テレワークの浸透や日本全体でDX化が推進されている背景から、電子契約システムによる契約プロセスのデジタル化を検討する企業も増えています。しかしながら、電子契約システムにはさまざまな種類があるため、自社にあうシステムを選ぶのは非常に手間がかかります。

本記事では、電子契約システムの提供会社を選ぶときにチェックしておきたい比較ポイントを紹介します。

1.電子契約とは？

電子契約とは、従来紙ベースの契約書に捺印・署名していた締結フローを、電子上でおこなうことを指します。

そもそも契約とは、当事者の合意によって法律上の権利や義務を発生させる制度です。契約は口頭のみでも成り立ちますが、証拠となる契約書面が存在しない場合、トラブルが発生した際に裁判などで不利になる可能性があります。

そのような事象を防ぐために、会社間で取引をおこなう際には、契約書を取り交わして、契約の正当性を担保するのが一般的です。

日本全体としてデジタル化が推進されている流れや、リモートワークの増加という背景から、従来は紙でおこなわれていた契約プロセスを電子化する企業が増えています。

1-1.電子契約と紙面での契約との違い

電子契約と紙面での契約との違いは、主に「保管形式」「保管場所」「受け渡し方法」の3つです。

▼電子契約
・保管形式：電子データ（PDFなど）
・保管場所：自社のファイルサーバー、電子契約システム
・受け渡し方法：メール、電子契約システム

▼紙面での契約
・保管形式： 紙書類
・保管場所：キャビネット、倉庫
・受け渡し方法：持参、郵送

1-2.法的効力を高めるには電子署名が必要

電子契約は、紙ベースの契約のように筆跡や印影による確認ができません。
そのため、「改ざんしやすい」というリスクがあり、法的効力に不安を持つ方もいるでしょう。

しかし、「電子署名」を使用することで電子契約でも法的効力を担保することが可能となります。
電子署名とは、「本人性の証明」「非改ざん性の証明」を実現させるために付与する署名のことです。

電子署名は、電子証明書やタイムスタンプによって、紙ベースでの署名・押印と同レベルの高い法的効力を発揮できるようになります。

2.電子契約の仕組みは？

電子契約では、本人性があるか、改ざんされていないかを確認するために、公開鍵暗号方式という技術が採用されています。ここからは公開鍵暗号方式の仕組みについて解説します。

まず、電子契約の送信者側が書面データをメールなどで送信すると、その契約書にはハッシュ値という関数によって文字列に変換されます。ハッシュ値は書面データの文章に基づいて作られるものではありますが、ハッシュ値から元の文章を復元することは不可能なので安心です。

また、さらにハッシュ値を暗号化するためには「秘密鍵」というものを使用します。

対して、受信者側は暗号化されたハッシュ値を受け取ることになりますが、その解読に必要となるのが秘密鍵に対応する「公開鍵」というものです。この公開鍵を使用することで、受信者はハッシュ値を解読し、契約書の文章からハッシュ値を算出します。

受信者が計算したハッシュ値と、公開鍵を使って解読したハッシュ値が一致することで、送信者本人かた送られてきていること、その文章が改ざんされていないことを確認することができます。

3.電子契約システム提供会社の比較ポイント

電子契約システムとは、紙ベースの契約でおこなっていた「契約書の作成」「送付」「保管」といった一連の流れを、サーバーやクラウド上でおこなうものです。
提供会社によって特徴は異なるため、自社のニーズと照らしながら選択することが必要となります。

ここからは、電子契約システム提供会社を比較するときに、チェックしておきたいポイントを紹介します。

3-1.電子契約の種類

電子契約には、「立会人型（事業者署名型）」と「当事者型」という2つの種類があります。
立会人型では、電子契約システムを提供する会社が電子署名を付与します。

電子証明書の取得が不要なうえ、相手が電子契約システムを導入していなくても利用することができます。
本人確認はメール認証などで済ませられるため、面倒な手間も発生しません。

一方、当事者型は、電子証明書を利用して契約する当事者が自分で電子署名を発行する方法です。

当事者型の場合には、電子認証局によって発行される電子証明書を、送信者と受信者のそれぞれが取得・維持する必要があります。手間がかかる分、電子認証局を挟む当事者型の方が証拠力は高いです。

ただし、立会人型でも、適切な認証プロセスを経ていれば、「法的効力がある」と認められます。

総務省、法務省、経済産業省は、2020年9月4日付「利用者の指示に基づきサービス提供事業者自身の署名鍵により暗号化等を行う電子契約サービスに関するQ&A」において、以下の見解を示しています。

例えば、サービス提供事業者の署名鍵及び利用者のパスワード（符号）並びにサーバー及び利用者の手元にある2要素認証用のスマートフォン又はトークン（物件）等を適正に管理することが該当し得ると考えられる。

引用：利用者の指示に基づきサービス提供事業者自身の署名鍵により暗号化等を行う電子契約サービスに関するQ&A（電子署名法3条に関するQ&A）｜経済産業省

契約の重要度・訴訟リスクの高さなどを考慮して、「立会人型」「当事者型」のどちらを選択すべきか決めましょう。

3-2.契約数に適した料金プラン

電子契約システムの料金プランとしては、主に「月額定額制」「従量制」「定額・従量制のミックス」の3種類があります。

月額定額制の場合、会社規模が大きく契約数が多ければ、割安で利用することができます。しかし、会社規模が小さく契約数が少ないと、費用対効果が見合わない場合もあるでしょう。

会社規模があまり大きくない場合には、従量制を選択して、契約が発生するたびに課金される料金プランを選んだ方がよいでしょう。

また、月によって契約数の変動が大きい場合には、定額・従量制のミックス型が効率的です。自社の月々の契約数を割り出し、最適なプランを選ぶようにしましょう。

3-3.使いやすさ

電子契約システムの導入により業務効率を上げるには、使いやすいUI（ユーザーインターフェース）であることが重要です。マニュアルがないと利用できないような複雑なシステムでは、かえって業務効率が落ちてしまいます。

また、既存システムと連携しやすいかどうかも重要でしょう。

例えば、営業のデータベースから企業情報を連携できるシステムであれば、データをそのまま流用することもできます。この場合、入力ミスが起こりにくく、従業員に負担がかかりません。

電子契約システムを導入する際は、まず現場メンバーによって機能性が良いか確認してもらうとよいでしょう。

3-4.セキュリティ対策

契約業務において最も重視しなくてはならないのが、セキュリティ対策が適切に施されているかです。

契約情報に限らず、社内のデータ漏洩は、確実に避けたい事象の一つです。

ファイルの暗号化やIPアドレスで閲覧が制限されるものなど、一定のセキュリティがそのシステムで確保されているかは非常に重要です。

4.電子契約システム導入時の注意点

電子契約システムを導入するに当たり、フォロー体制の確立や取引先に理解を求めることは必要です。
現場が混乱しないよう、導入準備をしっかりとおこなう必要があります。

電子契約システムを導入する際、注意しておくべきポイントを紹介します。

4-1.従業員をフォローする仕組みを作る

電子契約システムは業務の効率化に最適です。しかし、社内でシステムが定着するまでは、使いにくいという意見が出てくることもあるでしょう。
十分なフォロー体制が整えられていないまま電子契約を導入した場合、従来の書面契約に戻したい従業員も出てくるかもしれません。

このような事態を避けるためには、「相談窓口を設置してフォローする」「質問メールの受付窓口を作る」など、従業員が相談しやすい環境を作ることが重要です。

なお、スムーズなシステム導入を目指すなら、従業員に事前説明をおこなうとよいでしょう。導入後も定期的に講習会などをおこない、従業員がシステムを使いこなせているかどうかチェックしてください。

4-2.取引先に理解を求める

電子契約システムを新たに導入する場合には、取引先にも理解を求める必要があります。
とくに主要な取引先や頻繁に契約締結をおこなう取引先には、導入前に話を通しておいた方がよいでしょう。

特に、当事者型の電子契約システムでは、取引相手にもアカウントを取得してもらわなければなりません。
可能であれば、メールや電話のみの説明ではなく、対面やWeb会議で丁寧な説明をした方が、相手の理解を得やすくなります。

4-3.スモールスタートで始める

電子契約システムに限らず、企業で新しいシステムを導入する場合は「スモールスタート」が鉄則です。
最初から全社的に電子契約に移行してしまうと、万が一上手く導入できなかった際の立て直しが難しくなります。

まずは部署・部門単位で導入を始め、効果・検証を繰り返しながら適用範囲を広げていきましょう。

4-4.社内規定（ルール）や締結フローを整える

電子契約と紙面での契約では、締結フローが大きく変更されるケースが多いでしょう。

社内規定や締結フローを整えていない状態でシステムの利用を開始してしまうと、担当者が勝手に契約を締結できてしまったり、なかなか契約を締結できなかったりする状況が発生する可能性があります。

社内で混乱を起こさないためにも、実際に利用を始める前に、マニュアルとともに締結フローを整えておくことが重要です。

5.自社に最適な電子契約システムを選択しよう

電子契約システムを導入することで、企業は書面契約で発生する捺印や郵送の手間から解放されます。
印刷代・印紙代等のコストカットができるのはもちろん、保管場所について悩むこともなくなります。

電子契約システムを選択するときのポイントは、システムの種類やコスト、機能などを見極めることです。まずは自社の課題や現状把握を適切におこなうようにしましょう。

競争社会におかれる企業にとって、不要なコストを削減して生産性を高めていくことは非常に重要です。自社に適した電子契約システムを導入して、業務効率を向上させていきましょう。