電子帳簿保存法はこれまでに何度か改正されており、2021年にも改正がおこなわれ、2022年の1月より改正内容が施行されました。

電子帳簿保存法とは領収書や帳簿を電子データで保存する際に重要な法律です。

こちらの記事では、2022年に施行された電子帳簿保存法改正の変更点と、改正の背景や目的、対応するべき事柄についてわかりやすく解説していきます

1. 2022年1月に施行された電子帳簿保存法改正の変更点とその背景

2021年に改正され、2022年1月1日より施行されている、主な改正内容を解説していきます。

1-1.スキャナ保存・電子取引でのタイムスタンプの要件緩和

領収書などの書類のスキャナ保存や電子取引において、画像データの修正や削除などの変更した履歴が残るシステムを利用している場合は、タイムスタンプが実質不要になるということです。

また、タイムスタンプの付与期限が、従来は3営業日内であったのに対し、付与期限が各書類の受け取りから最長2ヵ月まで、おおむね7営業日以内に延長されました。

また、書類の入力に関して、入力の期限が書類を受け入れてから2ヶ月以内の入力に統一されます。

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1-2. 帳簿の電子保存の事前申請が不要になった

改正電子帳簿保存法の施行前までは、帳簿や書類の電子保存をおこなう際、原則として、運用開始の3ヶ月前までに所轄の税務署へ申請し、承認を得る必要がありました。

2022年1月1日以降、この事前申請を行っていなくとも、保存規定を守った方法で保存を行えば、事前の申請や承認を受けずとも、帳簿や書類の電子保存が可能になりました。

1-3. 適正事務処理要件の緩和

これまでは「適正事務処理要件」として、事務処理の定期検査や相互けん制が必要でしたが、2022年1月1日からはこれらも不要となります。

これによって、担当者は1人でデータ化や書類の破棄が可能になりました。

1-4. 「取引年月日・取引金額・取引先名」の3点のみに検索要件が緩和

これまでの検索要件では、さまざまな項目での検索が可能な状態を求められていましたが、今後は「取引年月日・取引金額・取引先名称」の最低3項目に緩和されます。

このように、電子帳簿保存法に対応した経費精算システムを使用することで、これまでかかっていた手間や煩雑な管理を必要とせずに電子帳簿保存法へ対応できるように法律の内容が変化しています。

1-5. 電子保存の義務化(2023年12月末まで猶予)

今回の電子帳簿保存法改正では、これまでで初めて電子保存を一部義務化する改正が行われています。

電子取引において授受した注文書や契約書、送り状、領収書、見積書などの取引情報は、紙に出力せずに、電子データのまま保存することが義務付けられました。

ただし、この電子保存の義務化に関しては、対応が間に合わない事業者に配慮し、2023年12月末までは猶予が設けられました。

そのため、施行が2022年1月1日ではなく2024年1月1日に延期されました。

[参照] 国税庁：電子帳簿保存法改正

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1-6. 要件を緩和する目的と背景

電子帳簿保存法はスキャン保存制度による納税者の負担軽減や従業員の生産性向上などを目的としていましたが、対応するハードルが高いことが大きな問題となっていおりました。

電子保存をおこなうために事前申請が必要なことや、定期検査時の原本の確認といった煩雑な作業は引き続き必要だったため、実際の利用率が低いという実態がありました。

これらの実態を改善し、より利用率を向上するために今回の改正が行われました。

関連記事：電子帳簿保存法の要件を総まとめ｜2022年施行内容も解説

2. 電子帳簿保存法とは

今回の電子帳簿保存法の改正だけでなく、電子帳簿保存法はこれまで何度か改正されてきました。

電子帳簿保存法全体を理解しておくことは大切になるので、ここで理解しておきましょう。

関連記事：【2022年】電子帳簿保存法とは？基礎知識・改正点・対応方法を解説

2-1. 電子帳簿保存法とこれまでの経緯

電子帳簿保存法とは、帳簿や領収書などの処理にかかる負担軽減のために電子データでの保存を認めた法律です。

電子帳簿保存法は1998年に制定された法律で、その後何度か改正がおこなわれてきました。

たとえば、2005年にはスキャンしたデータで書類を保管するも可能になりました。

続いて2015年には、保存要件が緩和され企業が電子データの保存に取り組みやすい改正がおこなわれています。

その後2016年に大幅な要件の緩和が行われ、経費精算の手間が大幅に削減できるようになりました。

スマートフォンやデジカメで撮影した領収書であっても、電子保存が可能になったのです。

これは企業にとって非常に大きな変化でした。

また、2020年10月の改正では、タイムスタンプ付与の要件緩和、データの改変が出来ない、もしくは変更履歴が残るタイムスタンプを用いている場合に関しては一部領収書が不要になるといった変化もありました。

このように電子帳簿保存法は改正を繰り返して、企業がより簡単に電子データの保存に取り組めるようになってきました。

3. 電子帳簿保存法のメリット

電子帳簿保存法のメリットに関する別記事でも解説しておりますがこの記事でも解説致します。電子帳簿保存法のメリットは以下の通りです。

関連記事：電子帳簿保存法のメリットを簡単に理解したい！基礎知識やデメリットもわかりやすく解説

3-1.  オフィスの省スペース化

日本では、法人は取引記録を帳簿につけ、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間にわたって保存することが義務づけられています。[注1]

なお、赤字経営で繰越欠損金が出た場合は、平成20年4月1日以後に修了した欠損金の生じた事業年度については9年間、平成30年4月1日以後に開始する欠損金の生ずる事業年度については10年間にわたり、帳簿の保存が必要になります。

国税帳簿書類は一般的にファイルやバインダーなどに綴じ、キャビネット等で保管しますが、7年ないし10年もの間保管し続けるとなると、書類の数は膨大になり、少なからずオフィスのスペースを占有してしまいます。

帳簿書類を電子データ化すれば、紙で残す必要がなくなり、オフィスの省スペース化を図ることができます。

[注1]国税庁「帳簿書類等の保存期間及び保存方法」

3-2. 経理業務の効率化

大半の企業は帳簿書類を年度ごとに分けて保管しますが、たくさんある書類の中から目当ての一枚を探し出すのはかなりの手間と時間がかかります。

書類探しに手間取っていると、そのぶん他の作業が滞ってしまうため、業務効率が低下する一因になることも。

その点、帳簿書類を電子データとして保存しておけば、検索機能を使って目当ての書類を簡単に探し出すことができます。

業務効率が上がれば、生産性アップにもつながり、売上や業績にも良い影響をもたらします。

また、紙の帳簿を閲覧するのはオフィス内に限られますが、帳簿書類を電子化してクラウド上に保管しておけば、場所や時間を問わず帳簿書類にアクセスできるようになります。

たとえばスマホやタブレットなどを使って帳簿書類の電子データを呼び出せば、取引先や出張先からでも簡単に帳簿書類を閲覧することが可能です。

いちいちオフィスに戻る手間がなくなり、時間を効率よく使えるようになるところも電子帳簿保存法を適用する大きなメリットといえます。

3-3. コスト削減

紙の帳簿を作成するには、用紙のほか、印刷に使うインクも用意しなければなりません。

さらには、保管用としてファイルやバインダー、キャビネットなども購入する必要があり、保管が長期間に及ぶほど経費もかさむ傾向にあります。

帳簿書類を電子データとしてコンピュータに保存すれば、印刷や保管にかかるコストを大幅に節約できるため、経費削減につながります。

3-4. 環境問題への配慮

企業は自社の利潤を追求するだけでなく、消費者や投資家、さらには社会全体からの要求に対して責任を果たす姿勢を求められます。

これを企業の社会的責任（CSR）といい、昨今では企業イメージの向上や取引先との関係強化に欠かせない活動とされています。

CSR活動の種類は多岐に亘りますが、中でも代表的なものがエコ活動による環境問題への貢献です。

電子帳簿保存法の適用により、企業のペーパーレス化が進めば、貴重な紙資源を節約して省エネ・エコを推進することができます。

3-5.  セキュリティの強化

帳簿書類はオフィス内のキャビネット等に保管し、無人になる時はオフィス・キャビネットの双方を施錠して盗難に備えます。

ただ、鍵が物理的にこじ開けられてしまった場合、悪意ある第三者に帳簿書類を盗まれてしまうおそれがあります。

盗難だけでなく、オフィスレイアウトを変更する際や、引っ越しの際に書類を紛失してしまう可能性もゼロではありません。

帳簿書類を電子データ化し、クラウド上で保存したうえで閲覧制限を設ければ、第三者にデータを盗まれる心配がなく、セキュリティを強化できます。

クラウド上のデータはIDやパスワードを管理していれば、いつでも引き出すことができるので、引っ越しやレイアウト変更にともなう紛失のリスクも少なく、安心してデータを保管できます。

4. 電子帳簿保存での注意事項

電子帳簿保存法における注意事項としては、以下の3つが挙げられます。

4-1. 電子データの保存要件(スキャナ保存)

スキャナ保存には下記の注意事項があるため確認しておきましょう。

・グレースケール（白黒）スキャンが認められるのは一般書類のみで重要書類はカラーでスキャンする必要がある。
・書類のサイズが大きい場合や複数ページに渡る場合など、一度にスキャンできない場合は複数回のスキャンが可能。原本を縮小コピーしたスキャンは認められないため注意が必要。

関連記事：電子帳簿保存法におけるスキャナ保存について、要件や申請手順を解説

4-2. 帳簿や書類の保管期間

各帳簿や書類には保管期間があります。税法上では帳簿書類の保管期間は７年と定められているため、電子データも７年間保管するようにしましょう。

電子データで保管している場合、原本については破棄しても問題ありません。

関連記事：電子帳簿保存法に対応後の税務調査で必要なものは？原本保管はしておくべき？

4-3. 違反するとペナルティがある

電子帳簿保存法も違反すると罰則があります。改正で導入が簡易化した一方で、不正行為に対するペナルティは強化されているため注意が必要です。

電子帳簿保存法に違反し、帳簿の保管が適切でなかった場合、

スキャナ保存が行われた国税関係書類の電子データに、隠蔽や改ざんがあった場合、申告の不備による重加算税がさらに10％加重される措置が整備されました。

また、帳簿の保管不備は会社法にも違反することになり、会社法第976条の定める所により100万円以下の過料が課される可能性もあります。

参考：電子帳簿保存法が改正されました｜国税庁

関連記事：電子帳簿保存法って違反したら罰則はあるの？リスクと要件を解説

5. 電子帳簿保存法改正のメリットを最大限活用しよう

今後多くの企業が、帳簿や書類を電子保存していく方向へシフトしていきます。

前回2020年の法改正によって、社内のペーパーレス化の促進や経理担当者の負担軽減、リモートワークの促進など、さまざまなメリットがもたらされました。

しかし、電子保存できる文書とスキャナ保存できる文書には違いがあったり、タイムスタンプに対しての従業員の理解が追い付いていなかったりと、不安があると思います。

いきなりすべての書類を電子保存する必要はないので、できるところから徐々に申請してみるのもよいでしょう。