【電子契約】保管のおすすめ方法とは?印刷保管の必要性はある? | jinjerBlog

【電子契約】保管のおすすめ方法とは?印刷保管の必要性はある?

JIPDECとITRの共同調査によると、電子契約を導入した企業の割合は、コロナ禍をきっかけに67.2%へと拡大しました。[注1]

電子契約の導入で注意が必要なのが、電子ファイルで作成した契約書の保管です。電子契約書の保管には、「電子帳簿保存法」という法律が関わっています。

この記事では、電子帳簿保存法をわかりやすく解説しつつ、電子契約書の正しい保管方法や、印刷保管の必要性について説明します。

自社の電子データの保管方法が電子帳簿保存法に即しているか知りたい方へ

電子帳簿保存法

2021年5月の「電子帳簿保存法」改正案公布によって、2022年1月に電子帳簿保存法が改正されました(猶予期間あり)。

これにより、デジタル社会の実現に向けて法整備が進み、今まで電子化できなかった書面が電子化できるようになります。

ジンジャーサインでは主に電子取引のデータ保管に必要な5つの要件について、図を用いてわかりやすく資料にまとめました。是非ダウンロードしてご確認ください。

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契約書を電子化するメリット

タブレットで電子署名を促すビジネスマン

そもそも、これまで紙で作成していた契約書を電子化することで、どのようなメリットが得られるのでしょうか。

契約にかかる手間や工数
郵送などの手間:電子契約…不要 書面契約…必要
保管のスペース :電子契約…不要 書面契約…必要

契約にかかる費用
事務経費・人件費:電子契約…低い 書面契約…高い
印紙代:電子契約…不要 書面契約…必要

契約書を電子化すれば、契約にかかる手間や工数を抑えられます。後述する「電子帳簿保存法」の要件を満たせば、契約書などの帳簿書類を電子ファイルで保管できます。そのため、紙の契約書の印刷・製本・郵送をおこなったり、社内に保管スペースを確保したりする必要がありません。

また、契約にかかる費用も削減できます。契約手続きをオンライン化すれば、事務作業の経費やバックオフィス部門の人件費を削減できるだけでなく、印紙代の削減も可能です。

電子契約に関連する法律「電子帳簿保存法」

電子契約を導入する際に知っておく必要があるのが、「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律(電子帳簿保存法)」の存在です。

電子契約は書面契約と同様、契約書などの帳簿書類を「その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間」保存しなければなりません。[注2] 電子帳簿保存法の要件を満たす限り、契約書を電子ファイルのままで保管できます。

「電子帳簿保存法」とは

電子帳簿保存法とは「新しい時代の流れに対応し、納税者の帳簿書類の保存の負担軽減を図るため」1998年に創設された法律です。[注3] 近年、さまざまな業界でデジタルトランスフォーメーション(DX)が進んでいます。

電子帳簿保存法では、税務関連の文書のペーパーレス化の需要に対応するため、電子ファイルでの保管要件を定めています。

2021年の税制改正の際に電子帳簿保存法が改正され、国税関係帳簿を電子ファイルで保管する際に、税務署への届出をおこなう必要がなくなりました。電子契約書についても、電子帳簿保存法の要件を満たせば電子ファイルでの保管が可能です。

「電子帳簿保存法」における保管の要件

電子帳簿保存法で定められた電子契約書の保管要件は次の4つです。

1. 真実性の確保
認定タイムスタンプの付与や、内容の訂正・削除ができないシステムの導入など、契約書の改ざんを防ぐ仕組みを用意すること

2. マニュアルの備え付け
システムが誰にでも利用できるようなマニュアルを準備すること

3. 見読性の確保
ディスプレイまたは書面で、契約書の内容がはっきり確認できるようにすること

4. 検索性の確保
取引年月日や取引金額などの所定の条件で検索可能にすること

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電子契約書を印刷して保管する必要性

契約書を電子化する際に気になるのが、「電子契約書を印刷して保管する必要はあるのか」という点です。電子帳簿保存法の要件を満たす限り、電子契約書を文書として出力し、印刷保管する必要はありません。

また、運用上やむを得ず印刷保管する場合も、収入印紙の貼付は不要です。電子契約書の印刷保管について、民法・税法の観点から解説します。

民法から観る必要性

民法上、契約書の作成・保管は原則として義務ではありません。2020年4月の改正民法第522条では、「契約の成立には、法令に特別の定めがある場合を除き、書面の作成その他の方式を具備することを要しない」としています。

そのため、民法上は契約書を書面・電子ファイルのいずれによって作成・保管しても問題がありません。

税法から観る必要性

ただし、電子契約書は税務関連の業務にも使用するため、税法の観点でも考える必要があります。税務関連の文書を電子化するときに気をつける必要があるのが、前項で述べた「電子帳簿保存法」です。

もし電子帳簿保存法の要件を満たさない場合、電子契約書などを電子ファイルで保管することはできません。その場合、電子契約書を印刷し、書面で保管しなければなりません。

電子契約書を印刷保管した場合の印紙税の有無

なお、電子契約書を印刷保管する場合は、書面契約のように収入印紙を貼付する必要はありません。印紙税が発生するのは、紙の契約書や領収書のような「課税文書」に限られます。

また、現行の印紙税法では、電子契約書が課税文書に該当すると明確に定めた記載はありません。ただし、あらかじめ書面契約を結び、紙の契約書(課税文書)を後で電子化する場合、印紙税が発生するため注意が必要です。

電子契約書の保管は電子契約サービスがおすすめ

電子帳簿保存法の条件を満たして契約書を保管するなら、クラウド型の電子契約システムの導入がおすすめです。なぜ、電子契約書をクラウド型の電子契約システムで保管すべきなのでしょうか。

電子契約書を自社で保管する際のセキュリティリスクや、クラウドサービスで電子契約書を一元管理するメリットについて解説します。

電子契約書の自社保管のリスク

電子契約書には、さまざまな個人情報や機密情報が含まれています。電子契約書を自社保管する場合、自社サーバーが不正アクセスやサイバー攻撃を受け、個人情報や機密情報が外部に漏えいするリスクがあります。

情報処理推進機構の「情報セキュリティ10大脅威 2021」によると、2020年で2番目に脅威度が高かったのが、「標的型攻撃による機密情報の窃取」でした。[注4]

標的型攻撃をはじめとしたサイバー攻撃の手口は年々巧妙化しています。電子契約書を自社保管する場合、多大なセキュリティコストを費やし、安全対策を実施しなければなりません。

クラウド上で一元管理可能

クラウド型の電子契約サービスを導入すれば、電子契約書の保管に関するさまざまな課題を解決できます。

1. セキュリティの安全性
2. インシデント発生時のリスク対策
3. フォルダ分けや閲覧制限・契約書の検索が容易

電子契約サービスなら、公開鍵暗号方式を用いた電子署名や、SSL/TLSによる通信の暗号化など、万全のセキュリティ対策によって安全に電子契約書を保管できます。また、近年のクラウドコンピューティング技術の発展により、クラウドサービスの稼働率は99.9%を越えており、可用性が高いのもメリットです。

仮に災害や事故などのインシデントが発生しても、安定して電子契約手続きをおこなえます。契約実務においても、電子契約書をフォルダ分けして保管する機能や、ユーザーの権限に合わせた閲覧制限機能、電子帳簿保存法に基づく検索機能などを利用できるため、書面契約よりも現場の業務負担を軽減可能です。

電子契約書はクラウド上での保管を推奨

電子契約書を保管するなら、電子契約サービスの導入がおすすめです。電子契約サービスがあれば、電子帳簿保存法の条件を満たし、電子契約書を安全に保管できます。また、クラウド型のサービスはインシデントにも強く、本社が災害や事故などに見舞われても、従来通り契約業務を継続できます。

電子契約サービスには、契約書の作成や送信、契約ステータスの管理など、電子契約に関する機能がパッケージング化されているため、これから電子契約を導入する企業にもおすすめです。

一方で管理機能がついていない電子契約サービスもあるので、確認した上で導入しましょう。

[注1] JIPDEC:コロナ禍により電子契約の利用企業は67.2%へ拡大

[注2] 国税庁:No.5930 帳簿書類等の保存期間

[注3] 国税庁:制度創設等の背景

[注4] 情報処理推進機構:情報セキュリティ10大脅威 2021

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