個人事業主(フリーランス)の電子契約サービス導入の注意点を解説! - バックオフィスクラウドのジンジャー(jinjer)

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個人事業主(フリーランス)の電子契約サービス導入の注意点を解説!

JIPDECの調べによると、2021年1月の時点で、なんらかの形で電子契約を利用している人の割合は67.2%に達しています。
JIPDEC:IT-REPORT 2021 Spring

最近はコロナ禍での働き方の変化を受け、個人事業主やフリーランスの方でも、業務委託契約書などの電子化を目的として電子契約サービスを導入するケースが増えてきました。

しかし、個人事業主の方の電子契約導入は企業にはないハードルがあります。たとえば、電子契約の利用をどうやってクライアントに提案するべきかという問題です。

この記事では、個人事業主の方が電子契約を導入すべき理由や、電子契約サービスの選定ポイント、クライアントへの提案方法をわかりやすく解説します。

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1.個人事業主(フリーランス)が電子契約を利用するメリット・デメリット

今、電子契約を利用する個人事業主やフリーランスの方が増えています。電子契約は、個人事業主だけではなく、クライアントにとってもメリットのある契約方法です。

しかし、電子契約にはメリットだけでなくデメリットもあります。クライアントへスムーズに提案をおこなうため、電子契約を導入するメリット・デメリットを整理しておきましょう。

1-1.個人事業主(フリーランス)側のメリット・デメリット

書面契約と違い、電子契約は印刷・製本・押印・郵送などの手間が発生しません。これまで契約業務に手間がかかり契約書を用意していなかった方でも、電子契約なら最短数分で契約締結できるため安心です。

契約書をきちんと用意すれば、業務内容の明確化や報酬の未払い防止につながり、立場が弱いとされる個人事業主(フリーランス)の契約回りのトラブルを防ぐことができます。

一方、電子契約の導入にあたってクライアントへの説明が必要な点がデメリットです。相手先によっては電子契約に難色を示す可能性があります。

1-2.クライアント側のメリット・デメリット

電子契約の導入はクライアントにとってもメリットがあります。電子契約書は紙の契約書と違い、ファイルやキャビネットのような保管スペースが必要ありません。多数のパートナーを抱える企業の場合、契約書のペーパーレス化によって保管コストを削減できる可能性があります。

一方、電子契約を導入するには業務フローを変更し、新たに社内ルールを設けなければなりません。クライアントに電子契約を提案する場合は、デメリットを上回る導入メリットがあることを説明することが大切です。

2.個人事業主(フリーランス)が電子契約を導入する際のポイント

電子契約の導入で失敗しないためには、あらかじめ導入目的を整理し、電子契約によって現状の課題を本当に解決できるかどうか検討することが大切です。

電子契約を導入すべきかどうか判断するポイントは、「業務効率化」「費用対効果」「安全性」の3つです。また、現行の法令では電子化が認められず、書面での作成・交付が必要な契約書もあるため、事前に確認しておきましょう。

2-1.業務効率化

まず、電子契約の導入によって、本当に業務効率化を実現できるかどうか考えましょう。

一般的に電子契約が向いているのは、契約締結の事務処理が多く、契約業務が本業を逼迫しているようなケースです。電子契約導入後の業務フローをシミュレーションし、本当に契約書の電子化が必要か確認することが大切です。

2-2.費用対効果

電子契約の導入にはシステムの初期費用や利用料金などのコストがかかります。

サービスの導入に必要なコストと、電子契約によって節約可能な印紙税、切手代、封筒代などのコストを比較し、費用対効果を算出しましょう。電子契約サービスによっては、月額基本料金1万円程度で利用できるものもあります。

2-3.安全性

安全性の観点では、「電子署名」を採用した電子契約サービスであれば問題ありません。

電子署名は電子署名法3条により、記名押印と同等の法的効力があることが認められため、クライアントとトラブルに発展することもありません。電子契約を導入するときは、電子署名を利用可能なシステムを選びましょう。

電子署名法については以下の記事を参照してください。
電子署名法をわかりやすく解説!おさえておくべき条文のポイントは?

2-4.電子契約が認められない場合

注意が必要なのが、現時点では電子契約書での契約締結が認められていない契約がある点です。たとえば、特定商取引法4条、5条、9条、18条、19条、37条、42条、55条いずれかに該当する契約書面は、2022年6月まで電子化が認められていません。電子契約の導入前に、関係法令を必ず確認しておきましょう。

e-Gov法令検索 | 特定商取引に関する法律

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3.個人事業主(フリーランス)の電子契約サービス選定ポイント

電子契約を導入する場合、次の3つの観点でサービス選定をおこないましょう。

1.セキュリティ対策は十分か

電子契約では個人情報などをインターネットでやりとりします。安全性の高い「電子署名」や通信の暗号化など、セキュリティ対策が十分なサービスを選びましょう。

2.紙の契約書の管理は可能か

サービスによっては、紙の契約書をスキャンして保管できます。紙の契約書でやりとりするクライアントと契約を結ぶ場合でも、電子契約書と同時に管理可能です。

3.コストパフォーマンスが優れているか

電子契約サービスでは、契約書1通あたりの送信料よりも、月額料金に大きな差がでます。サービスによっては月額料金1万円前後から利用可能です。

4.相手が電子契約を受け入れない場合の対処法

クライアントが電子契約を導入していない場合、まずは電子契約によって得られる双方のメリットや、電子契約の安全性について真摯に説明し、相手方の理解を得ることが大切です。しかし、それでもクライアントが難色を示す場合、どのように対処すべきなのでしょうか。

ここでは、電子契約の締結を依頼するときのポイントや、相手方に受け入れられなかった場合の対処法を解説します。

4-1.締結依頼のポイント

電子契約の締結依頼で大切なのは、「セキュリティ面の安全性を強調する」「導入メリットをアピールする」の2点です。電子署名を用いた電子契約は、書面契約と同等かそれ以上の安全性がある契約方法です。

電子契約を導入すれば、契約業務の効率化はもちろん、契約書の保管コストをはじめとした経費削減につながります。この2点を相手方に説明し、電子契約に対する懸念を払拭することが大切です。

また、電子契約サービスによっては、相手方が未導入でも契約締結できるものがあります。こうしたサービスなら、導入面のハードルを下げ、電子契約を受け入れられやすくなります。

4-2どうしても受け入れられない場合

相手方が電子契約の導入に難色を示す場合、2つの対処法があります。

1.書面契約で1通に記名押印をおこない、もう1通は電子契約でのサインをお願いする

相手方の要望に応えながらも、相手方の責任が及ばないもう1通の原本(自分で保管する分)については、電子契約の利用をお願いする考え方です。

2.書面契約で2通に記名押印をおこない、1通をスキャンして保存する

電子帳簿保存法の要件を満たせば、紙の契約書をスキャンし、PDFファイルなどで保管できます。書面契約を結ぶ手間がかかりますが、契約書の保管は電子ファイルでおこなうため、契約管理を効率化できます。

相手方の電子契約への反応を見つつ、最適な対処法を選びましょう。

5.個人事業主(フリーランス)の電子契約はクライアントに合わせることが大切

個人事業主やフリーランスの方でも、業務委託契約書の締結をはじめとした契約業務が多数発生します。電子契約を導入すれば、契約業務にかかる工数を削減し、印刷費や郵送費、印紙代などのコストを削減可能です。

しかし、企業よりも立場が弱い個人事業主の場合、クライアントによっては電子契約の導入に難色を示すケースもあります。まずは電子契約のメリットや安全性を説明し、「相手方がインストールしなくても使える電子契約サービスを提案する」といった工夫をしましょう。

業務委託契約書の電子契約に関してはこちらの記事もご確認ください。
▼業務委託契約書は電子契約できる?|文書の電子化に関する法律も紹介

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堀内俊裕

堀内俊裕

ジンジャーサインのマーケターとして電子契約サービスの新たな価値を届けるべく奮闘中。年間約50本の電子契約セミナーの企画運営に携わっています。前職はアルバイト領域にてBtoBマーケティング・採用支援・オウンドメディアリクルーティングを3年間経験し、jinjerにJoin。

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