電子帳簿保存法で注文書を電子化するための方法と要件は？
更新日: 2023.4.3
公開日: 2020.11.9
FURUYA
電子帳簿保存法では、注文書や発注書を電子データで保存することが認められています。
注文書・発注書の電子化には、コスト削減や業務の効率化、検索性の向上などさまざまなメリットがあります。
同時に、電子化の際には、それらのメリットを引き出すために押さえておくべき注意点もあるのです。
注文書・発注書を電子化する方法を、そのメリットや注意点とともに解説します。
【調査レポート】2022年「改正電子帳簿保存法」に向けた各社の現状とは？
一部猶予が与えられた改正電子帳簿保存法ですが、各社の対応状況はいかがなのでしょうか。
そこで電子帳簿保存法に対応したシステムを提供するjinjer株式会社では「改正電子帳簿保存法対応に向けた課題」に関する実態調査を実施いたしました。
調査レポートには、
・各企業の電帳法対応への危機感
・電帳法に対応できていない理由
・電帳法の対応を予定している時期
・電帳法対応するための予算の有無について
などなど電子帳簿保存法対応に関する各社の現状が示されています。
「各社の電帳法の対応状況が知りたい」「いつから電帳法に対応しようか悩んでいる」というご担当者様はぜひご覧ください。
1. 電子取引について
電子帳簿保存法によって紙での保管が必要だった書類を電子化して保管することが認められました。
しかし、書類の電子化を実現するためには様々な要件をクリアする必要があり、電子化の実現は思っているよりも時間がかかるかもしれません。
その中で「電子取引」に関しては税務署への申請・承認が必要ないことをご存じでしょうか。
1-1. 電子取引について
電子取引は電子帳簿保存法で「取引情報の授受を電磁的方式により行う取引」と定められています。
簡単に説明すると、紙の書類を使用せずにデータのみの行き来で取引をおこなうことを言います。
関連記事：【2022年】電子帳簿保存法とは？基礎知識・改正点・対応方法を解説
2. 電子帳簿保存法に沿った注文書の保存方法
電子取引は申請が必要なく注文書を電子化することができますが、電子データで保存する際は、電子帳簿保存法に沿った電子保存要件を守る必要があります。
2-1. 書類の保管と同様の情報を電子データで保管する
電子帳簿保存法の第2条では「取引に関して受領し、又は交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書、その他これらに準ずる書類に通常記載される項目」と規定されています。
つまり、紙の契約書だった際に保管していた情報と同様に電子データでも保管が必要であるということです。
2-2. タイムスタンプの付与
受領側は書類を受領したら即座にタイムスタンプを付与する必要があります。
電子取引はそのまま保存が可能なため、スキャナ保存と違い、スタンプ付与に対する一定の期間は設けられていません。
電子帳簿保存法におけるタイムスタンプについて詳しく知りたい方は、他の記事で詳しく解説しておりますので別途ご確認頂ければと思います。
2-3. 事務処理規定の作成
帳票類の電子保存を実現するためには「真実性の確保」と「可視性の確保」が必要です。
具体的な内容は以下の通りです。
・入力した人物や監督者の電子署名が確認できる
・書類作成後の速やかなスキャナ保存ができる環境が必要
・スキャンした帳票との関連性が確認できる
・電子データの訂正が確認できるシステムを利用している
3. 注文書・発注書を電子化するときに注意すること
注文書や発注書を電子化しようと決めても、やみくもに進めてしまえば、コストがかさんだり、電子化後に使いにくくなったりしかねません。
電子化するときに注意すべきポイントをご紹介します。
3-1. 電子化する書類を厳選する
注文書や発注書には、何らかの書類が付随している場合があります。
それらの書類をすべて電子化すれば、コストがかかるうえに検索性が悪くなります。
まずは電子化すべき書類を厳選し、後々見返す必要のないものは電子化せずに処分するなどの対応を検討しましょう。
3-2. 検索性を高めるファイル名やフォルダ構造を検討する
電子化のメリットのひとつである検索性の向上を最大限に引き出すためには、ファイル名やフォルダ構造を検索しやすいように設計しておかなくてはなりません。
いくらデータが紙にくらべて検索性が高いといっても、大量にあるデータをバラバラに格納していれば、そのなかから1つのデータを探し出すのにかなりの時間を要します。
顧客や商品別などに簡単にソート（並べ替え）できるよう、ファイル名・フォルダ名やフォルダの階層などのルールを事前に決めておきましょう。
さらに、PDFファイルで保管する際は、注文書や発注書の内容も検索できるよう、OCR（光学式文字認識）機能を適用して、テキスト認識のできるPDFファイルを作成しておくことをおすすめします。
3-3. セキュリティ対策をしっかりとおこなう
電子化の際には、不正アクセスや情報漏洩を防ぐためのセキュリティ対策も忘れてはならないポイントです。
「閲覧のみ可能」「データのダウンロードが可能」など、データへの細かなアクセス権限を設定することで、不正アクセスを防ぐと同時に、万一不正アクセスが発生したときにも素早く対応できます。
さらに、定期的なバックアップをルール化しておき、データ消失のリスクを回避することも重要です。
4. 適切な電子化で注文書・発注書を効率よく管理する
注文書・発注書を電子化するには、それなりのコストが発生します。
しかし、後々のコスト削減や検索性の向上などのメリットを考えると、ぜひとも導入すべきでしょう。
ご紹介した電子化の際の注意すべきポイントを参考に、適切な電子化を行い、注文書・発注書を効率よく管理してください。
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1998年に制定された電子帳簿保存法ですが、2020年10月や2021年の改正によって企業が電子帳簿保存法に対応するハードルが格段に下がりました。
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バックオフィス業務効率化のコンサルティングを経て、 現在はjinjer Blogの運営に携わっています。 法務・経理・総務を中心に管理業務の知見をもとに、現場の目線にあったコンテンツをお届けします。よくある課題から、単純な疑問まで担当者のお悩みを解消できるよう運営します。
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