電子契約サービス導入の費用を解説|比較ポイント・費用対効果は? | jinjerBlog

電子契約サービス導入の費用を解説|比較ポイント・費用対効果は?

電子帳簿保存法が2022年1月に改正され(※猶予期間あり)、契約書の保管ルールが緩和されるなど、電子契約の普及を後押しする流れが加速しています。

しかし、総務省によると社外取引がまったく電子化されていない企業は全体の4分の1に上り、電子契約の普及にはまだまだ課題が残るのが現状です。[注1]

電子契約の導入課題として挙げられるのが、電子契約サービスの費用です。

電子契約サービスを導入すると、具体的にどの程度のコストが発生するのでしょうか。

この記事では、電子契約サービスの費用や導入効果について、具体的事例を挙げながら解説します。

[注1] 総務省:令和3年版情報通信白書

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電子契約

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1.電子契約サービスの費用相場と比較ポイント

総務省の令和3年版情報通信白書によると、2020年の時点で「電子決裁、電子契約システム」を導入している企業の割合は、前年比6.8ポイント増の25.3%にとどまります。[注1]

電子契約の導入障壁の1つとして挙げられるのが、電子契約サービスにかかるコストです。

電子契約の導入を検討している方は、電子契約サービスの導入によって生じる具体的なコストの目安を知っておきましょう。

1-1.電子契約サービス導入で具体的にかかる費用と相場

ほとんどの電子契約サービスでは、毎月の「月額基本料金」と契約書1通あたりの「送信料」の2種類の費用が発生します。

電子契約サービスの費用相場は次の通りです。

● 初期費用:無料~5万円
● 月額基本料金:1万円~4万円
● 送信料:契約書1通につき50円~300円
● その他オプション費用:都度見積もりが必要

1-2.コストと同時に検討したい電子契約サービスの比較ポイント

電子契約サービスを導入するときは、コスト面だけでなく、「機能」「セキュリティ」「サポート体制」「使い勝手」も比較検討しましょう。

〈電子契約サービスの機能〉
● 契約書のテンプレート化
● 契約ステータス管理
● ワークフロー管理

〈セキュリティ体制〉
● 国際的な認証を受けた電子証明書を使用しているか
● SSL/TLSなどの通信暗号化を行っているか
● 契約書データの自動バックアップ機能があるか

〈サポートの充実度〉
● 勉強会や説明会に参加できるか
● 運用方法のアドバイスが得られるか
● 操作方法などについての問い合わせが可能か

〈使い勝手〉
● 契約書の作成や送付を直感的に行えるか
● 無料トライアルで使用感を確かめられるか

2.電子契約サービスの費用対効果

実は書面契約と比較すると、電子契約は費用対効果に優れた契約方法です。

ポイントとなるのが、電子契約では契約締結時に「印紙税」が発生しないという点です。

電子契約を導入すると、電子契約サービスの利用料金や、電子証明書の取得費用などのコストが発生します。

しかし、同一の条件で比較した場合、電子契約の方が書面契約よりもコストパフォーマンスに優れることがわかります。

2-1.書面契約と電子契約の費用対効果をシミュレーションで比較

書面契約と電子契約の費用対効果を比較するため、一般的な電子契約サービスを導入した場合を想定し、発生する費用をシミュレーションします。

取引金額が200万円〜300万円程度の請負契約を毎月100件締結した場合、書面契約と電子契約それぞれの費用負担は次の通りです。

【書面契約】
● 印刷費用:1,000円 ※10円/件として換算
● 郵送費用:52,000円 ※レターパックプラス(520円/件)を想定
● 印紙税(収入印紙代):10万円 ※1,000円/件として換算
● 人件費:約10万円 ※時給2,000円、契約書1通につき所要時間30分と想定
● 毎月の費用:約25万円

【電子契約】
◎電子契約サービスにかかるコスト
● 月額基本料金:8,700円
● 送信料:20,000円 ※200円/件として換算
● 印刷費用:0円
● 郵送費用:0円
● 印紙税(収入印紙代):0円
● 人件費:約17,000円 ※時給2,000円、契約書1件につき所要時間5分と想定
● 毎月の費用:約46,000円

導入する電子契約サービスによって多少異なりますが、書面契約から電子契約に切り替えれば、毎月約180万円の費用削減が期待できることがわかります。

2-2.電子契約サービスを導入すれば4つの費用を削減可能

上記のシュミレーションからわかる通り、電子契約サービスを導入すれば、「印刷費用」「郵送費用」「印紙税(収入印紙代)」「人件費」の4つの費用を削減できます。

● 印刷費用
印刷用紙やインクなどの消耗品費を削減
● 郵送費用
1通あたり切手代や、一般書留(435円)、簡易書留(320円)、レターパック(370円もしくは520円)の郵送費用が不要に
● 印紙税(収入印紙代)
電子契約は契約書に収入印紙を貼らなくてよいため、印紙税がゼロに
● 人件費
契約書の印刷、封入、郵送、配送作業が不要になり、最短1分で契約締結可能

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3.電子契約導入の費用削減・業務効率化事例

電子契約を導入すれば、契約書の印刷費用や郵送費用などの費用削減や、業務効率化を実現できます。

フィットネスインストラクターの講習会や資格発行を手掛ける株式会社JAPAN WELLNESS INNOVATIONの事例では、電子契約サービスの導入により、契約工数を大幅に削減できました。

同社は契約業務において、「100人ほどのインストラクターを抱えており、契約締結や契約更新に工数がかかる」「インストラクターが全国に散らばっているため、契約書の不備があった場合の再送コストが大きい」という課題を抱えていました。

電子契約サービスなら、契約書の作成や郵送の工数を大幅に削減でき、契約書の不備があった場合もオンラインで修正依頼が可能です。

また、契約書を保管・管理するための場所や人件費が一切不要になり、大きな費用対効果を実感することができました。

4.電子契約の相手方にかかる費用・工数

日本では社外取引の電子化が進んでおらず、日本全体の4分の1の企業がまったく電子契約サービスを活用していないことがわかっています。

社外取引の電子化が進まない要因として、「電子契約を導入すると、相手方の費用負担や工数増加が発生するのではないか」という懸念が挙げられます。

しかし、双方が立会人型サービスを選択する場合、相手方の負担はほとんど発生しません。

ここでは、電子契約の相手方にかかる費用・工数について解説します。

4-1.ほとんどの立会人型サービスでは、相手方の費用負担は不要

電子契約サービスには、契約当事者それぞれが電子証明書を取得し、その都度本人確認を行う「当事者型」と、契約当事者が異なるシステムを使っていても契約締結可能な「立会人型(事業者型)」の2種類があります。

立会人型サービスを利用すれば、相手方が電子証明書を発行する必要がないため、費用負担が発生しません。

4-2.スマホで契約締結が可能なサービスもあり、契約締結までの時間を短縮可能

契約にかかる工数の面でも、実は立会人型の電子契約サービスを導入した方が双方にとってメリットが大きくなります。

立会人型サービスを利用すれば、相手方がシステムを導入していなくても、ブラウザ上で契約書に電子署名を行えます。

サービスによっては、スマホで契約締結が可能なものもあり、契約締結までの時間を大きく短縮することが可能です。

相手方の費用負担や契約締結までの工数を軽減したい場合は、電子契約サービスの導入を検討しましょう。

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5.電子契約サービスの活用で契約の費用削減も業務効率化も実現可能

電子契約の導入障壁の1つとして、電子契約サービスの導入や運用にかかる費用が挙げられます。

しかし、実際は電子契約は書面契約よりも費用対効果に優れた契約方法です。

電子契約サービスを導入すれば、「印刷費用」「郵送費用」「印紙税(収入印紙代)」「人件費」の4つの費用を削減することが可能です。

また、双方が立会人型サービスを選択すれば、電子契約の相手方にほとんど負担をかけず、電子契約を導入できます。

電子契約のコスト面だけでなく、「機能」「セキュリティ」「サポート体制」「使い勝手」も比較し、自社にとってベストな電子契約サービスを導入しましょう。

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