個人や法人が生活やビジネスの中で交わす約束のうち、法的な効果が生じるものを契約と呼びます。
この記事では契約の具体的な流れと、契約の際に気をつけたいポイントについて紹介します。

1. 契約とは当事者同士で交わす法的効力をともなう約束のこと

契約とは、当事者同士が合意した上で締結する法的な約束ごとのことです。ビジネスにおいては日常的に契約が交わされるものですが、契約には法的な拘束力が生じるという点を把握しておく必要があります。

民法第では、契約について以下のように記載されています。

第五百二十二条　契約は、契約の内容を示してその締結を申し入れる意思表示（以下「申込み」という。）に対して相手方が承諾をしたときに成立する。
［引用］民法｜e-Gov法令検索

つまり、契約は当事者同士の意思表示が合致することで成立するのです。いずれか一方が契約締結を拒否したり内容に合意しなかったりしたときには、契約が成立しません。
また、民法では、以下のような記載もあります。

第五百二十一条　何人も、法令に特別の定めがある場合を除き、契約をするかどうかを自由に決定することができる。
２　契約の当事者は、法令の制限内において、契約の内容を自由に決定することができる。
［引用］民法｜e-Gov法令検索

契約を結ぶか否か、どのような内容の契約をするかについては、当事者が自由に定めることが可能ということになります。

2. 契約の一般的な流れ

契約には一定のプロセスがあるので、正しい段階を経て契約を締結しましょう。ここからは、契約の方法や契約の効力が発生するまでの流れについて紹介します。

2-1. 契約の内容を定め、確認する

まずは個人間や企業間で契約内容を定め、内容を精査しておきましょう。
契約の内容が定まっていないときには、先に見積書や計画書を作成して確認してもらう必要があります。契約書に記載する内容や条件などを事前に確認しておけば、契約書の作成や契約締結をスムーズに進められるようになります。

2-2. 契約書案の作成を行う

個人間や企業間で契約を交わす際には契約書を作成しておきましょう。
契約書がなくても両者が合意していれば口頭のみで契約を結ぶことが可能です。しかし、書面を残さずに契約を結んでしまうと、認識違いが生じたり内容を忘れてしまったりといったトラブルが起きることがあります。
後で問題が起きるのを防ぐためにも、適切な形式の契約書を作成しておきましょう。
契約書には、何についてどのような取り決めを行うのかを不足なく盛り込みます。契約内容のほか、契約の金額、納期や期限、支払い方法、条件などをすべて明確にしておきましょう。
日々契約を取り交わしている企業は、テンプレートをもとに契約書案を作成するのが一般的です。契約書はウェブ上のテンプレートやツールなどを使って作成できます。契約書の作成に慣れていない場合には、ツールなどを活用し、自社に合った書面に整えていきましょう。

2-3. 交渉をし、契約書案の修正を行う

契約書案を作成すればすぐに契約ができるというわけではありません。作成した契約書は当事者間で確認し、内容に問題がないかを精査する必要があります。
契約書案に問題があったときには加筆修正などの対処を行います。修正作業を行ったあとには再度契約相手に内容をチェックしてもらう必要があります。
契約締結後に内容の修正を行うのは難しいものです。状況によっては契約のやり直しをしたり、変更契約書を取り交わしたりしなければならなくなるかもしれません。こういった手間がかからないよう、契約前に記載事項を確認しておきましょう。

3. 契約を締結する

当事者双方が契約書案に合意できた段階で、契約の締結に進みます。
内容を精査した契約書は、作成した側が2部印刷して用意します。作成後、内容に誤りがないかなどの最終確認を行いましょう。その際、契約年月日をいつに設定するのかについても確認しておくのが安心です。
契約書が2枚以上にわたるときにはホチキス留めやテープ製本を行い、契印を押して整えます。なお、契約書の種類や契約金額によっては収入印紙の貼付が必要となることもあるので注意しましょう。
紙の契約書を作成するときには双方が署名捺印する必要があります。直接契約書を取り交わせないときには、契約書を郵送して日付の記入や署名捺印ののち返送してもらう手間が生じます。作成した契約書をお互いに一部ずつ所有することで、契約書の取り交わしが完了します。
契約書の郵送や証明捺印、収入印紙の貼付等の手間を省くために電子契約書を取り交わすケースも増えています。電子契約に対応できる設備が双方に整っている場合には、契約締結を電子化するのもいい方法です。

4. 契約するときの注意点

契約書を作成して契約を行ったあと、なんらかの原因でトラブルが起きてしまうケースもあります。ここからは、契約トラブルを防ぐための注意点をチェックしていきましょう。

4-1. 契約書案を精査し条件をすり合わせる

一方が作成した契約書案を精査せず契約に進むのはなるべく避けましょう。
契約書を作成する側には、なるべく自社に有利になるような条件にしたいという意識があります。そのため、契約書案には一方にとって不利になるような条件が入っていることもあるものです。
契約前の段階で契約書を精査し、お互いに納得できる条件になるようすり合わせを行いましょう。

4-2. 必要な情報を抜けなく盛り込む

契約書には、必ず盛り込むべき項目がいくつかあります。必要な情報が盛り込まれているかを事前に確認しておくことも大切なポイントです。
契約条項に加え、契約期間や解除に関する定め、損害賠償に関する定めなどは必ず盛り込みましょう。また、反社会勢力の排除、譲渡禁止条項、合意管轄などに関する記載も必要となります。

4-3. 契約書の改ざんを防止する処置をする

万一契約書の改ざんが行われると、一方が大きな損害を被ったり大きなトラブルが起きたりすることがあります。契約書の作成の際には改ざんを防ぐ対処をしましょう。
契約書が2枚以上になるときには製本を行い、割印を押して改ざんを防止しましょう。また、文章に「一、二、三」という漢数字を使わず「壱、弐、参」の表記で改ざんを防ぐテクニックもあります。訂正の際に正しく訂正印を押して処理することも重要なポイントです。

4-4. 第三者が見ても分かる内容にしておく

契約書は、第三者が見ても内容が分かるような文章にしておきましょう。
契約に関するトラブルが起きたときには、契約書をもとに内容を判断することになります。専門用語を多用した契約書を作成してしまうと第三者に内容が伝わらず、トラブルの解決が難しくなってしまうおそれがあります。

ただし、契約書の内容を読みやすいものに変えたとしても、従業員が読んで理解しなければ意味がないと言えるでしょう。万が一、契約不履行が発生したとしても、従業員が契約内容を理解していなければ気づかない可能性もあります。法務部門の担当者が、契約の不履行まですべて確認することは難しいです。そのため、従業員が確認して問題が発生すれば報告する運用をおこなっている場合がほとんどでしょう。
従業員が気づかずに自社で不利益を被る前に、従業員自身にも契約に関する知識を深めてもらう必要があります。

当サイトで無料配布している「【従業員周知用】ビジネスにおける契約マニュアル」では、契約の定義や契約書類の保管義務、契約書に記載される主な項目について解説しています。契約締結の流れに関してもわかりやすくまとめているので契約書を作成する際のマニュアルとしても活用できます。従業員の勉強用資料としてPDFで簡単に共有できるので、気になる方はこちらから無料でダウンロードしてご活用ください。

5. 後のトラブルを避けるためにも契約は適切な手順で締結しよう

契約は口頭の約束のみでも締結できますが、後日、言った言わないのトラブルに発展するリスクもあります。トラブルを防ぐためにも、契約の際には約束ごとをお互いに確認し、書面を交わしておきましょう。
契約書を作成する際には必要事項が盛り込まれているか、一方にとって極端に有利な内容になっていないか、第三者が見て内容を把握できるかといったポイントを確認しましょう。トラブルを防いで効率よく契約を行うために、電子契約のシステムを取り入れるのも有効な方法です。