電子契約とは、PDFなど電子的に作成した契約書で締結する仕組みです。
なお、電子契約にも法的効力は認められるものの、本人性や非改ざん性などを担保する仕組みが必要なため注意しましょう。
この記事では、電子契約の基礎知識と、電子契約の始め方、導入メリットを解説します。

1.電子契約の基礎知識

従来の契約締結では、紙の契約書に署名捺印をするのが一般的でした。
しかし最近では、関連法の整備が進んだため、電子的方法により契約締結が行えるようになりました。
電子契約では、データ化された契約書に電子署名やタイムスタンプなどを付与して契約を結びます

1-1.電子契約も法的効力が生じる

電子契約により締結した契約書も、紙の契約書に署名捺印をしたものと同等の法的効果が電子署名法第3条により保証されています。ただし、電子的に作成した文書は、改変や改ざんが容易なため、これらを防止する仕組みを備えることが求められます。

具体的には、文書の本人証明や非改ざん証明をする電子署名や、存在証明と非改ざん証明をするタイムスタンプなどを付与しなければいけません。これら2つの仕組みがそろうことで、文書の完全性を保証できます。

電子契約のやり方にはさまざまな方法があるものの、法的な証拠として有効な契約をしたい場合、上記を満たしているか確認するとよいでしょう。

2.電子契約の具体的なやり方

電子契約を結ぶ方法としては下記2つのやり方があります。

・電子契約書を作成しメールで送信する
・電子契約システムを導入し締結する

なお、1のやり方は手軽ではあるものの、文書の改ざん防止策など、全て自社で整備しなければいけません。そのため、2の電子契約システムを導入するやり方が一般的です。
ここでは、電子契約システムを導入した電子契約のやり方を解説します。

2-1.電子契約システムを導入する

まずは、自社に電子契約システムを導入しましょう。電子契約システムでは、以下のように、電子契約に必要な基本的機能が備わっています。

・契約書テンプレート
・契約締結ワークフロー
・電子署名・電子印鑑の付与
・タイムスタンプの付与
・電子証明書の付与や確認
・検索機能
・原本管理機能
・外部システム連携

これらの仕組みにより、契約業務を効率化できるだけでなく、法的効力を備えた電子契約が可能となります。
電子契約システムの多くはクラウド型で、Webブラウザ上で使えるものが多くあります。そのため、導入のためにアプリなどをインストールする必要もありません。
なお、導入費用や月額利用料、細かなサービス内容には違いがあるため、自社で使いやすいものを選ぶことが大切です。

2-2.自社のワークフローを整備する

導入後は社内でスムーズに運用できるよう、ワークフローを整備したり、社内研修を開いたりする必要もあるでしょう。

また、電子化したい契約書が複数あるなら、まずは導入範囲を絞って活用するのも効果的です。

なお、取引先には事前に電子契約に対応したことを告知しましょう。

2-3.契約方法に則り先方と契約を結ぶ

電子契約の方法には、「事業者型（立会人型）」と「当事者型」の2つのやり方があります。それぞれ、電子証明書を用意する先が異なります。

なお、電子証明書とは認証局という第三者機関により発行される、電子的に認められた身分証明書や印鑑証明に相当するものです。

2-4.事業者型（立会人型）

事業者型（立会人型）とは、電子契約システムの事業者側で電子証明書を用意し、メール認証により契約者同士の本人性を担保するやり方です。

この方法では、取引相手先が電子契約システムを導入していなくても、メールにより本人確認ができるため電子契約の締結が可能です。
容易に電子契約を進められる反面、当事者型よりも本人性に不安が残る点に注意が必要です。

2-5.当事者型

当事者型とは、自社と取引先、それぞれで電子証明書を取得し付与することで契約締結をするやり方です。
どちらも確実に本人認証をしているので本人性が高い反面、契約相手にも電子証明書の取得を求めるため、事業者型よりも手間がかかる点がデメリットです。

それぞれの特徴を理解し、必要に応じて適切な方法を選ぶとよいでしょう。

2-6.締結後の契約書を保管する

締結し終わった電子契約書は、電子帳簿保存法などに対応する以下の要件を満たした方法で保管しなければいけません。

・見読性：保存した文書を表示・印刷するなどして内容を確認できること
・完全性：本人性や非改ざん性が確認でき、保存期間中に文書が消失しないこと
・機密性：文書の漏洩や盗難などを防止できること
・検索性：該当の文書を探し出せる仕組みがあること

なお、電子契約サービスにはこれらの要件を満たす仕組みがあるため、手順に従い保存すれば問題ありません。

3.電子契約を導入するメリット

電子契約を導入すれば、業務の効率化やコストの削減、コンプライアンスの強化などさまざまなメリットを享受できます。それぞれ、具体的に解説します。

3-1.業務の効率化

書面で契約をする場合、契約書を先方に郵送し、署名捺印してもらったものを返送してもらう必要があります。万が一不備があれば、上記の手順を何度も繰り返さなければいけません。

また、契約書の保管方法がずさんだと、必要なときにすぐに見けられません。
電子契約では契約締結から保管まで一連の手続きが電子化できるため、業務効率の向上に役立ちます。

3-2.どこでも契約書を締結できる

電子契約を導入すれば、担当者が会社にいなくともインターネット上で契約業務を完結できます。どこでも契約が結べるため、リモートワークを導入していたり、担当者が出張に出ていたりしても問題ありません。

また、郵送にかかる時間を考慮する必要がないため、急ぎの案件でも余裕をもって対処できます。

3-3.コストの削減

従来の書面による契約では、コピー用紙代や印刷代、送料など、さまざまな費用が発生します。また、契約内容によっては収入印紙を添付することもあるでしょう。

電子契約では送料などがかからないのはもちろん、印紙税が発生しないため収入印紙を購入する必要もありません。
一つひとつの費用は少額でも、年間で考えれば多くのコストを削減できるでしょう。

3-4.コンプライアンスの強化

紙の契約書の場合、誤って契約書を紛失したり、破棄したりする恐れがあります。また、書面であれば容易に外部へ持ち出せるため、契約内容が社外へ流出する可能性も否めません。さらに、破棄する際も情報漏洩に気を付けなければいけません。

電子契約なら、締結から保管、破棄まで、紛失や流出を防ぐセキュリティ機能が備わっているため、コンプライアンスの強化にもつながります。

4.電子契約の導入は業務効率化やコスト削減にも効果的！

従来の書面への署名捺印による契約を、電子的方法で行ったものが電子契約です。
導入には契約業務の効率化や、収入印紙のようなコスト削減など、メリットも多数あります。

ただし、電子データは紙とは違い、容易に改ざんできてしまいます。

そのため、法的効力を持たせるためには、電子署名やタイムスタンプを付与し、改ざん防止策を講じる必要がある点に注意しましょう。