従来、契約書は書面での締結や紙での保存が必要であったため、時間がかかったり、場所をとったりなど多くのデメリットがありました。
しかし、最近では関連法の法整備が進んだため、データでのやり取りや保存が可能となりました。
この記事では、契約書をペーパーレス化する方法と、メリットや注意点を解説します。

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1. 契約書をペーパーレス化する方法

契約書をペーパーレス化するためには、以下の2つの問題を考慮しなくてはいけません。

・契約書は電子的に締結しても問題はないのか
・契約書は電子的方法で保管できるのか

上記の要件をクリアできれば、契約書のペーパーレス化が可能です。
それぞれ問題がない理由を根拠法と合わせて確認します。

1-1. 契約書は電子的に締結しても問題ない

従来、契約書は書面に印刷し署名捺印することで、民事訴訟法上の効力が認められていました。

しかし、電子署名法の整備により、電子契約書に電子署名やタイムスタンプの付与によっても、書面による契約書と同等の法的効力が保証されるようになりました。そのため、契約締結業務ではペーパーレス化が可能となっています。

1-2. 契約書は電子的方法で保管できる

種類により異なるものの、5〜10年間の保管が法人税法などにより義務付けられています。電子的に締結した契約書についても上記と同様の保存が必要です。

なお、契約書の電子的方法での保存は、電子帳簿保存法やe-文書法により認められています。ただし、電子契約書を保存する場合、以下のようにデータの改ざんや消失が起こらない方法を取らなければいけません。

・見読性：保存した文書は表示・印刷などにより内容を確認できるようにすること
・完全性：本人性や非改ざん性を保ち、保存期間中に文書が消失しないこと
・機密性：文書の漏洩や盗難などを防止知る仕組みを備えること
・検索性：該当の文書を検索し探し出せるようにすること

以前は、電子帳簿保存法が厳格であったため、契約書のペーパーレス化を阻む要因となっていました。
しかし、2022年1月の改正により、事前承認制度の廃止や検索要件の緩和がされたことから、以前よりも電子保存しやすい環境が整いました。［注1］

［注1］電子帳簿保存法が改正されました｜国税庁

1-3. 契約書は電子契約システムでペーパーレス化できる

以上のように、契約書は締結から保管に至るまで、全てペーパーレスできる法的基盤が整っています。とはいえ、それぞれの工程を別々に管理するとかえって手続きが煩雑化してしまいます。

電子契約システムでは、契約書の作成と締結、原本保管など、一連の契約業務を電子化できる仕組みが整っているため、契約書のペーパーレス化を進めるうえでも有効な仕組みです。

2. 契約書をペーパーレス化するメリット

契約書のペーパーレス化には単にコピー用紙代や郵送代を節約できるだけでなく、柔軟な働き方に対応したり、契約締結を迅速化できたり、業務全体の効率化にもつながります。それぞれのメリットを解説します。

2-1. 柔軟な働き方への対応

契約の締結から保管までペーパーレス化できれば、インターネットにつながる環境があれば、どこからでも契約書に係る業務を進められます。

紙の契約書に署名捺印をする従来の締結方法では、本人の手元に契約書がないと、契約締結が行えませんでした。
テレワークなどを導入している企業では、押印が必要なために、柔軟な働き方を諦める必要がなくなります。

2-2. 契約締結の迅速化

電子契約ではメールや専用のツールで契約書を送信し、電子署名を付与したあとは返信するだけで締結が完了します。送付や返送などで物理的な距離を考慮する必要がないため、迅速な契約業務が可能です。

また、書類の記載漏れがあれば、インターフェース上で警告を出すことも可能なため、手続きの間違いを防止し迅速に対応する仕組みも備えています。

2-3. コスト管理がしやすい

電子契約システムは、導入費用や月額利用料があらかじめ設定されているため、契約書関係の業務に毎年いくら必要か容易にコストを把握できます。

しかし、紙の契約書の場合、収入印紙代や郵送代、契約書の破棄費用など、契約件数により変動するため、管理が難しくコストの削減もしづらいという問題がありました。

ペーパーレス化すれば、毎月かかるコストを把握でき、費用対効果を得られなければ他のサービスに乗り換えることも可能です。

2-4. 安全性の向上

ペーパーレス化し必要なセキュリティ対策を施せば、契約書の紛失や流出などのリスクを抑えられます。
また、契約内容によっては都度更新が必要です。それらの契約は事前にアラートを設定しておけば、更新を忘れる心配もありません。
紙の契約書管理につきまとう、処理漏れや盗難、火災・災害による消失などのさまざまな不安要素を排除できます。

3. 契約書をペーパーレス化する際の注意点

契約は相手が居て初めて成り立つものです。電子契約も自社のみで進められるものではなく、取引先企業の同意が必要です。

また、実際に契約書のペーパーレス化を進める際は、社内のオペレーションを大幅に変更する必要がある点も考慮しなければいけません。

3-1. 取引相手の理解を得る必要がある

契約書を電子化する場合、取引相手企業の同意が必要です。なかには、電子署名などを不安に思い、従来どおりの紙の契約書を希望されるケースもあるでしょう。

また、取引先によっては、手続きが複雑になるなど、自社の負担が増えるのではないかと懸念される恐れもあります。

電子契約サービスのなかには、取引相手が同じクラウドを利用していなくても、メール承認のみで契約締結できるものもあります。負担がかからないことを説明し、納得してもらうようにしましょう。

3-2. 社内オペレーション変更への対応

契約書のペーパーレス化を進めるためには、社内の契約業務に係るオペレーションも大幅な変更が必要です。パソコンに不慣れな社員なら、電子契約サービスを使いこなせない可能性もでてきます。そのため、導入後のサポート体制が整っていると安心でしょう。

また、電子契約サービスによっては、導入前に必要になる業務の相談ができることもあるので、そのような仕組みを活用してもよいでしょう。

また、当サイトではペーパーレス化を推し進めるポイントや注意点についてまとめた資料も用意しています。
導入につまづきやすい点やペーパーレス化を円滑に進めるためのポイントを紹介しているので、「興味はあるけど、導入するのは難しいのでは？」と感じている方におすすめです。
「まだ社内検討も進んでないし、問い合わせるのはハードルが高い」「とりあえず、情報収集だけしたい」という方はぜひこちらからダウンロードしてご覧ください。

3-3. ペーパーレス化できない契約書もある

法改正が進み、多くの契約が電子化される一方、事業用定期借地契約など一部の契約では現在でも書面による手続きが必要です。

また、電子契約を取り巻く法改正は頻繁に行われているため、ペーパーレス化にあたって、どのような条件が必要になるかも事前に把握しなければいけません。
法律に則らない方法で締結した電子契約は、無効となる可能性もあるため注意しましょう。

4. 契約書をペーパーレス化して周辺業務を快適に進めよう

関連法の整備が進んだため、従来紙でのやり取りが必要であった契約書もペーパーレス化が可能となりました。
契約書を電子化すれば、スピーディーな契約締結ができたり、保存場所を確保する必要がなかったりなど、多くのメリットが生まれます。

しかし、オペレーションの変更など社内外での対応も必要であるため、契約の電子化は計画的に進めましょう。