契約書の製本を正しく理解する!契印や製本方法を詳しく解説 | jinjerBlog

契約書の製本を正しく理解する!契印や製本方法を詳しく解説

契約書を作成するとき、ページの片側をホッチキスで留めるだけでは十分ではないケースがあります。契約書の枚数が多くなる場合は、契約書を丁寧に製本(袋とじ)し、背表紙をつけるのが一般的なビジネスマナーです。

しかし、契約書を製本する理由は「体裁がよいから」だけではありません。契約書を製本する正しい方法を覚えれば、契約業務をより効率化することができます。

この記事では、契約書をきちんと製本すべき場面や製本する手順、契約書作成の工数を削減するために電子契約サービスを導入するメリットについて解説します。

 

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1.契約書を製本するべき場面と目的

契約書の製本とは、複数ページにまたがる契約書に背表紙をつけ、袋とじの状態にすることを指します。

契約書を丁寧に製本すれば、契約書の体裁がすっきりとし、クライアントに良い印象を与えられます。それだけでなく、契約書の製本には「改ざんや偽造のリスクを減らす」「契印を押す箇所を減らす」という効果もあります。

ここでは、契約書を製本するべき場面とメリットを説明します。

1-1.契約書の製本が必要な2つの場面

ビジネスシーンにおいて、契約書の製本が必要とされる場面は次の2つです。

● 契約書の枚数が多い場合
● 契印を押す箇所を減らしたい場合

まず、契約書の枚数が多かったり、複数ページにまたがったりする場合は、契約書をきちんと製本することをおすすめします。

とくに契約書の枚数が多い場合、ページの片側を簡単にホッチキスで留めただけの状態では、あまり見栄えがよくありません。

契約書の製本が必要とされるもう1つの場面が、「契印を押す箇所を減らしたい場合」です。

ページ数の多い契約書を製本しない場合は、すべての見開きページに契約当事者が「契印(けいいん)」を押すのがビジネス上の慣習になっています。

しかし、契約書を製本する場合は、契約書の表面(表紙)または裏面に押印するだけでよいため、契印を押す箇所を減らすことができます。

1-2.契約書を製本する2つの目的

契約書を製本する目的は大きく分けて2つあります。

● 改ざんや偽造のリスクを減らす
● 契約書をより効率的に作成する

契約書を製本することで、改ざんや偽造のリスクを減らすことができます。契約書の製本の手順については後の項目で詳しく解説しますが、契約書を袋とじにするときは、背表紙の余った部分を契約書の裏表紙に折り込むようにして封をします。もし契約書のページが抜き取られたり、差し替えられたりした場合は背表紙が破損するため、改ざんや偽造の防止策になります。

また、前項でも紹介した通り、契約当事者がすべての見開きページに契印を押す必要がありません。そのため、契約書をより効率的に作成でき、契約業務の工数を減らせます。

2.契約書を製本するときの正しい方法と具体的手順

契約業務が初めての方や、管理部門に異動になった方がつまずきやすいのが、契約書を製本する手順です。間違ったやり方で契約書を製本しても、改ざんや偽造のリスクを減らすことはできません。

ここでは、「自分で背表紙を作成する場合」「市販の製本テープを使う場合」の2つのケースを想定し、契約書を製本する正しい手順を紹介します。

2-1.自分で背表紙を作成して契約書を袋とじする場合

製本テープがなくても、自分で袋とじ用の紙を用意すれば、しっかりと契約書を製本できます。具体的な手順は次の通りです。

1.契約書のページの左端をホッチキスで留める(2箇所)
2.契約書よりも一回り大きな紙を用意し、短冊状にカットする(以下背表紙と呼ぶ)
3.背表紙の契約書からはみ出した部分に目印を入れておく
4.背表紙を四つ折りにして、4等分のうち左から2番目のみを残し、はみ出した部分(以下ミミと呼ぶ)をカットする
5.背表紙の左端を契約書の表面に合わせ、左端の部分のみを糊づけする
6.糊づけした箇所をホッチキスで補強する(3箇所)
7.背表紙を右から左に折り返し、ミミの部分を裏面に糊づけする
8.余白の部分を裏面に糊づけし、ホッチキスの跡が隠れるようにする

2-2.市販の製本テープを使って契約書を袋とじする場合

市販の製本テープがある場合も、契約書を以下の手順で袋とじできます。

1.契約書のページの左端をホッチキスで留める(2箇所)
2.製本テープを契約書よりも一回り長くカットし、縦に折る
3.片方の裏紙をまず5センチ剥がし、製本テープの上下が余るように契約書に貼る(余った部分をミミと呼ぶ)
4.方眼を目安にしながら、片方の裏紙を5センチずつ剥がして契約書にまっすぐ貼る
5.上下のミミに切れ込みを入れておく
6.もう片方の裏紙を剥がし、契約書の背を包むように製本テープを貼る
7.契約書の上下を包むようにミミを貼り合わせて封をする

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3.契約書に必要な契印の方法と消印・割印との違い

書面契約を締結するときに欠かせないのが、契約当事者が押す契印(けいいん)です。法律上、契印がなくても契約は成立しますが、ビジネス上の慣行として契印を押すのが通例です。

ここでは、契約業務に不慣れな方のため、そもそも契印とは何かや、契印の正しい押し方について解説します。また、契印と誤解されやすい消印や割印との違いも説明します。

3-1.契印(けいいん)とは?契約書の改ざんを防ぐための印鑑のこと

そもそも契印とは、契約書が複数枚ある場合にページのつなぎ目に押す印鑑を指します。契約当事者がそれぞれ契印を押すことで、契約書の改ざんや偽造を防止できます。たとえば、三者間契約の場合は、ページのつなぎ目ごとに三者が契印を押す必要があります。

3-2.契印と消印・割印の違いや正しい押し方

契印と消印・割印の違いは次の表の通りです。

●契印
契約書のページの連続性を証明するためのもの。
契約書のページのつなぎ目に押印する。製本する場合は、契約書の表面または裏面に、背表紙と契約書がまたがるように押印する。

●消印
収入印紙の再利用を防ぐためのもの。
契約書と収入印紙にまたがるように押印する。

●割印
契約書の原本と写しが同一であることを証明するためのもの。
契約書の原本と写しにまたがるように押印する。

契印と消印・割印は別の目的に使われる印鑑です。新しく契約業務を担当する方は、それぞれの目的や正しい押し方を知っておきましょう。

4.電子契約を導入すれば契約書作成の工数を削減可能!

契約書を紙で作成する場合、ページ数が多いと製本や袋とじの手間がかかります。

また、書面契約では契約書への押印や収入印紙の貼付も必要です。さらに契約書に不備があった場合は手戻りも発生します。契約書作成の工数を削減したい方は、書面契約から電子契約の切り替えを検討しましょう。

電子契約を導入する2つのメリットを解説します。

4-1.電子契約なら押印や収入印紙の貼付が不要

電子契約なら、書面契約のような契約書の印刷、押印、製本の手間が発生しません。また、電子データで作成した契約書は課税文書ではないため、収入印紙の貼付が不要なのもポイントです。

4-2.契約書に不備があった際の手戻りが削減

契約書を相手方に郵送し、押印して返送してもらう書面契約の業務フローでは、契約書に不備があった際に大きな手戻りが発生します。

一方、一般的な電子契約サービスでは、メールなどで相手方に署名依頼を送り、リモートで電子署名してもらうという業務フローを採用しています。もし契約書に不備があっても、その場で内容を修正し、電子署名してもらえるため、書面契約のような手戻りが発生しません。

5.契約業務の効率化なら書面契約から電子契約への切り替えも検討を!

書面契約では、契約書の改ざんや偽造を防ぐため、契約書を製本するのが一般的です。また、契約書のページの連続性を証明するため、契約当事者が契印を押す必要があります。

こうした書面契約ならではの手間を減らしたい場合は、電子契約サービスの導入を検討しましょう。書面契約から電子契約に切り替えれば、契約業務の工数を削減し、管理部門の業務効率化を実現できます。

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電子契約はコスト削減や業務効率の改善だけがメリットではありません。法的効力を持っていて、安全性が高いことをご存知でしょうか。契約締結や送信の履歴・証拠を残すという点でも、実は書面契約より使い勝手よく運用可能です。

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