電子契約サービスのアラート機能とは?契約リスクを電子化で最小限に | jinjerBlog

電子契約サービスのアラート機能とは?契約リスクを電子化で最小限に

不動産業や建築業など、多くの契約書を取り交わす企業では契約期限の管理に細心の注意を払う必要があります。
しかし、契約書の期日管理には多くの工数がかかります。

法務部門の人員が少ない企業にとって、契約期限を細かく管理するのは容易ではありません。

そこで役に立つのが、電子契約サービスの「アラート機能」です。

この記事では、契約書の期日管理の課題と対策、電子契約サービスのアラート機能を活用するメリットを解説します。

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1.契約管理で生じがちなリスクと対策方法

契約管理で生じやすいリスクとして、「契約書の期日管理」に関するものが挙げられます。

もし契約書の期限が過ぎてしまったら、「契約更新が遅れる」「不必要な契約が自動更新される」可能性があります。

しかし、数百件や数千件の契約書の日付を一つひとつ転記し、人の目で期限漏れがないか確認する作業は工数がかかります。

契約管理で不利益をこうむらないためにも、契約書の期日管理の方法を見直しましょう。

1-1.契約期限管理の5つのリスク

企業の法務部門では、他の契約業務と並行しながら契約書の期日管理をおこなうケースが少なからず見られます。
もし契約期限の管理がうまくいかなかった場合、次の5つのリスクが生じます。

● 契約期限をリアルタイムに管理できない
● 契約更新が遅れてしまう
● 契約更新漏れで不利益をこうむる
● 不必要な契約が自動更新されてしまう
● トラブルの際にすぐに契約内容を参照できない

一般的な契約書の期日管理は、契約書に記載された「契約開始日」「契約終了日」「自動更新の有無」などを紙の一覧表に転記し、担当者が定期的にチェックするという業務フローでおこなわれます。

しかし、この方法では契約期限をリアルタイムに管理できません。そのため、担当者のチェックが遅れた場合に契約更新に影響が出ます。

たとえば、契約更新の遅れや漏れが発生した場合や、不必要な契約が自動更新された場合、企業が不利益をこうむるリスクがあります。

また、数百件や数千件の契約書を取り交わす企業の場合、紙ベースの一覧表に依存した期日管理では、万が一トラブルが発生した際にすぐに契約内容を参照できません。

こうした契約管理のリスクを避けるためにも、これまでの契約書の期日管理の方法を見直す必要があります。

1-2.契約期限を管理する3つの方法

契約期限を管理する方法として、たとえば次の3つの方法があります。

● Excelで管理する
● 期日管理システムを自社開発する
● 電子契約サービスのアラート機能を活用する

まず、契約期限をExcelのシートにまとめ、担当者が更新作業をおこなうという方法が挙げられます。

しかし、この方法では担当者が定期的にExcelシートを確認しなければならないため、根本的な業務効率化にはつながりません。

企業によっては、契約書の期日管理システムを自社開発するケースもあります。

自社の業態にあったシステムを独自に開発できるという強みがありますが、「情報システム部門のない企業にとっては難しい」「自社開発には多くの工数がかかる」点がデメリットです。

なるべく手間やコストを抑えて契約書の期日管理をおこないたい企業は、電子契約サービスに搭載された「アラート機能」を活用しましょう。

電子契約サービスのアラート機能の特徴やメリットについては次の章で詳しく説明します。

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2.電子契約サービスのアラート機能とは?契約期限を自動でお知らせ

一般的な電子契約サービスには、契約期限を自動でお知らせする「アラート機能」が備わっています。

アラート機能を活用すれば、「契約終了日」「自動更新の期日」「解約通知期限」が迫った場合、担当者宛てにアラートメールが送られます。

契約書の期限を一覧表にしてまとめたり、担当者が更新作業やチェックをおこなったりする必要がないため、効率よく契約期限の管理が可能です。

2-1.契約書を登録するだけでアラートメールを送信可能

それでは、電子契約サービスのアラート機能を活用する場合、業務フローが具体的にどのように変わるのでしょうか。

企業の法務担当者がすべきことは、契約書の契約開始日や契約終了日などのデータを電子契約サービスのデータベースに登録することだけです。

契約期限が近づくと自動でアラートメールが送信されるため、担当者が契約期限を一つひとつ確認する必要がありません。

契約期限を紙の一覧表やExcelシートで管理する方法と比べて、より効率的に契約書の期日管理をおこなえるのが電子契約サービスのアラート機能のメリットです。

2-2.電子契約サービスでアラート通知できる3つの契約期限

一般的な電子契約サービスでアラート通知できるのは次の3点です。

● 契約終了日
● 自動更新の有無
● 解約通知期限

業務フローとしては、契約書を登録するときに「契約終了日」「自動更新の有無」「解約通知期限」の3点を入力する必要があります。

このとき、担当者が任意のアラート日を設定することもできます。

たとえば、解約について3ヶ月前や6ヶ月前に担当者に確認したい場合は、3ヶ月前や6ヶ月前のタイミングでアラートメールを送ることができます。

なお、電子契約サービスによって通知できる契約期限が変わるため、サービスの選定の際に確認しましょう。

また、アラート機能が利用できないサービスやプランもあり、一般的にシステムを導入したら10年ほど変更しないとも言われているため、導入するサービスは慎重に決める必要があります。

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3.アラート機能を活用した電子契約の導入事例

電子契約サービスの導入を検討中の方のため、契約書の期日管理にアラート機能を活用した企業の事例を紹介します。

月に数十件の契約業務が発生する化学メーカーの事例では、電子契約サービスのアラート機能を活用し、契約書の期日管理を効率化することに成功しました。

これまでは契約管理のため自社開発のシステムを利用していましたが、契約期限を通知する機能がありませんでした。

ベンダーに機能追加の見積もりをとりましたが、高額な開発費用がかかると知り、断念していました。

そこで電子契約サービスのアラート機能を利用したところ、多額のコストをかけずに契約書の有効期限や更新期限を担当者に通知できるようになりました。

また、契約書の検索機能を活用し、有効期限や更新期限が近い契約書をすばやく検索できるようになりました。

紙の契約書を電子契約サービスに取り込む場合は、スキャンや日付の入力などの手間がかかりますが、現状は1件あたり1〜2分の作業で済んでいます。

収益部門ではない法務部としての性格上、契約済みの電子契約サービスの月額利用料金しかコストが発生しないのは費用対効果が大きいと感じています。

4.電子契約サービスのアラート機能なら効率よく契約期限の管理が可能

契約管理で生じやすいリスクとして、「契約更新の遅れ」「不必要な契約の自動更新」などが挙げられます。
しかし、法務部門の人員が少ない企業の場合、契約書の期日管理を手作業でおこなうのは困難です。

そこで電子契約サービスのアラート機能を活用すれば、効率よく契約期限を管理できます。

電子契約サービスなら、契約書を登録するときに「契約終了日」「自動更新の有無」「解約通知期限」の3つの情報を入力すれば、担当者に自動でアラートメールが送信されます。

契約書の期日管理を電子化することで、これまでかかった手間やコストを削減し、数百件や数千件単位の契約期限を漏らさず一元管理することが可能です。

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