検索できる環境を整えることが必要です。

要件2つ目は、システムのマニュアルを提供することです。特に、電子契約システムや会計ソフトの操作方法を明示し、スムーズな帳簿作成や文書管理ができるように心がけましょう。また、高性能なカラープリンターやディスプレイを設置して、視認性・印刷品質を確保することも重要です。

4-1-2. スキャナ保存

スキャナで書類を保存する際は、可視性の確保を意識しましょう。文字がかすれたり、画像サイズが小さすぎたりすると読みにくくなるからです。

明瞭な状態で保存するために、高性能なスキャナやデジタルカメラ、スマートフォンを使用してください。スキャナは、解像度200dpi以上で、赤・緑・青の各色が256階調以上で読み取れるものが推奨されています。

また、真実性を保証するために、保存したファイルにはタイムスタンプを付与しましょう。正確なデータの保存と迅速な情報の取得のために、日付や取引金額などで簡単に検索できるように整理しておくことも大切です。

4-1-3. 電子データ保存

電子データ保存の場合は、真実性の確保には特に注意が必要です。可視性については、データでの取引では互いに内容を確認済みであるため、特に注意する事項はありません。メールなどを使用する場合なら、データの送受信をおこなった日時も記録しておきましょう。

しかし、データの信頼性を高めて正確な記録を保持するために、真実性の確保に関する対策が必要です。タイムスタンプを付与し、電子データの作成日時と改ざんされていないことを証拠として残しておきましょう。

4-2. 帳簿は最低7年間は保存する

書類の種類により異なりますが、帳簿類には最低でも7年の保存期間が求められます。この期間を考慮し、電子データ保存をおこなう際には組織の運用面や予算面も総合的に検討することが重要です。

7年間分の書類を保存できるだけの人員や予算などを考え、慎重に電子データの保存に向けて計画を立てましょう。複数保存方法を比較し、適切な方法を選んで経理業務を効果的に進めていくことが成功の鍵となります。

4-3. 2024年1月から電子保存が義務化される

電子取引の電子保存義務化対応は2024年1月から開始されます。そして、2025年の申告から通年分の電子保存が必要です。

残された期間を有効に活用し、必要な措置を講じましょう。もし電子保存の導入について不明点がある場合は、専門家のアドバイスを受けることも検討することをおすすめします。

4-4. 令和5年度税制改正大綱による改正点を確認しておく

令和4年12月に発表された「令和5年度税制改正大綱」により、ある条件を満たしていた場合、電子保存義務化対応に恒久的な猶予措置が盛り込まれることになりました。

令和5年度税制改正大綱にて改正される項目は以下の3つとなっており、これにより恒久的な猶予措置が盛り込まれたのです。

• 優良電子帳簿の範囲の明確化
• スキャナ保存要件の緩和
• 電子取引の保存要件の見直し

このような要件変更により以下の条件で電子保存義務が猶予されます。

1. 保存要件に従って保存できない理由があると税務署長に認められること
2. 税務調査にて取引情報の電子データがスムーズにダウンロードできること
3. 適切に出力書面を保存し、税務調査の際にはすぐに提示できること

あくまで条件が揃った場合に適用される猶予措置であることを忘れないようにしましょう。

参考：財務省 | 令和５年度税制改正の大綱（6/10）
参考：国税庁 | 電子帳簿保存法の内容が改正されました

5. 電子帳簿保存法にもとづいて正しく手続きしよう

電子取引のデータを保存するなら、電子帳簿保存法にもとづいて正しく手続きをおこなうことが大切です。「真実性の確保」と「可視性の確保」の2種類の保存要件を守り、それぞれの保存方法に適した対処をおこないましょう。

2024年1月からの電子保存義務化に向けてデータに関する保存状況を見直し、保存場所を明確にしておいてください。経理業務の進化に向けて適切な準備をおこない、未来に向けた確かなステップを進めていきましょう。