電子契約とは?|メリットとデメリット、おすすめサービスを解説 - バックオフィスクラウドのジンジャー(jinjer)

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電子契約とは?|メリットとデメリット、おすすめサービスを解説

白いペンで署名する瞬間

テレワーク導入をきっかけに電子契約サービスを取り入れる企業が増えてきました。電子契約によって業務の効率化を実現するためには、適切なサービスを選定することが重要です。

ここでは、電子契約を導入するメリットやデメリットをご説明いたします。また、電子契約サービスについてもご紹介いたしますので、チェックしてみてください。

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電子契約

「印紙税がかからないから」「取引先が利用しているから」などのきっかけから電子契約に興味をお持ちの方に向け、当サイトでは「電子契約の始め方ガイドブック」を無料配布しております。

ガイドブックでは、電子契約にした場合の業務の流れや電子契約の根拠となる法律と関連する法改正、電子契約のサービスを導入するまでに準備すべきことまでを網羅的に解説しております。

「まずは電子契約がどのようなものか知りたい」という方におすすめの資料ですので、電子契約の概要を知りたい方はこちらからダウンロードしてご活用ください。

1.電子契約とはインターネット上で締結する契約

握手する2人のスーツ着た男性

電子契約とは、従来書面で締結していた契約を電子データでおこなうことです。

まずは、書面での契約と電子契約の違いについて触れたうえで、電子契約に関わる法律について説明します。

1-1.書面契約と電子契約の違い

一般的に、書面での契約は紙の契約書に契約者の署名や捺印をおこない、契約締結日を記載します。契約者同士が離れた場所にいる場合、契約締結のために書類を郵送する必要もあります。

一方、電子契約は印鑑の代わりに電子署名が用いられていることが多いです。インターネット上で契約締結が完了するため、書類作成や郵送などの手間が省けます。

なお、電子契約に必要とされる要素が、「本人証明」「非改ざん証明」「存在証明」です。3つの要素を満たすサービスを用いれば、電子データでも完全性の高い電子契約を交わすことが可能です。

また、これまでに電子契約で効力が認められなかった判例もないことも安心して利用できる要素の一つといえるでしょう。

関連記事:電子契約に関する判例は既にある?|今から準備できることを徹底解説

1-2.電子契約に関わる法律

電子契約に関わる主な法律には、電子署名法と電子帳簿保存法があります。電子署名法は、電子署名を書面における署名や捺印と同等に扱うためのルールが記載された法律です。

一方、電子帳簿保存法は、国税関係書類や契約書類、領収書などを電子データとして保存する際のルールについて定めた法律です。

これらの法律に基づいた電子契約においては、書面契約と同等の効力をもち、紙の契約書の保存が不要となっています。

関連記事:電子契約に関する法律を徹底解説|電子契約導入を検討している方向け

2.電子契約サービスを導入する5つのメリット

6つのチェックボックス

ここからは、電子契約のメリットについて詳しく解説します。

関連記事:電子契約のメリット・デメリット|導入前に理解すべきポイントとは?

2-1.契約業務を効率化できる

電子契約サービスを導入することによって得られる最も大きなメリットは、事務処理の負担を防ぎ作業を効率化できるという点にあります。

従来の紙の契約書を使用する場合には、書類作成や印刷・郵送などの手間がかかっていました。しかし電子契約に切り替えれば取引先に瞬時に契約書を送付でき、スピーディーに手続きを進められます。

2-2.契約締結にかかる費用を削減できる

インターネット上で契約を完結させることができれば書類を郵送する費用もかかりません。

また、紙の契約書を取り交わす場合には印紙税を納めるための収入印紙が必要となりますが、電子契約であればその対応も不要となります。

また、クラウド上で書類を一括管理できれば保管スペースが必要なくなり、人件費も削減できます。

関連記事:電子契約はなぜ印紙税が不要?法的根拠とコスト削減例をご紹介!

2-3.企業のコンプライアンスを強化できる

書面での契約の場合、書類紛失のリスクがあり、書類の管理や保管の手間もかかります。

その点、情報漏れや書類紛失のリスクを回避できるのも、電子契約を導入する大きなメリットといえるでしょう。

また、電子契約の場合にはタイムスタンプが押されるため、契約締結日のバックデートも防ぐこともできます。

当サイトでは、ここまで解説してきた電子契約の基礎知識やメリット、サービスの選び方などを解説した資料を無料で配布しております。導入方法も解説しているため、電子契約に興味はあるが不安な点があるご担当者様は、こちらから「電子契約の始め方ガイドブック 」をダウンロードしてご確認ください。

関連記事:電子契約の「バックデート」とは?「締結日」の関係性とその重要性

2-4.契約書の管理・保管を簡略化できる

電子契約を導入すれば、契約書をすべてインターネット上で管理することができます。

インターネット上で管理することで、必要としている契約書を検索して探し出すことができ、管理を簡略化することが可能です。

また、書面契約とは異なり、契約書を保管するキャビネットなどを用意する必要もなくなります。

関連記事:【電子契約】保管のおすすめ方法とは?印刷保管の必要性はある?

2-5.書面契約よりも本人性を担保できる

書面契約の場合、誰が署名したかが証明できないため、第三者によって勝手に署名されてしまう可能性があります。

しかし、電子契約では閲覧権限の制限をつけることができるため、本人以外は署名できないといった設定をすることができます。

関連記事:電子契約の本人確認はなぜ重要?なりすまし防止の方法とは

関連記事:電子契約で権限・名義はどうなる?契約実務に沿って徹底解説!

3.電子契約サービスを導入する2つのデメリット

ペンを持つことを拒む手

電子契約システムの導入にはメリットも多い一方で、次のようなデメリットもあるので注意が必要です。

3-1.電子化できない書類もある

契約書類のなかには、そもそも電子契約が不可とされるものもあるので注意しましょう。

例えば、「任意後見契約書」や「訪問販売等で交付する書面」などが該当します。電子契約を導入する際は未然にトラブルを防ぐために、ルールを正しく把握しておくことが重要です。

しかしながら、不動産関連の契約書類など、デジタル改革関連法によって電子化が可能になった書類も年々増えてきています。

そのため、法改正などの社会情勢を踏まえて、電子契約を導入するかどうかを見定めるとよいでしょう。
関連記事:電子化できない書類とは?書面の電子化のポイントを解説

関連記事:電子契約は不動産取引で使用できる?法改正で変わったことも解説!

3-2.情報漏洩のリスクがある

電子契約の場合、外部からのサイバー攻撃などで機密情報が漏れてしまう可能性があります。万が一、機密情報が流出してしまった場合、企業としての信頼が大きく落ちてしまいます。

そのため、電子契約を導入する際は、セキュリティ対策がしっかり整っているものを選択するようにしましょう。
関連記事:電子契約のリスクを理解し安全に電子契約をおこなう方法を解説!

4.電子契約で押さえておきたいポイント

芝生と積み木

ここでは、電子契約で押さえておきたいポイントを紹介します。

4-1.社内だけでなく相手方からも電子契約への理解を得る

電子契約はどちらか一方が電子契約サービスを導入していれば契約を締結することができますが、取引先によっては電子契約自体に難色を示されることがあります。

こういった場合には導入メリットを詳しく説明して相手方に理解してもらうか、書面契約と電子契約を使い分けるなどの対応が必要となります。

関連記事:電子契約は相手方にどんな問題が起こる?パターン別に対処法を解説!

4-2.紙の原本も保管しておく

電子契約の場合、紙の原本を保管する必要があるかどうかは、民法と税法で印刷による保管義務が異なってきます。

例えば、民法だと、電子契約書は電子データが原本であるため、契約書を印刷して保管する必要はありません、

しかし、税法の場合だと、電子帳簿保存法の要件を満たしていないと、契約書を印刷して保管する義務が生じる可能性もあります。

どちらの法律にも備えるためにも、電子データだけでなく、紙の原本も保管しておくのがよいでしょう。
関連記事:電子契約の原本とは?書面契約との法律上の違いや保管義務も解説!

関連記事:電子契約書は印刷する必要あり?|印刷すると印紙税はかかる?

4-3.印章管理規程の見直しをする

電子契約を導入するにあたって、「印象管理規定」の対応は後回しになりがちです。

電子契約では、電子署名や電子印鑑を使用するため、これまで書面契約で扱っていた「ハンコ」が利用できなくなります。

そのため、印象管理規定を見直し、新たに「電子署名管理規定」に変更する必要があります。

電子署名管理規定では、電子署名で使用する「電子証明書」の管理者や、電子契約をおこなう際の承認フローを新たに決めなければなりません。

関連記事:電子契約における印章管理規程の重要性と作成方法を徹底解説!

5.電子契約サービスは機能性や費用面などを徹底比較して選ぼう!

パソコン操作を教えている風景

電子契約サービスには多くの種類があります。それぞれのサービスが提供する機能や費用、セキュリティ対策などの特徴は大きく異なります。

自社のスタイルに合っていない電子契約サービスを導入した場合には、うまく使いこなせずにコストばかりがかかってしまうこともあるので注意しましょう。

ここでは、電子契約サービスを選ぶときのチェックポイントをご紹介いたします。

5-1.自社のニーズに合っているか

電子契約サービスを導入する理由は企業によって異なります。書類をクラウド上で管理しスムーズにやり取りをしたいと考えている企業もあれば、業務フローを簡略化したいという目的でサービス導入を検討する企業もあります。

また、海外の取引先とのやり取りのために電子契約サービス導入を考える企業も少なくありません。まずは自社のニーズを洗い出した上で、電子契約サービスのサービス内容を比較するのがおすすめです。

さらに、電子契約は「当事者型」と「立会人型」で2種類に分けられるので、自社で使用したい方式の電子契約であるかどうかも重要視しておきたいポイントです。

機能性の高いサービスや手軽に操作できるサービス、多言語に対応しているサービスなど、バラエティ豊かな電子契約サービスの中から、自社に合ったものを選んでみましょう。

関連記事:電子契約の立会人型、当事者型とは?|メリット・デメリット、選び方を解説

5-2.予算面に問題がないか

適切な電子契約サービスを選択すれば、業務にかかる費用を大きく削減できます。ただし、電子契約サービスの利用には費用が必要になることがほとんどなので注意しましょう。

電子契約サービスを選ぶときには、費用対効果を見極めることが重要です。トータルで考えたときにお得になるようなサービスを選び、業務の中で効率よく活用しましょう。

関連記事:電子契約サービス導入の費用を解説|比較ポイント・費用対効果は?

5-3.セキュリティ面に問題がないか

電子契約サービスを使う上で心配なのはやはりセキュリティ面です。費用対効果を重視し安全性の低いサービスを選ぶと、取引時にトラブルが起き信頼の失墜につながる可能性も考えられます。

最近では実際に、サイバー攻撃やデータの漏えいといった重大なトラブルが大手企業を中心に発生しています。
トラブルを防ぐためには、サービスのセキュリティ対策をチェックし、信頼できるサービスを選ぶことが肝心です。

5-4.電子帳簿保存法に対応しているか

電子帳簿保存法に対応していない電子契約を導入していると、最悪の場合、「青色申告承認」の取り消しや、会社法の違反により100万円以下の罰金が科せられる可能性があります。

そのような事態を避けるためにも、電子契約を導入する際は、電子帳簿保存法に対応しているものを選択するようにしましょう。

関連記事:電子契約システムの選定は何をチェックすればよい?ポイントを解説

関連記事:【電子契約 徹底比較】ここだけは外せない7つの選定ポイントを解説!

6.おすすめの電子契約サービスを5つご紹介!

雲から枝分かれしている図

電子契約システムを選ぶときには、機能の多さや使いやすさ、費用対効果などを総合的にチェックしましょう。

無料のトライアルプランが用意されているシステムを使用すれば、使い勝手を把握しやすくなります。

ここからは、おすすめの電子契約システムを5つご紹介いたします。

▼電子契約サービスの機能・料金を比較したい方は下記の記事を参照ください!

・電子契約サービス比較表
・電子契約サービスの比較のポイント
・電子契約サービスの特徴・料金を比較【おすすめ21選編】

【比較表付き】電子契約サービスを機能・料金別に比較|おすすめの電子契約サービスとは?

6-1.ジンジャーサイン

ジンジャーサインは、2021年に運用をスタートしたjinjer株式会社の新しい電子契約サービスです。

ジンジャーサインは使用料金が比較的リーズナブルなので導入しやすいという良さがあります。

安いからといって機能性が低いということはなく、直感的に操作できる電子契約システム、タイムスタンプやAdobe認定証明書の発行システム、契約ステータスの管理システムなど必要な機能が揃っており便利に使えます。

自社がジンジャーサインのユーザーであれば、取引先がサービスを利用していなくても問題なく契約を締結することができます。

また、ジンジャーサインは電子帳簿保存法に対応しているので、電子書類を適切に管理したい企業におすすめです。

詳細|ジンジャーサイン※旧Signing

6-2.クラウドサイン

弁護士ドットコム株式会社のクラウドサインは、既に15万社以上が導入している、注目の電子契約サービスです。

ウェブ完結型のシステムであることや、無料で契約締結の処理をおこなえることが、クラウドサインの大きな特徴です。

また、書類の作成をサポートする機能やアラート通知機能、紙の契約書をスキャンし保存する機能などさまざまなシステムが揃っており、使いやすいという良さもあります。

電子契約サービスを利用する上で気になるのはやはりセキュリティ面ですが、クラウドサインは2要素認証に対応しているので安心です。

詳細|クラウドサイン

6-3.DocuSign(ドキュサイン)

DocuSignはアメリカのDocuSign Inc.が開発した電子契約サービスで、現在世界66万社以上で使用されています。

13の言語で文書を作成できるほか、43のローカライズ言語による署名に対応しているため、世界各地で愛用されているのです。

DocuSignにはワークフローや一括送信などの基本的な機能が揃っており、システムを使い慣れていない方でも直感的に使用できます。

また、暗号化や改ざん防止のシステムも整えられているなど、セキュリティ面の不安もありません。

ただし、契約書を保管したい場合には他サービスとの連携が必要となります。

詳細|DocuSign(ドキュサイン)

6-4.NINJA SIGN

NINJA SIGNは、株式会社サイトビジットが開発し、ソースネクスト株式会社が販売しているシステムです。

電子契約締結機能やタイムスタンプ機能に加え、契約書一括作成機能やPDFアップロード機能など、契約業務の効率をアップさせる各種機能が搭載されており、電子契約書の作成から管理までを一括してサポートしてくれます。

弁護士監修が監修したシステムであり、詳しい使い方などについては随時チャットで問い合わせることも可能なので安心です。

詳細|NINJA SIGN

6-5.ContractS CLM

ContractS株式会社のContractS CLMには、URLを送付するだけで簡単に契約書のやり取りができるという良さがあります。

契約書の作成に加えて締結業務やデータ管理業務、タスク管理業務なども一括でおこなえるので、業務の効率化が見込めます。

また、ContractS CLMはクラウドサインやDocuSignと提携しているため、システムの壁を超えて契約書を柔軟に管理できます。

7.自社と取引先がお互いに快適に使える電子契約サービスを導入しよう

グラフを表示させているタブレット

電子契約サービスを導入すれば、書類作成や契約に関する業務のIT化が実現できます。自社の都合だけでなく、相手となる契約先の都合も考えてサービスを選定することが、導入成功のカギとなります。

ご紹介した電子契約サービスは一例で、ほかにも各社が開発したさまざまなサービスが運用されています。それぞれの電子契約サービスの機能性や価格帯を比較し、最適なサービスを導入してみましょう。

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古屋匠憲

古屋匠憲

バックオフィス業務効率化のコンサルティングを経て、 現在はjinjer Blogの運営に携わっています。 法務・経理・総務を中心に管理業務の知見をもとに、現場の目線にあったコンテンツをお届けします。よくある課題から、単純な疑問まで担当者のお悩みを解消できるよう運営します。

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