契約書はPDFでスキャン保存可能?紙の契約書のスキャン保存の注意点とは? | jinjerBlog

契約書はPDFでスキャン保存可能?紙の契約書のスキャン保存の注意点とは?

契約書をスキャンしてPDF化する電子保存は、煩雑になりがちな書類管理の問題を解決する手段のひとつです。

契約書のPDF化は「電子帳簿保存法」でも認められています。しかし、契約書のスキャン保存を適切に実行するためさまざまな要件をクリアしなければなりません。

また、スキャン保存で作成された契約書データは、訴訟において原本と認められていない点にも注意が必要です。

今回は企業が契約書のスキャン保存を導入・運用する上での注意点を解説します。

自社の電子データの保存方法が電子帳簿保存法に即しているか知りたい方へ

電子帳簿保存法

2021年5月の「電子帳簿保存法」改正案公布によって、2022年1月に電子帳簿保存法が改正されました(猶予期間あり)。

これにより、デジタル社会の実現に向けて法整備が進み、今まで電子化できなかった書面が電子化できるようになります。

ジンジャーサインでは主に電子取引のデータ保存に必要な5つの要件について、図を用いてわかりやすく資料にまとめました。是非ダウンロードしてご確認ください。

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1.契約書スキャンによる電子保存

契約書の電子化についてのルールを定めた法律が電子帳簿保存法です。正式名称は「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」といいます。

ビジネスで扱う契約書の多くは法律により一定期間の保存義務が設けられています。しかし、書面一枚の契約書でも長期に渡り事業を継続していればその量は膨大です。管理スペースの確保や管理コストの増大が企業経営を圧迫することも珍しくありません。

企業の経営負担を軽減させるため、電子帳簿保存法では他の法律で定める書類の保存義務に対し特例的に電磁的記録(電子データ)での保存を認めています。

これにより、ビジネスで使用される契約書類の多くでPDF形式での保存が可能となりました。

2.契約書のスキャン保存で得られるメリット

契約書をスキャン保存するメリットは以下の3つが挙げられます。

● どこからでも契約書の内容が確認できる
● 見たい契約書がすぐに見つかる
● 契約書を管理しやすくなる

ここでは3つそれぞれのメリットを詳しく紹介します。

2-1. どこからでも契約書の内容が閲覧できる

電子的に保存された契約書であれば、インターネット環境さえあればオフィス以外のどこからでも契約書が閲覧できます。

これはテレワークが推奨される現在では大きなメリットです。書類確認のためだけにオフィスに出向く手間がなくなります。

2-2. 見たい契約書がすぐに見つかる

電子データとして保存された契約書であれば、参照したい契約書の検索も容易です。紙媒体の契約書の場合、必要な書類を探すのに何十分もかかることもあります。

ファイル名から検索できる電子データであれば、目的の契約書にアクセスするのに1分もかかりません。

2-3. 契約書が管理しやすくなる

契約書を電子的に保存することにより、管理にかかる手間も大幅に削減されます。電子ファイルは紙のように劣化することもなく、書類の持ち出しによる紛失のリスクもありません。

また、重要書類が不特定多数の従業員の目に触れないよう閲覧制限を設けることも可能です。

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3.契約書のスキャン保存にはデメリットもある

一方で契約書のスキャン保存にはデメリットもあります。主に挙げられるのは次の2つです。

● 契約書のPDF化にコストがかかる
● PDF化後も破棄できない契約書がある

以下で詳しくみていきます。

3-1. 契約書のPDF化にコストがかかる

ひとつめのデメリットが契約書のPDF化作業に手間とコストがかかる点です。契約書を1枚1枚スキャンし、さらに電子ファイルそれぞれに適切なファイル名を付けていく作業には膨大な時間がかかります。

自社で対応が難しいようであれば、契約書の電子化作業を専門におこなう業者への依頼も検討しましょう。

3-2. 過去の契約書は簡単に破棄できない

実際には契約書をPDF化したからといって、全ての紙の原本をすぐに破棄できる訳ではありません。

既に成約済みの契約書に関しては、法的な保管期限を迎えるまで紙の契約書も保管しておくことが望ましい対応です。

PDF形式で保存しているとはいえ、相手の同意なく契約書を破棄することは避けた方がよいでしょう。

4.契約書のスキャン保存の注意点

契約書のスキャン保存を導入する際は、以下3つの点に注意しましょう。

● 電子帳簿保存法で定める要件を満たさなければならない
● 税務署長の事前承認が必要(※過去契約書のみ)
● 訴訟上「原本」として扱われないため証拠力が低い

4-1. 電子帳簿保存法で定める要件を満たさなければならない

紙の契約書を電子データで管理する場合、ただ契約書をスキャンして画像データを作成しただけでは原本として認められません。

電子帳簿保存法施行規則では、契約書のスキャン保存に必要な要件が細かく定められています。

スキャン保存を開始する際は自社の保存方法が要件を満たしているか必ず確認しましょう。満たすべき要件は以下を参照してください。[注1]

入力期間
契約書の受領後、概ね7営業日以内にスキャン保存をおこなうこと

解像度・カラー
● 解像度が200dpi相当以上であること
● 赤色、緑色、青色の階調がそれぞれ256階調以上(24ビットカラー)であること

タイムスタンプの付与
入力期間内に、一般社団法人日本データ通信協会が認定する業務に係るタイムスタンプを付与すること

読取情報の保存
読み取った際の解像度、階調、書類のサイズに関する情報を保存すること

バージョン管理
契約書の内容訂正または削除をおこなった際は、その事実が分かる形式で保存されていること

入力者情報の確認
スキャン保存の実施者または実施者を直接監督する者に関する情報が確認できること

帳簿との相互関連性
スキャン保存した契約書とそれに関連する国税関連帳簿との間で、相互にその関連性が確認できること

見読可能装置の備付け等
スキャン保存した契約書の保管場所に14インチ以上のカラーディスプレイ、カラープリンタ、パソコン等が備え付けられており、速やかに内容の出力ができること。なお、出力された電子データは以下の要件を満たしていること
● 整然とした形式
● 紙の契約書と同程度に明瞭
● 拡大・縮小ができる
● 4ポイントの大きさの文字が認識できる

システム関連書類の備付け
スキャン保存した契約書の保管場所に、使用した管理システムの関連書類(概要書、仕様書、マニュアル等)が備え付けられていること

検索機能の確保
● 取引年月日等の日付、取引金額、取引先での検索
● 日付または金額に係る記録項目について範囲を指定しての検索
● 2以上の任意の記録項目を組み合わせての検索

[注1]国税庁|はじめませんか、書類のスキャナ保存!(令和3年11月)

4-2. 過去重要書類のPDF化は税務署長の事前承認が必要

過去の契約書をPDF化する際は、スキャンを開始する3ヶ月前に所轄税務署へ申請し、税務署長の承認を得なければなりません。ここでいう「過去」とは、スキャン保存の運用を開始した日以前の日付を指します。

税務署長の承認なくPDF化された過去の契約書は法的効力がないため、気をつけましょう。

4-3. 訴訟上「原本」として扱われないため証拠力が低い

紙の原本をスキャナでPDF化した契約書は、訴訟上では単なる「原本のコピー」と判断される可能性があります。
原本として認められなければ法的な証拠力は乏しく、裁判の証拠として提出するには不十分です。

なお、紙の原本のスキャンではなく、予め電子契約システムで作成された電子署名付きの契約書であれば訴訟上も原本と同等のものとして扱われます。

5.電子契約サービスで実現できること

最後に電子契約サービスを用いた契約書の電子化について解説します。同じ電子化であってもスキャン保存とは運用方法も法律上の扱いも全く別です。

導入コストが発生しますが、より効率的かつ実践的なペーパーレス化を希望される方は電子契約サービスの導入をおすすめします。

5-1. クラウド上で電子契約書を管理可能

電子契約サービスとは、電子契約書を用いて完全ペーパーレスで契約をおこなうためのビジネスソリューションです。

スキャン保存は初めに紙で作成した原本をスキャナで取り込み電子化しますが、電子契約サービスは初めから電子データとして契約書を作成します。

成約済みの契約書もシステムが自動的に管理するため、基本的には人の手でファイル名を変更したり、ファイルの保存先を割り振ったりする必要はありません。

また、更新期限が近付いた契約書をアラートで通知する機能を備えたサービスもあり、高い業務効率化効果を発揮します。

5-2. 法的効力を有する電子契約書の作成

電子契約サービスであれば法的にも効力を持つ電子契約書が作成可能です。スキャン保存でPDF化した契約書と異なり、訴訟の場でも「原本」として確かな証拠力が認められます。

電子契約書が高い信用力を持つ理由が、電子契約サービスとセットで運用される電子署名にあります。

電子署名は第三者機関である認証局が発行する電子証明書に基づくものであり、高い本人性が担保されています。

5-3. 認定タイムスタンプ付与による非改ざん性の担保

電子契約書はタイムスタンプによって非改ざん性が担保されます。タイムスタンプはその電子ファイル固有の数値であるハッシュ値を用い、最後に編集された日時を記録する仕組みのことです。

編集が加えられたファイルはハッシュ値も変化するため、数値を照らし合わせることで改ざんの有無を確認できます。

電子契約サービスで作成された電子契約書は電子署名とタイムスタンプという2つの仕組みによって真正性が証明されます。

6.契約書のスキャン保存は目的を定めて運用しましょう

スキャン保存による契約書の電子化はあくまで簡易的なものです。法的効力を保持したまま電子化を進めるのであれば、電子契約サービスの導入を検討しましょう。

一方、社内における閲覧性の向上や管理業務の簡素化を目的とするのであればスキャン保存による電子化でも一定の効果を発揮します。契約書の電子化にはコストもかかるため、しっかりと目的を定めて適切に取り組みましょう。

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