電子契約における印章管理規程の重要性と作成方法を徹底解説! - バックオフィスクラウドのジンジャー(jinjer)

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電子契約における印章管理規程の重要性と作成方法を徹底解説!

新型コロナウイルスの感染予防対策のため、テレワークやリモートワークが常態化してから時間が経ちました。企業間取引においても、インターネットでスピーディに契約を締結できる「電子契約」を導入する企業が増えています。

しかし、いまだ対応の遅れが見られるのが、電子契約の導入にともなう「印章管理規程」の見直しです。なぜ、押印・ハンコを前提とした、従来の文書管理や印章管理規程のままではいけないのでしょうか。

この記事では、印章管理規程の改定の必要性や、テンプレートを用いた電子署名管理規程の作成方法を解説します。

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1.電子署名管理規程

テレワークの導入にともなう労働環境の変化に対応するため、企業は様々な社内ルールを改定しています。しかし、対応が後回しになりがちなのが「印章管理規程」の見直しです。

テレワーク環境での契約手続きには、電子契約システムの導入が不可欠です。しかし、電子契約システムで使用する電子署名や電子印鑑の取り扱いは、従来のハンコとは異なります。それにともない、印章管理規程を「電子署名管理規程」に改定する必要があります。

1-1.電子署名管理規程とは

電子契約では、従来の押印の代わりに電子署名・電子サイン・電子印鑑などを使い、契約書の証拠力を担保します。そこで、新たに電子署名などの管理ルールを定めた「電子署名管理規程」の制定が必要になります。電子署名管理規程の作成にあたって、主な争点となるのは次の4点です。

1. 電子署名に使う「電子証明書」の管理責任者は誰か
2. 電子署名をおこなうのは誰か、また電子署名を誰かが代行する場合、権限の委任はどうするか
3. 電子署名をおこなう際、社内でどのような承認フローを設定するか
4. 電子署名をおこなう者は、どのようなルールを遵守すべきか

1-2.電子署名管理規程の必要性

なぜ、従来の印章管理規程を流用するのではなく、新たに電子署名管理規程を設ける必要があるのでしょうか。

従来の印章管理規程の問題点は、紙の文書への押印を前提としているため、電子署名を用いる電子契約の考え方と齟齬が生まれる点です。

たとえば、印章管理規程で使う「文書」「押印」という言葉は、電子契約には当てはまりません。正しくは、「電子文書」「電子署名(電子サイン、電子印鑑)」という言葉を使います。印章管理規程をそのまま流用すると、「文書」「押印」といった言葉が読み手の混乱を招く可能性があります。

電子署名管理規程といっても、基本的な章立ては印章管理規程と変わらないため、電子契約システムの導入に合わせて改定をおこなう企業が一般的です。

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2.電子署名管理規程の作成時のポイント

電子署名管理規程の作成時にどんな点に気をつければよいのでしょうか。電子署名管理規程の章立ては次の通りです。

1. 目的
2. 定義
3. 利用する電子署名制定の手続
4. 改廃の手続
5. 電子署名の種類
6. 保管方法
7. 電子署名管理責任者(管理代行者)の定め
8. 紛失・盗難・毀損・事故等の場合の対応

初めての方にとってわかりづらい部分もあるため、それぞれの章で注意すべき点を解説します。

2-1.目的

印章管理規程と同様に、まずは規程を定める目的と、規程で定める大まかな事柄について記載します。目的としてよく記載されるのが、「不正な電子署名の使用の防止」「電子署名に関する権限の明確化」などです。

2-2.定義

次に、電子署名管理規程で用いる用語の定義をおこないます。定義すべき用語として、「署名」「管理責任者」「電子署名権限者」「所管担当者」があります。

署名:電子文書に電子署名をおこなう行為
管理責任者:規程で定める管理義務を負う者
電子署名権限者:電子文書に署名する権限のある者
所管担当者:改廃・登録・管理など、署名以外の手続を担当する者

2-3.利用する電子署名制定の手続

電子署名を利用するには電子契約システムの導入が必要です。対外的な手続のため、各部署が好き勝手に電子契約システムを使用すると、業務上混乱を招く恐れがあります。

そこで、企業として電子署名(を利用するためのシステム)を制定する際の手続や、制定の権限がある者について、あらかじめ明文化しておくことが大切です。

2-4.改廃の手続

同時に、電子署名の利用を取りやめ、改廃する際の手続も明文化しましょう。制定・改廃の手続については、まず現場の電子署名権限者や所管担当者が起案し、管理責任者が最終的に承認・決定をおこなうといったフローを選ぶ企業が一般的です。

2-5.電子署名の種類

対外的な取引で使う電子署名は、一種類だけとは限りません。たとえば、商業登記に使う「代表取締役商業登記電子署名」や、代表取締役が使う「代表取締役電子署名」のほか、各部長の電子署名や、銀行への届出をおこなうための電子署名などさまざまです。

電子署名を複数使う場合は、一覧化して規程内に記載しておきましょう。

2-6.保管方法

押印と電子署名では、保管方法や管理方法も変わってきます。印章管理規程では、①印章、②印章の保管場所である金庫、③保管場所を利用するための鍵の3つについて、それぞれ管理責任者を任命していました。電子署名管理規程の場合、「印章」に相当するものは電子署名に使用する秘密鍵です。

また、「保管場所」はサーバーなどの記録媒体、「鍵」はサーバーなどにログインするためのパスワードや、二要素認証用の端末に相当します。電子署名に不慣れな方がつまずきやすいポイントのため、別表を作成するなどしてわかりやすく整理しておきましょう。

2-7.管理責任者(管理代行者)の定め

ただし注意が必要なのが、事業者署名型(立会人型)の電子契約サービスを利用する場合です。事業者署名型とは、わかりやすくいえば利用者がクラウドサービス上で手続をおこない、事業者が電子署名を代行するサービスを指します。

事業者署名型のサービスを利用する場合、前項で述べた「秘密鍵」は自社ではなく、事業者のサーバーで管理されます。そこで、管理責任者(自社)とは別に「管理代行者(事業者)」を設け、電子契約サービスと自社の責任分担を明文化しておく必要があります。

2-8.紛失・盗難・毀損・事故等の場合の対応

印章管理規程と同様、電子署名に使う秘密鍵や、パスワード・二要素認証用の端末が紛失・盗難に遭った際の対応方法も記載しておきましょう。電子署名に関する事故の責任は、管理責任者が負うとするのが一般的です。

3.テンプレートをご紹介

電子署名管理規程は印章管理規程と同様、おおよその構成や章立てが決まっています。一から作成するのではなく、既存のひな形やテンプレートを利用するとスムーズです。

ただし、テンプレートはあくまでも一般的な電子署名管理規程の流れを記載したものにすぎません。テンプレートを叩き台としつつ、自社の業務フローに合わせて、規程の細かい部分を修正することが大切です。

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※電子帳簿保存法における適正事務処理要件の規程作成用のテンプレートではありません。

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4.勤務環境に応じて印象管理規定の見直し・改定が必要

テレワークが常態化し、電子契約サービスを導入する企業が増えてきました。従来の書面契約と違い、電子契約では紙の「文書」やハンコの「押印」を使いません。

既存の印章管理規程と齟齬が生じるため、電子契約の実態に合わせた「電子署名管理規程」の作成が必要です。テレワークに関連した社内ルールの変更に合わせ、印章管理規程の見直し・改定もおこないましょう。

堀内俊裕

堀内俊裕

ジンジャーサインのマーケターとして電子契約サービスの新たな価値を届けるべく奮闘中。年間約50本の電子契約セミナーの企画運営に携わっています。前職はアルバイト領域にてBtoBマーケティング・採用支援・オウンドメディアリクルーティングを3年間経験し、jinjerにJoin。

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