経費精算を全て手作業でおこなう場合、申請書の記入や領収書の添付など、申請する側の社員の負担はもちろん、その申請を確認し支払い処理をする社員にとっても非常に負担がかるものです。
しかし、この従来非常に手間のかかる作業である経費精算は、経費精算システムを導入することによって大幅にその負担を軽減することが可能です。
ここでは、経費精算システムを導入することによるメリットやデメリット、経費精算システムの機能、様々な経費精算システムの中から自社にあったシステムを選ぶ方法などについて詳しく解説します。

1. 経費精算システムとは

経費精算システムとは、名前のとおり経費精算業務をシステム化したものです。経費精算は、従業員の申請から始まり、承認者が申請書を確認して承認し、担当者が最終確認をして経費を支払い仕訳をおこなうというのが一連の流れとなっています。

流れだけ見ればそれほど大変なものではありませんが、申請をおこなう従業員はレシートや領収書に基づいて申請書を作成し、間違えがないか確認して書類を添付し提出します。承認者は、提出された申請書を業務の合間に確認しなければなりません。

承認後は、経理担当者に申請書が提出され、担当者は支出内容と支出金額をすべてチェックして、間違いや不正が疑われる場合は申請者に差し戻し、再提出してもらうという作業があります。問題が無い場合は精算をおこない、経理書類に仕訳をして経費精算業務が完了となります。

これだけの作業を通常業務の合間に「従業員」と「承認者」と「担当者」でおこなうため、それぞれに負担がかかるのですが、経費精算システムではほとんどの作業がクラウド上でおこなうことが可能です。つまり、どの立場であっても、経費精算業務を効率よく、かつスムーズにおこなえるようにしてくれるのが経費精算システムなのです。

2. 経費精算システムのメリット

経費精算システムと一口に言っても、現在様々な会社から様々な製品が販売されており、それぞれの製品によって利用できる機能や特徴も異なります。
しかし、手作業ではなく経費精算システムで経費管理をする場合のメリットとしては、大きく次の3つが挙げられます。
では早速、それぞれのメリットについてみてみましょう。

2-1. 申請者の手間の削減

従来、経費精算をする際は、あらかじめ決められた申請用紙やExcelファイルのフォーマットなどにに必要事項を入力、あるいは記入し、レシートや領収書を添付した書類を処理していくという方法が一般的でした。
しかし、経費精算システムでは、基本的に紙媒体での申請はおこなわず、やりとりは全てデータ化されたものを使用します。そのため、申請用紙を出力したり、領収書などをとっておいて、会社に戻ってから添付するなどといった必要もありません。また、外出先での申請も可能になるため、申請者の手間は大幅に削減されることになります。

2-2. 経理業務の効率アップ

従来の経費精算の流れにおいては、申請者が会社に戻ってきてから経費精算の申請をおこない、その申請を上司が承認し、最終的経理部門に申請書が届くまで何日もかかるといったことは珍しくありませんでした。

しかし、経費精算システムでは基本的にデータによるやりとりとなるため、どこからでも申請、承認が可能になり、申請があったその日に経理部門での処理をおこなうことも可能です。

また、何らかのミスがあり差し戻すことになっても、即日申請者へ差し戻すことができるため、経費精算にかかる作業時間を大幅に短縮し、業務効率のアップも期待できます。

2-3. 不正申請を防ぐ

経費精算システムの多くは、ICカードや地図アプリなどと連動しており、特に交通費精算などでは自動的に正しい金額が反映される仕組みとなっています。そのため、例えば定期券で対応できる区間にも関わらず経費として申請した場合などに、不正であることがすぐにわかります。

また、交通費精算に限らず、クレジットカードの利用履歴など外部サービスと連携している経費精算システムもあるため、必要に応じてサービスを選択することで、より正確な精算が可能です。

3. 経費精算システムのデメリット

経費精算システムには、メリットがある反面デメリットもあります。基本的に、自社の規模に合った製品を導入していれば問題ありませんが、デメリットを理解しておかないと、担当者の業務負担を軽減できないかもしれません。

ここでは3つのデメリットを紹介するので、決裁者だけでなく担当者もしっかり理解したうえで導入を検討してみましょう。

3-1. 運用コストが発生する

経費精算システムは、導入費用と運用コストがかかります。

経費精算システムは基本的にクラウド型が多く、利用料金は使用する人数に応じて決まるので、会社の規模によっては相当な運用コストがかかるというデメリットがあります。

ただし、料金システムは製品によって異なり、中には従量課金制や固定料金制などもあるため、利用する従業員数が多い会社は事前に料金を確認しておくと良いでしょう。

また、システム導入することで、精算業務の負担がどれぐらい軽くなるのか、従業員の生産性がアップするのかなど、費用対効果を見極めておくことも重要です。

3-2. システム障害が起こると使えなくなる

当たり前のことですが、システム障害が起こると使えなくなるというのもデメリットです。

紙ベースであれば、申請や承認、経費の支払いまでおこなうことができます。会計ソフトなどが使えなくなったとしても、仕訳だけであれば、システムが復旧してからまとめて入力できるので、大きな負担にはならないでしょう。しかし、すべての経費精算業務が滞ってしまうと、システム復旧後はかなり大変な作業が続きます。

このデメリットを回避するには、サポート体制がしっかり整っていることはもちろん、システム障害時の対応を確認しておくことをおすすめします。

3-3. 運用までのダウンタイムがある

経費精算システムは、申請や承認、仕訳データの出力作業などのやり方が今までとはまったく異なります。また、運用を始める前に、いろいろな設定をおこなわなければなりません。

例えば、申請や承認の条件設定や経費項目と勘定科目の紐付け、自社の会計システムに合わせた出力設定などをおこなう必要があります。自社の要件を設定して、すべての従業員がシステムを使いこなせる状態にするというのは時間がかかる作業なので、運用までのダウンタイムがあるというのがデメリットです。

少しでもダウンタイムを短くしたい、という場合は、システム導入の前に初期設定のサポートがあるか確認しておくと良いでしょう。

4. 経費精算システムの機能

ここまで、経費精算システムを導入することのメリット・デメリットについて紹介してきましたが、ここからは、より具体的に経費精算システムが持つ機能を紹介していきます。
ただし、繰り返しになりますが経費精算システムには様々な種類の製品があるため、ここではその中でも代表的な機能をピックアップしてご紹介します。

4-1. レシートや領収書のペーパーレス化機能

電子帳簿保存法に対応した経費精算システムであれば、スマートフォンで領収書やレシートを撮影し、そのデータを添付するだけで経費精算の申請が可能です。データ保存をすれば、レシートや領収書を保管する必要がないので、経費精算のための書類をペーパーレス化できます。

また、出張先などからでも経費精算の申請が可能なため、申請から精算までを素早くおこなえるだけではなく、領収書の紛失といったリスクも減らすことができるのです。

4-2. 外部システムの連携による交通費の自動算出機能

経費精算の中でも、交通費申請は定期区間の控除や運賃の改定などが影響するため、従来は非常に手間のかかるものでした。
しかし、経費精算システムの中には、交通系ICカードの利用履歴を読み取る機能を導入しているものが多く、また、外部システムとの連携により運賃の改定などがあっても素早く反映がされます。

そのため、あらかじめその社員の定期経路情報を入力しておくことで、交通費の精算時に定期区間分の運賃を自動的に控除することが可能です。また、交通系IC系カードを使用するだけで申請をすることなく自動的に精算できる製品もあります。

4-3. 経費の申請・承認機能

経費精算システムには、クラウド上で申請・承認がおこなえる機能が搭載されています。そのため、従業員はいちいち会社に戻らなくても申請できますし、承認者も出先から承認がおこなえます。

従来の紙ベースの経費精算の場合は、そもそも申請すべき申請がされているのか、また、申請者の上司が承認をしているのかといった申請状況が申請書類を持っている人にしかわかりませんでした。

しかし、経費精算システムは全てのやりとりがデータでおこなわれるため、申請に関わる全ての人が申請状況を把握することが可能になります。また、申請漏れがあった場合や、承認が滞ってしまっている場合にアラートを出すことにより、申請から承認、精算までの一連の流れもスムーズになります。

4-4. 自動仕訳機能

経費精算システムでは、申請書のデータから自動的に仕訳をおこなうことも可能です。

会計ソフトや給与計算ソフトと連携させれば、自動的に仕訳をしてくれます。また、計上仕訳や支払仕訳なども、それぞれの企業に合った設定で作成することが可能です。

仕訳が自動化されることにより、これまで確認作業に費やされていた時間が大幅に削減されるだけではなく、人的ミスの防止にも繋がります。

4-5. 経費のデータ分析機能

経費精算システムでは、各会計システムのフォーマットに合わせてデータを自動作成することも可能です。また、経費精算後、各申請者の銀行口座に振り込むためのデータも自動作成できるため、各銀行のインターネットバンキングとの連携が取れれば振り込み作業の手間を省くことも可能です。

さらに、自動作成されたデータを分析する機能もあります。経理業務は多岐に渡るため、1つひとつの書類を確認しながら無駄な経費を見つけるというのは難しいのが実情です。しかし、経費精算システムは、すべてのデータを可視化できるので、分析することにより無駄な経費や原因を簡単に把握できます。

5. 自社に合った経費精算システムの選び方

経費精算システムには様々な機能があることがおわかりになったかと思いますが、様々な機能があるだけに、自社に合った経費精算システムを利用しなければ無駄なコストがかかってしまうかもしれません。また、機能性が高い経費精算システムほど、やはり価格は高くなる傾向があります。
そのため、経費精算システムを選ぶ際には、まずは自社の経費精算の効率を上げるためには何が必要なのかを洗い出し、必要な機能をカスタマイズできるものが理想的といえます。
ここでは、自社に合った経費精算システムの選び方を紹介します。

5-1. 必要な機能が搭載されている

前述していますが、一番重要なのは「必要な機能が搭載されている」ということです。

経費精算システムは製品ごとに機能が異なるため、しっかり確認をして選ばないと、使いたかった機能が搭載されていない可能性があります。

また、多機能な製品もたくさんありますが、機能は多ければ良いというものではありません。不要な機能のせいで利用料金が高額になったり、担当者の負担が増えたりすることもあるので、自社にとって必要な機能を見極めて、その機能が搭載されているものを選びましょう。

5-2. 担当者が使いやすい

必要な機能が搭載されているとしても、運用方法が複雑で担当者が使いづらいものであれば、費用対効果が得られないかもしれません。業務効率化の目的で導入しても、運用することが負担になってしまうと、逆に効率が悪くなってしまう可能性があります。

このようなことを防ぐためには、「担当者が使いやすい」という点も重視しましょう。製品によっては、導入前に無料トライアルを試せるものもありますし、プレゼンの段階で操作性を試せるものもあるので、必ず担当者が使いやすいかどうかを確認してください。

5-3. 電子帳簿保存法に対応している

経費精算には会社法や税法などが関わるので、法改正に対応しているものを選ぶことも重要です。例えば、数年前には「電子帳簿保存法」の改正がおこなわれ、2024年からは電子取引データを電子で保存することが義務付けられました。

このような改正がおこなわれた場合、対応していないシステムでは、担当者が設定を変更するなどの手間が生じます。手間で済めばいいですが、機器が苦手な場合スムーズに設定変更ができず、一時的に運用がストップしてしまうかもしれません。

そのため、システムを選ぶときには電子帳簿保存法はもちろん、将来的にも法改正に対応しているかどうかも確認しておきましょう。

5-4. 自社のシステムと連携できる

経費精算では、経費の計上や支払い処理をおこなうため、エクセルや紙を使って経費精算をしている場合は、担当者が手作業で仕訳データを作成しなければなりません。しかし、手入力だと人為的ミスのリスクもありますし、作業時間もかかるので、仕訳作業の負担軽減のために会計ソフトやワークフローシステムを導入している会社も多いのではないでしょうか。

経費精算システムの機能には、仕訳データの自動作成もあるので、自社のシステムと連携すればより業務負担を減らせます。そのため、システムを選ぶ際には、すでに導入・運用している自社のシステムも連携できるのか、確認しましょう。

5-5. 導入後のサポートの有無

経費精算システムを導入すると、既存の経費精算フローとはまったく違ったフローになります。操作性に優れたものであっても、慣れるまでにはある程度の時間が必要になるので、導入後のサポートの有無もしっかり確認しましょう。

システム関連が得意という担当者であれば問題ありませんが、得意でない場合はうまく運用できないということもあります。経費精算は毎月必ず発生する業務なので、「慣れるまで」を待っていると費用対効果も薄れてしまいます。

基本的に、導入までのサポートはついていますが、導入後のサポートの有無は製品によって異なるため、スムーズな運用のためにもサポートがついているものを選びましょう。

6. 経費精算システムの導入は社内全体の業務効率アップに繋がる

経費精算は経理部門の社員だけではなく、部門を越えて多くの社員にとって関係のある作業です。そのため、経費精算システムを導入することにより、社内全体の業務効率を上げることが可能になります。
現在では、各社から様々な機能を持った製品が販売されていますので、まずは社内に必要な機能を洗い出すところから始め、資料請求や見積もりなどを比較しながら、自社に合った経費精算システムの導入を目指しましょう。