電子帳簿保存法におけるスキャナ保存について、要件や申請手順を解説 | jinjerBlog

電子帳簿保存法におけるスキャナ保存について、要件や申請手順を解説

電子帳簿保存法の2005年4月の改正により、国税関係書類のスキャナ保存が認められました。

その後も改正がおこなわれ、スキャナ保存機器としてスマートフォンやデジタルカメラが認められるなど、要件も変更されています。

今回は、電子帳簿保存法において書類をスキャナ保存する際の仕組みと要件の内容について解説します。

【調査レポート】2022年「改正電子帳簿保存法」に向けた各社の現状とは?

一部猶予が与えられた改正電子帳簿保存法ですが、各社の対応状況はいかがなのでしょうか。
そこで電子帳簿保存法に対応したシステムを提供するjinjer株式会社では「改正電子帳簿保存法対応に向けた課題」に関する実態調査を実施いたしました。

調査レポートには、

・各企業の電帳法対応への危機感
・電帳法に対応できていない理由
・電帳法の対応を予定している時期
・電帳法対応するための予算の有無について

などなど電子帳簿保存法対応に関する各社の現状が示されています。

「各社の電帳法の対応状況が知りたい」「いつから電帳法に対応しようか悩んでいる」というご担当者様はぜひご覧ください。

電帳法調査レポート

1. 電子帳簿保存法の概要

電子帳簿保存法とは、これまで紙で保存しなければならなかった契約書や領収書などの書類を電子データとして保存してもよいと定めた法律のことです。

1-1. 電子帳簿保存法とは

1998年に初めて電子帳簿保存法が施行され、その後2005年、2015年、2016年、2020年と改正が進められてきました。

① 2016年の改正

とくに2016年の改正では、スマートフォンで撮影した領収書であってもデータとして保存できるようになったことから、企業が一層電子データを利用するようになりました。

関連記事:電子帳簿保存法でスマホを活用する際のルールや注意点、方法をまとめて解説

② 2020年の改正

さらに2020年10月に電子帳簿保存法が改正されたことにより、いよいよ企業が電子データによる書類の保存を進めていくと予想されています。

1-2. 電子帳簿保存法で定めていること

電子帳簿保存法では、どのような書類を電子的に保存できるのかが定められています。

書類の保存方法は、主に電磁的記録とスキャナによる保存ですが、それぞれ対象となる書類が異なります。

① スキャナ保存

スキャナによる保存は、請求書、領収書、注文書など国税関係の書類にのみ適用されます。

帳簿や決算書類はスキャナで保存することはできないので注意が必要です。

② 電子的記録(データ保存)

電磁的記録とは、パソコンで作成したデータを保存するもので、仕訳帳や総勘定元帳などの帳簿、会社の決算書類、領収書や請求書といった税金関係の書類すべてが電子的な形で保存可能です。

2. スキャナ保存できる書類・できない書類

電子保存同様に、スキャナ保存にも認められていない書類が存在します。

スキャナ保存が認められていない書類は電子データと書面保存だけが可能です。

2-1. スキャナ保存が認められている書類

スキャナ保存が認められている書類は以下の通りです。

◎スキャナ保存ができる書類
・帳簿:–
・決算書類:–
・証憑類:領収書、請求書、見積書、契約書、注文書、レシート、契約の申込書、納品書、検収書など

2-2. スキャナ保存が認められていない書類

スキャナ保存が認められていない書類は以下の通りです。

◎スキャナ保存ができない書類
・帳簿:現金出納帳、仕訳帳、経費帳、売掛帳、買掛帳、総勘定元帳、固定資産台帳
・決算書類:貸借対照表、損益計算書などの決算関係書類
・証憑類 :–

3. 電子保存できる書類・できない書類

電子帳簿保存に対応すれば、全ての書類を電子化できるわけでありません。

国税関係帳簿書類のデータ保存は「帳簿・決算書類・証憑類」の3種類に大きく分類することができます。

3-1. 電子保存が認められている書類

電子保存が認められている書類は以下の通りです。

◎電子保存ができる書類
・帳簿:仕訳帳、売上・仕入帳、経費帳、現金出納帳、買掛帳、売掛帳、総勘定元帳、固定資産台帳など
・決算書類:損益計算書、貸借対照表、棚卸表、他決算に関する書類
・証憑類:領収書、請求書、見積書、契約書、注文書、レシート、契約の申込書、納品書、検収書など

3-2. 電子保存が認められていない書類

電子保存が認められていない書類は以下の通りです。

◎電子保存が認められていない書類
・手書きで作成した仕訳帳や総勘定元帳などの主要簿
・取引先から受け取った請求書
・手書きで作成した請求書の写しなど

関連記事:電子帳簿保存法の緩和で領収書が保存可能に!その方法や注意点を解説

4. スキャナ保存をおこなう際の申請方法と要件

国税関係書類のスキャナ保存をおこなう際は、以下の申請が必要です。

4-1. スキャナ保存の申請方法

※2021年の電子帳簿保存法改正により、税務署長への事前承認制度が廃止されました。
よって2022年の施行より申請が不要となります。

スキャナ保存と電子データ保存では提出する書類が異なりますので、スキャナ保存の場合は以下の書類を提出しましょう。

① 国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請書

国税関係書類のスキャナ保存をする場合は「国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請書」を提出する必要があります。

② 提出はスキャナ保存を開始する日の3か月前に所轄の税務署長に

電子データでの保存、スキャナ保存どちらも、開始する3カ月前までに書類を提出する必要があります。

3月1日から電子帳簿保存を開始したい場合は、前年の11月30日までに申請書を税務署長へ提出する必要があるのでチェックしておきましょう。

国税庁:国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請

4-2. スキャナ保存の保存要件

スキャナ保存の要件は以下のお通りです。

紙の書類をスキャンして保存することには、改ざんの危険がついて回ります。

そのためスキャナ保存の要件は電磁的記録よりも厳しくなっています。

① 関連書類の備付

関連書類などの備付など、スキャン処理の規定などをおこなう。

② 帳簿間の相補関連性の確保

スキャナで保存された書類と帳簿間での関連性がわかるようにしておく。

③ 真実性の確保

訂正・追加・削除の履歴を確認可能な状態とし、タイムスタンプの導入、書類作成及び受領後の速やかなスキャン及びスキャン機器の性能水準などの要件を守る。

④ 見読可能性の確保

ディスプレイや印刷に利用する複合機の性能水準など見読性の確保をする。

⑤ 検索機能

当然のこととして、検索機能の確保も重要です。

金額や日付などを入力してスキャナ保存した書類をすぐに照合できるようにしておかなければならないでしょう。

電子帳簿保存法は徐々に規制が緩和されており、デジカメやスマートフォンで撮影した領収書なども保存することが可能となりました。

しかし撮影した領収書にはすぐにタイムスタンプを付与することなどが求められているので、経理担当者はその点を覚えておくことが必要となるでしょう。

5. スキャナ保存要件の詳細

電子帳簿保存法においてスキャナ保存をするには、以下のようにさまざまな要件を満たす必要があります。

ここからは、それぞれの要件について解説していきます。

5-1. スキャン機器の性能に関する要件

書類を画像データとして保存する際に使用するスキャン機器性能に関する要件は、以下のとおりです。

【機器の種類】
スキャナ、スマートフォン、デジタルカメラなど一定水準以上の解像度・カラー画像による読み取りが可能な機器

【必要な解像度】
200dpi相当以上

【カラー画像】
赤・緑・青の階調がそれぞれ24ビットカラー(256階調以上)

5-2. スキャナ保存するタイミングに関する要件

国税関係書類をスキャナ保存して電子化する場合、そのタイミングは経理業務に合わせて次のどちらかを選択します。

(1)早期入力方式
(2)業務サイクル方式

早期入力方式の場合、国税関係書類の受領後、おおむね7営業日以内にデータを作成・保存します。

業務サイクル方式の場合、業務処理にかかる通常期間を過ぎた後、最長受領後2か月+7営業日以内にデータを作成・保存します。

たとえば、11月1日に受領した領収書の場合、早期入力方式では11月7日、業務サイクル方式では最長1月7日までに、電子化データの作成・保存を行う必要があります。

5-3. タイムスタンプに関する要件

タイムスタンプとは、データの作成時点の証明と、改ざんがされていないことを証明する目的として一般財団法人日本データ通信協会認定の事業者が発行しています。

タイムスタンプは電子データごとに付与する必要があり、領収書などを受領し電子化するには、受領後に受領者の署名と3営業日以内のタイムスタンプ付与が必須です。

5-4. スキャナ保存に関する適正事務処理要件

※2021年の電子帳簿保存法改正により、適正事務処理要件(相互けん制、定期検査等)が廃止されました。
よって2022年の施行より不要となります。

国税関係書類をスキャナ保存する前、紙媒体の状態においてデータ改ざんなどの不正を防ぐ目的で定められた適正事務処理要件があります。

スキャナ保存をおこなう企業はこれらの要件を満たすよう、社内体制を整備する必要があります。

【相互けん制】
スキャナで読み取った画像が書類の記載事項・色調と同等であると確認し、タイムスタンプを付与する事務担当者とそれ以外の事務担当者は別のものでなくてはなりません。

【定期チェック】
本店など重要な事業所では1年に1回以上、そのほかの事業所でも5年に1回以上、事務担当者以外の者が確認検査を行います。

【再発防止策】
各事務処理に不備があった場合、経営者を含む幹部に報告し、原因究明・改善について検討がおこなわれる体制を整備します。

つまり、スキャナ保存制度に対応するには最低限3人の担当者が必要です。

(1)書類をスキャナで取り込む担当者
(2)取り込んだデータを確認する担当者
(3)正しい業務が行われているか定期チェックする担当者

ただし、小規模事業者(従業員数が5人以下)は定期チェックの要件を税務代理人(税理士など)がおこななえば、相互けん制の要件は不要です。

6. スキャナ保存に関する要件は書類の種類によって異なる

ここまで電子帳簿保存法において書類をスキャナ保存する場合の要件について解説してきましたが、対象となる書類の重要度によって要件の内容が異なるケースがあるため、注意が必要です。

たとえば、契約書、領収書、請求書など、資金・ものの流れに直結または連動する書類は、重要書類とみなされ、要件も厳しくなります。

見積書、注文書、検収書など、資金・ものの流れに直結・連動しない書類は一般書類とみなされ、重要書類よりも要件が緩和されています。

一般書類について要件が緩和されているのは以下の項目です。

*入力期間の制限
*読み取り機器の解像度・階調
*読み取ったデータの保存情報
*適正事務処理要件

書類の受領後、電子化する期間が決められていますが、一般書類は適時に入力可能です。読み取り機器の解像度なども、カラーに限定されずグレースケールでの保存も認められています。

また、保存したデータの情報について書類の大きさに関する情報は保持する必要がありません。

7. スキャナ保存する場合は要件の内容に注意

電子帳簿保存法において国税関係書類をスキャナ保存するには、書類の種類や保存方法などの要件について熟知している必要があります。

業務効率改善のために改正されることもあるため、最新情報の確認をおすすめします。

関連記事:電子帳簿保存法のメリットを簡単に理解したい!基礎知識やデメリットもわかりやすく解説

2020年、2022年の電子帳簿保存法改正を
わかりやすく総まとめ!

1998年に制定された電子帳簿保存法ですが、2020年10月や2021年の改正によって企業が電子帳簿保存法に対応するハードルが格段に下がりました。

しかし、電子帳簿保存法に対応すれば業務が効率化されると言っても、要件や法律そのものの内容、対応の手順など理解しなければならないことは多いです。

「どうにか電子帳簿保存法を簡単に理解したいけど、自分で調べてもいまいちポイントがわからない・・・」とお悩みの方は「5分で読み解く!電子帳簿保存法まとめbook」をぜひご覧ください。

資料では

・電子帳簿保存法の内容に関するわかりやすい解説
・2020年10月の改正と2022年の最新内容のポイント
・今後電子帳簿保存法に対応していくための準備や要件

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