契約書製本のやり方とは?製本テープの貼り方・契印の押し方も詳しく解説 - バックオフィスクラウドのジンジャー(jinjer)

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契約書製本のやり方とは?製本テープの貼り方・契印の押し方も詳しく解説

契約書が複数枚にわたる場合、ページの片側をホッチキスで留めるだけでは十分でないケースがあります。契約書の枚数が多くなる場合は、契約書を丁寧に製本(袋とじ)し、帯(裏表紙)を付けるのが一般的なビジネスマナーです。

契約書の製本には多少手間がかかりますが、正しい綴じ方を覚えれば契約業務をより効率化することができます。

本記事では、契約書を製本すべき理由や製本のやり方、契印の押し方などを詳しく解説します。

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1. 契約書を製本(袋とじ)する目的やメリットは?

そもそも製本とは、複数ページにわたる書類を綴じて1冊の本の形にすることです。

契約書を製本する一番の目的は、契約書の途中ページを紛失してしまったり、契約書面が改ざんされたりするのを防ぐためです。たとえば、製本した契約書のページが抜き取られたり、差し替えられたりした場合、帯(背表紙)が破損してしまうためすぐに気づくことができます。

さらに契約書を製本しておくことで、書面がまとまり契約書の見栄えがよくなります。
また、製本をおこなわない場合と比べて、書面が複数ページになった場合に必要となる”契印”を押す箇所も減り、きれいな契約書になるため、取引先やお客様に好印象を与えることができます。

関連記事:契約書の作成から郵送までの手順・ルールは?押印や保管の方法も詳しく解説! | jinjerBlog

2. 契約書の製本(袋とじ)のやり方

契約業務をはじめておこなう方や、管理部門に異動になった方が一度はつまづいてしまうのが、契約書を製本する手順です。間違ったやり方で契約書を製本した場合、契約書面がばらばらになってしまい、改ざんや偽造のリスクを低減できない可能性もあります。

ここでは、「帯(背表紙)を作成して製本する方法」と「製本テープで製本する方法」を紹介します。

2-1. 帯(背表紙)を作成して製本する方法

製本テープがなくても帯を作成できれば、しっかりと契約書を製本できます。
具体的な手順は次の通りです。

1. 契約書をページ順に重ねて、左端を2~3か所ホッチキスで留める
2. 契約書よりも一回り大きな紙を用意し、短冊状にカットする(以下、帯)
3. 契約書からはみ出した部分の帯に目印を入れておく
4. 帯を四つ折りにして、4等分のうち左から2番目のみを残し、はみ出した部分(以下ミミ)をカットする
5. 帯の左端を契約書の表面に合わせ、左端の部分のみを糊づけする
6. 糊づけした箇所をホッチキスで3か所補強する
7. 帯を右から左に折り返し、ミミの部分を裏面に糊づけする
8. 余白の部分を裏面に糊づけし、ホッチキスの跡が隠れるようにする

※厚さがない契約書の場合は、ミミは残さずに貼り付けても問題ありません。

2-2. 製本テープで製本する方法

製本テープで契約書を製本する方法は次の通りです。

1. 契約書のページの左端を2~3か所ホッチキスで留める
2. 製本テープを契約書よりも少し長くカットし、縦に折る
3. 片方の裏紙を5センチ程度はがし、製本テープの上下が余るように契約書に貼る(余った部分をミミと呼ぶ)
4. テープの方眼罫を目安にして、片方の裏紙を5センチ程度ずつはがして契約書にまっすぐ貼る
5. 上下のミミに切れ込みを入れておく
6. もう片方の裏紙を剥がし、契約書の背を包むように製本テープを貼る
7. 契約書の上下を包むようにミミを貼り合わせて封をする

※厚さがない契約書の場合は、ミミは残さずに貼り付けても問題ありません。

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3. 製本した契約書に必要な契印の押し方は?割印・消印との違い 

法律上、契印(けいいん)は押さなくても契約が成立しますが、ビジネス上の慣行として押印するのが通例となっています。

ここでは、契約業務に不慣れな方のため、契印の正しい押し方や、割印・消印との違いについて解説します。

3-1. 契印(けいいん)とは?

そもそも契印とは、複数枚にわたる契約書に対して押す印鑑のことを指します。
契印は、製本された契約書と製本されていない契約書で押し方が異なるので注意しておきましょう。

製本された契約書の場合、表紙か裏表紙のどちらかで、製本テープ(帯)と書面にまたがるようにして、1社につき1箇所押印します。契印は契約当事者の全員が押すことを認識しておきましょう。

一方、製本されていない契約書の場合、全ページのつなぎ目で両ページにまたがるように押印します。三者間契約のように契約当事者が多い場合、契約書の見栄えがあまりよくなくなってしまうので、できる限り契印の箇所を少なくするためには製本しておくのがおすすめです。

3-2. 割印・消印との違い

契印と混同されやすい印鑑に、割印と消印があります。

まず割印とは、契約書の原本と写しが同一であることを証明するための印鑑です。契約書の原本と写しにまたがるように押印しましょう。

次に消印とは、収入印紙の再利用を防ぐための印鑑です。契約書と収入印紙にまたがるように押印します。

このように、契印、消印、割印は別の目的に使われる印鑑です。新しく契約業務を担当する方は、それぞれの目的や正しい押し方を知っておきましょう。

4. 電子契約を導入すれば契約書を製本する工数を削減できる

書面契約をおこなう場合、契約書のページ数が多いと製本をおこなう手間がかかります。

また、書面契約では契約書への押印や収入印紙の貼付も必要です。さらに契約書に不備があった際には手戻りも発生し、締結できるまで非常に時間を要します。契約書作成の工数を削減したい方は、書面契約から電子契約の切り替えを検討しましょう。

ここからは、電子契約を導入する2つのメリットを解説します。

4-1. 押印や収入印紙の貼付が不要

電子契約であれば、書面契約で発生する契約書の印刷、押印、製本の手間が発生しません。また、電子データで作成した契約書は課税文書ではないため、収入印紙の貼付が不要となり、企業によっては大幅なコスト削減につながるのもポイントです。

4-2. 契約書に不備があった際の手戻りも減る

書面契約をおこなう場合、契約書を相手方に郵送し、押印して返送してもらうフローがありますが、万が一契約書に不備があった際に大きな手戻りが発生します。

一方、一般的な電子契約サービスでは、メールなどで相手方に署名依頼を送り、オンライン上で署名してもらうというフローで契約締結が完了できます。もし契約書に不備があっても、修正してすぐにメールで送ることができ、オンライン上ですぐに押印してもらえるため、手戻りが発生したとしても書面契約のような手間は発生しません。

5. 契約業務を効率化するなら電子契約への切り替えがおすすめ

書面契約では、契約書の改ざんや偽造を防ぐため、契約書を製本するのが一般的です。また、契約書のページの連続性を証明するため、契約当事者全員が契印を押す必要があります。

こうした書面契約ならではの手間を減らしたい場合は、電子契約サービスの導入を検討しましょう。書面契約から電子契約に切り替えれば、管理部門の業務効率化やコスト削減を実現することができます。

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電子契約はコスト削減や業務効率の改善だけがメリットではありません。法的効力を持っていて、安全性が高いことをご存知でしょうか。契約締結や送信の履歴・証拠を残すという点でも、実は書面契約より使い勝手よく運用可能です。

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堀内俊裕

堀内俊裕

ジンジャーサインのマーケターとして電子契約サービスの新たな価値を届けるべく奮闘中。年間約50本の電子契約セミナーの企画運営に携わっています。前職はアルバイト領域にてBtoBマーケティング・採用支援・オウンドメディアリクルーティングを3年間経験し、jinjerにJoin。

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