人材派遣において電子契約が使用可能に!|法改正のポイントを解説 - バックオフィスクラウドのジンジャー(jinjer)

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人材派遣において電子契約が使用可能に!|法改正のポイントを解説

人材派遣業では契約期間が短いため、契約更新作業が何度も発生し、労働者派遣契約書などの管理に手間がかかるのが大きな課題です。

これまでは労働者派遣法や労働者派遣法施行規則の規定により、労働者派遣契約書などの電子化は認められていませんでした。しかし、2020年10月9日に厚生労働省令第170号が公布され、労働派遣契約書の電子化が解禁されています。今後は担当者が出社せず、リモートで契約業務をおこなうことも可能です。

この記事では、人材派遣業で電子契約が解禁された経緯や、法改正のポイント、電子契約導入の先行事例についてわかりやすく解説します。

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1.労働派遣契約書の電子化が2021年1月から解禁

2020年10月9日、厚生労働省が「労働者派遣事業の適正な運営の確保及び派遣労働者の保護等に関する法律施行規則及び厚生労働省の所管する法令の規定に基づく 民間事業者等がおこなう書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する省令の一部を改正する省令(厚生労働省令第170号)」を公布し、労働派遣契約書などの電子化が解禁されました。

施行日は2021年1月1日であり、すでに派遣契約の電子化に踏み切った企業も見られます。従来は労働者派遣法26条、労働者派遣法施行規則21条3項の以下の規定により、人材派遣の電子契約は認められませんでした。

“労働者派遣契約(当事者の一方が相手方に対し労働者派遣をすることを約する契約をいう。以下同じ。)の当事者は、厚生労働省令で定めるところにより、当該労働者派遣契約の締結に際し、次に掲げる事項を定めるとともに、その内容の差異に応じて派遣労働者の人数を定めなければならない。”
引用:労働者派遣法(26条)|e-Gov法令検索

労働者派遣法施行規則21条3項

“労働者派遣契約の当事者は、当該労働者派遣契約の締結に際し法第二十六条第一項の規定により定めた事項を、書面に記載しておかなければならない。”
引用:労働者派遣事業の適正な運営の確保及び派遣労働者の保護等に関する法律施行規則(21条3項)|e-Gov法令検索

しかし、2021年1月1日からは労働派遣契約の電子化が解禁されました。どのような法改正により、電子契約を結ぶことが可能になったのでしょうか。

2.労働派遣契約電子化における法改正の概要・ポイント

厚生労働省令第170号は、e-文書省令の別表2を改正するものです。e-文書省令とは、書面の電子化について定めたe-文書法に関連しており、事業者が電子化できる文書の範囲を補足した省令です。

今回の法改正では、e-文書省令の別表2に施行規則21条3項の項目が追加されました。つまり、今後は施行規則21条3項で規定された書面についても、PDFファイルなどの電磁的記録で作成することが認められます。

このことは以下の厚生労働省の資料でも、「労働者派遣契約に係る事項の電磁的記録による作成について」という項目で明言されています。

“労働者派遣契約の当事者は、施行規則第21条第3項に基づき、書面により作成することとされている労働者派遣契約について、電磁的記録により作成することも認めることとする。”

引用:労働者派遣事業の適正な運営の確保及び派遣労働者の保護等に関する法律施行規則の一部を改正する省令案等について[pdf]|厚生労働省

3.人材派遣を電子契約でおこなうことによるメリット

人材派遣業は契約期間が短いため、短期間で何度も契約を更新せねばならず、契約業務の負担が他の業界よりも大きいという課題がありました。電子契約を導入すれば、契約業務の工数を削減し、テレワークやリモートワークにも対応可能です。
人材派遣業が電子契約を導入し、労働派遣契約書を電子化するメリットは以下の3つです。

3-1.契約にかかる工数の削減

労働派遣契約書などを書面で作成すると、印刷・製本・押印・郵送などの手間がかかります。とくに契約書を郵送する場合は、内容に不備があるたびに差し戻しが発生し、さらに工数がかかっていました。

労働派遣契約書を電子化すれば、電子契約サービス上で契約書を作成し、メールなどで労働者に交付できます。契約にかかる工数が大きく削減され、担当者の業務負担を軽減できます。

3-2.契約書の管理が容易

労働派遣契約書の電子化によって、契約書の管理がより容易になります。労働派遣契約書を紙で作成する場合、倉庫やキャビネットなどの保管スペースを確保し、安全に管理する必要があります。外部の倉庫を利用すると保管コストも発生します。

電子契約を導入すれば、作成した電子契約書はサービス事業者のサーバー上で安全に保管されます。契約書の保管スペースが必要なく、保管コストも発生しません。

また、契約書を探す際もカンタンに書類検索ができるため、手間も省けます。

3-3.テレワーク環境下でも対応が可能

近年、働き方改革や新型コロナに対応するため、人材派遣会社でもテレワークやリモートワークを導入する事例が増えています。

しかし、これまでは労働派遣契約書などを書面で作成しなければならなかったため、担当者がその都度出社し、契約関連業務をおこなっていました。労働派遣契約書の電子化の解禁により、契約業務が自宅で完結するため、今後はテレワークにも対応可能です。

当サイトでは、本章で解説したような人材派遣における電子化についてのメリットや導入までに必要な準備などを解説した資料を無料で配布しております。

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4.人材派遣業界の電子契約活用事例

人材派遣業界では、すでに電子契約の導入が進み、労働者派遣基本契約書、労働者派遣個別契約書、労働者派遣通知書、労働条件通知書などが電子化されています。

ここでは、電子契約の導入を検討中の方のため、人材派遣業界における電子契約の活用事例を2点紹介します。先行事例を参考に、自社に合った方法で電子契約を取り入れましょう。

4-1.これまで約1週間かかった契約業務が最短20分に

従業員規模20名の人材派遣会社の事例では、「労働契約書の作成から回収までのリードタイムが長い」「対応漏れの確認が難しく、必要書類の回収率が低い」という2つの課題を抱えていました。そのため、契約関連業務が完了するまで最短1週間、長引くと数ヶ月単位の時間がかかってしまっていました。

そこで電子契約サービスを導入し、労働派遣基本契約書、雇用契約書や扶養控除申告書などの電子化に踏み切った結果、最短20分で契約業務が完了するようになりました。派遣社員の稼働スタートが早まり、回転率を高めることにも成功しています。

4-2.毎月5,000円のコストカットと契約業務の工数削減に成功

従業員規模14名の人材派遣会社の事例では、契約書を郵送する際のコストが課題でした。切手や返送用封筒を購入すると、契約書1通あたりのコストは約500円。毎月10件の契約締結数に対して約5,000円の消耗品費が発生している状態でした。

また、契約書のフォーマットを自社サーバーで管理していたため、担当者がその都度出社し、契約関連業務をおこなう必要がありました。そこで電子契約を導入した結果、切手や返送用封筒が不要になったため、消耗品費を0円に抑えられました。

電子契約サービスなら、契約書のフォーマットをクラウド上で安全に管理できます。そのため、担当者が契約業務のたびに出社する必要がなくなり、契約業務のムダを削減できました。

5.人材派遣で電子契約を導入し、業務効率化につなげましょう

厚生労働省により、労働派遣契約の電子化が解禁されました。厚生労働省令第170号の公布により、施行規則21条3項の内容が見直された結果、これまで書面で交付していた契約書も今後は電磁的記録で作成可能になります。

人材派遣業界は契約業務の負担が大きく、契約にかかる工数削減や、契約書管理の効率化は急務です。電子契約サービスを導入し、労働者派遣基本契約書、労働者派遣個別契約書、労働者派遣通知書、労働条件通知書などの電子化に取り組みましょう。

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【監修者】井上通夫(行政書士)

【監修者】井上通夫(行政書士)

大手信販会社、大手学習塾などに勤務した後、2008年に福岡市内で行政書士事務所を開業。主に相続・遺言、民事、法務(内容証明・契約書・離婚協議書等)、会社設立、在留資格等の案件を扱い、9社の公益法人(社団・財団 法人)の顧問を担当。福岡県行政書士会所属。

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