飲食業こそ電子契約にすべし!|電子化すれば雇用契約の書類に追われなくて済む! | jinjerBlog

飲食業こそ電子契約にすべし!|電子化すれば雇用契約の書類に追われなくて済む!

飲食業界は、数ある業種の中でも、特にパート・アルバイトの出入りが激しい業界のひとつです。特に全国でチェーン展開している飲食店の場合、全店舗の雇用契約書等を、本部の人事担当者が一括管理するのは難しく、書類関連の雑務でほぼ毎日残業…というケースも少なくありません。

そんなときは、雇用契約書等を電子契約で結ぶなど電子化を促進して、業務の効率化を図るのがおすすめです。

今回は、飲食業界こそおすすめしたい電子契約の基礎知識や、契約を電子化することのメリット、電子契約を導入すべき飲食業者の特徴、具体的な電子契約の導入方法について解説します。

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ガイドブックでは、電子契約の仕組みや実際の業務フロー、電子契約の根拠となる法律や電子契約のサービスを導入するまでに準備すべきことまでを網羅的に解説しており、これ一冊で電子契約の仕組み理解から導入まで対応できる資料になっています。

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1.電子契約とは

電子契約とは、電子データ化した契約書に電子署名することで締結する契約のことです。

紙の契約書を作成・印刷→従業員に署名・押印してもらう→用紙を回収・ファイリングする…といった一連のプロセスが必要になる従来の方法に比べると、手間と時間を節約できる点が特徴です。

それでいて、契約書としての効力は書面で交わした契約と同等ですので、業務効率だけを大幅にアップできます。

これまで紙の契約書を使っていた方からすると「電子契約は難しそう…」というイメージがあるかもしれませんが、電子契約サービスを利用すれば、初めての方でも簡単に契約書を電子化ができます。

2021年1月に実施された「企業IT利活用動向調査2021」によると、電子契約の利用企業は67.2%で、検討中の企業も含めると全体の8割強が電子契約を利用する見込となっています。[注1]

業種別の利用状況をみると、飲食業が含まれる「卸売・小売」のうち、何らかの形で電子契約を利用している事業者は61.5%と半数を超えており、新しい契約の形として広く普及していることがわかります。

[注1]一般財団法人日本情報経済社会推進協会(JIPDEC):「企業IT利活用動向調査2021」集計結果(詳細版)[pdf]

2.飲食業で電子契約を導入して得られるメリット

飲食業で電子契約を導入した場合に得られる主なメリットを3つのポイントにわけて解説します。

2-1. 雇用契約書のペーパーレス化

冒頭でも説明した通り、飲食業はパートやアルバイト従業員の出入りが激しい分、雇用契約を交わす回数も多くなりがちです。1人パート、アルバイトが入社するたびに、紙の契約書を手渡して署名・押印してもらい、回収した書類を保管・管理するのには、それなりの手間と時間がかかってしまいます。

また、従業員数の多いチェーン店の場合、ファイリングした全員分の契約書を保管する場所を確保する必要があるほか、何らかの理由で特定の契約書を閲覧したい場合、膨大な量の契約書から、必要な契約書を探し出さなければなりません。

最近は契約書をパソコンで管理しているところも多いですが、紙の契約書の内容をExcelなどに手入力するのは、やはり手間と時間がかかります。

電子契約を導入すれば、インターネットを通じてデータを送信できるので、わざわざ対面で契約書を手渡し・回収した後にパソコンに入力して管理する手間がいりません。

また、もともと電子データなので、紙の契約書からの転写も必要なく、そのままクラウド上でデータを保管できます。

電子データなので保管場所が必要ないのはもちろん、データの検索・閲覧も簡単にできるので、契約書の作成・手渡し・回収・転写・保管・管理といったすべてのプロセスを簡略化できます。

2-2. 契約書の未提出・提出遅れなどを抑制可能

大規模なチェーン店の場合、雇用契約書はまず店舗ごとに作成・回収しますが、紙の契約書を本社に送付するには郵送手続きが必要です。

仮に1ヶ月単位で契約書をまとめて郵送する方法を採用している場合、すでに従業員が働いているのに、本社で契約書の内容を確認できないという事態が発生してしまいます。

電子契約なら、インターネットを通じてデータを瞬時に送信できるので、契約と同時に本社・支店の両方で契約内容を共有することができます。

2-3. 契約更新や誓約書の送付も一括で可能

一定の期限を設けて従業員を雇用する場合、契約の満期を迎えた時点で更新手続きをおこなう必要があります。更新手続きのタイミングは従業員ごとに差がある上、契約内容に違いがある場合は、ひとつひとつの宛先ごとに異なる文書を作成・送付しなければなりません。

電子契約サービスを利用すれば、CSVファイルに入力した従業員情報を契約更新関連の文書テンプレートに差し込むことができるので、内容が異なる書類を一括作成することが可能です。契約更新はもちろん、誓約書の送付などもまとめておこなえるため、手続きにまつわる作業を効率化できます。

3.電子契約を導入すべき飲食系企業の特徴

電子契約に興味はあるけれど、実際に効果が出るかわからず、導入を迷っている…という方も多いでしょう。

電子契約の導入によって得られるメリットの大きさは企業によって異なりますが、以下の特徴に当てはまる場合は、電子契約の導入によって高い費用対効果を期待できます。

3-1.人事総務担当の業務を極めて少数の人員でおこなっている

雇用契約書の作成・管理から、従業員の人事データ管理にいたるまで、すべての人事総務担当の業務を少人数でおこなっている場合、1人あたりにかかる業務負担が大きくなります。

電子契約によって契約のプロセスを効率化すれば、業務にかかる時間と手間を大幅にカットできるため、人事総務担当者の長時間労働の問題も解消できます。

3-2.アルバイト・パート従業員の割合が高い・出入りが多い

アルバイト・パート従業員の比率が多い飲食店業者では、従業員の入れ替わりが激しく、ひと月に何人もの従業員と雇用契約を結ぶケースも少なくありません。

新しい従業員が入るたびに、いちいち紙の契約書を作成していると手間と時間がかかる上、紙の印刷代や本社への郵送代などの経費もかさみますので、電子契約にして手続きもコストもスマート化した方がよいでしょう。

3-3.アルバイト・パート従業員の契約状況の把握ができていない

実際の契約と、本社に契約書が届くまでの間にタイムラグがあると、アルバイトやパート従業員の契約状況をリアルタイムに把握できなくなります。

特に、契約書の内容に不備があった場合、再び支店に連絡し、修正した書類を再送付してもらうといった手続きが必要になるため、有効な契約書が手元にそろうまでにかなりの時間を要します。

電子契約なら、契約と同時に電子データを瞬時に本社へ送ることができますし、ミスが見つかっても迅速に対処できるため、実際の契約からほとんどタイムラグなしで契約書を手元にそろえることができます。

▼アルバイト・パート採用における雇用契約書の業務工数を電子契約で削減した株式会社LOTTE Hotel Araiの導入事例はこちら

「ジンジャーサインは1人月分以上の価値がある」150人分の雇用契約書類の工数を削減|株式会社LOTTE Hotel Arai導入事例

4.具体的な電子契約導入方法

飲食系企業で電子契約を導入する具体的な方法をご紹介します。

4-1.電子契約サービスを導入すれば一括で契約書の管理が可能

飲食系企業に電子契約を導入する方法は意外と簡単で、自社に合った電子契約サービスを利用するだけです。

電子契約サービスとは、電子契約を締結するのに必要なプロセスを、すべてクラウド上でおこなうことができるシステムのことです。電子署名の機能から、電子証明書の発行、タイムスタンプ機能ワークフローの設定、アラート機能など、電子契約に関するさまざまな機能が搭載されており、安全かつ簡単に電子契約を締結できます。

電子データはクラウド上で送受信および管理できるので、多店舗展開している飲食店業者でも、すべての店舗の契約書を一括管理できるところが大きな特徴です。

なお、利用できる機能は電子契約サービスによって異なりますので、電子契約の導入を検討するのなら、まずはサービスの選定からスタートしましょう。

4-2.電子契約サービスの選び方

電子契約サービスを導入するにあたって何より大切なのは、自社に合った特徴・機能を備えたサービスを選ぶことです。

たとえば、契約書の作成作業を効率化したいのなら、文書テンプレートから作成できる機能が必要ですし、PCだけでなく、スマホやタブレットでも利用したいという場合は、マルチデバイス対応のサービスを選ぶ必要があります。

また、電子契約サービスは一度導入したら長く使い続けていくものですので、導入費やランニングコストが予算内に収まるかどうかも重要なポイントになります。

他にも、PCの扱いが不慣れな方が利用するのなら、直感的に操作できる画面レイアウトを採用したものを選ぶなど、利用者のスキルも考慮することが大切です。

なお、雇用する従業員の数が多い飲食店業者の場合は、契約書の進捗状況をリアルタイムにチェックできるステータス管理機能や、契約書をまとめて送れる一括送信機能は必須といえます。

どちらも電子契約サービスの基本的な機能ではありますが、ワークフローをどこまで設定できるか、内容が異なる文書を一括送信できるかどうか、など細かい内容はサービスによって異なりますので、サービス同士をよく比較して選ぶことをおすすめします。

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電子契約サービスを導入検討しているが、どのサービスが自社に合うのかわからずお悩みのご担当者様は、こちらから「電子契約の始め方ガイドブック」をダウンロードして選定ポイントをご確認ください。

5.飲食業の雇用は効率的な電子契約がおすすめ

アルバイト・パート従業員の出入りが多く、かつ一度に多くの従業員を雇用することが多い飲食系企業では、毎月ひんぱんに雇用契約が取り交わされます。

新しい従業員が入るたびに、いちいち紙の書類を作成・回収・管理するとなると膨大な時間と手間、そしてコストがかかりますので、PC上ですべての契約プロセスが完結し、データを一元管理できる電子契約の導入をおすすめします。

電子契約は、電子契約サービスを導入するだけで簡単に利用可能です。ただし、機能や特徴はサービスごとに異なりますので、自社のニーズや目的、予算に合わせて、最適なサービスを選ぶようにしましょう。

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