電子帳簿保存法に対して、法人にのみ適用されるルールという印象をもつ方もいるかもしれません。しかし、改正後の電子帳簿保存法は個人事業主の働き方にも大きな影響を与えます。

適切な方法で書類の保存を行わなかった場合、罰則が課せられる可能性もあるので十分注意しましょう。

本記事では、個人事業主が知っておきたい電子帳簿保存法への対応方法について解説します。

1. 電子帳簿保存法とは書類のデータ保存にかかわるルールのこと

電子帳簿保存法は、ビジネスで使う各種書類を電子データで保存するときのルールについて定めた法律です。

近年では、仕訳帳などの帳簿、請求書や領収書などの各種取引書類を電子保存するケースが増えてきました。紙媒体での書類管理には、整理やファイリングの手間がかかります。また、保存スペースを確保しなければならないといったデメリットも考えられます。

各種書類のペーパーレス化は、業務の非効率を改善するための有効策です。ただし、書類を電子データ保存する際には、保存方法や保存期間のルールを守る必要があります。

電子帳簿保存法には、デジタル上で作成した書類を電子データとして保存することが定められています。さらに、スキャナで取り込んだ書類の保存にも一定の条件があります。

電子帳簿保存法は2022年1月に改正されました。改正後には、デジタル上で取り交わされた書類を電子保存することが義務化されました。つまり、電子データで作成され交わされた書類を紙媒体として保管することは認められていないのです。

電子帳簿保存法の改正ルールが義務化されるまでの猶予は2年間となっています。個人事業主も企業と同様に、2年間の猶予期間のうちにデジタル化を行うなどの対処が必要です。

2. 電子帳簿保存法の施行による個人事業主への影響

改正された電子帳簿保存法は企業だけでなく個人事業主の働き方にも影響します。現状ペーパーレス化を考えていない方にも電子帳簿保存法のルールにのっとった対処が求められる点には、特に注意が必要です。

ここからは、個人事業主が特に気をつけたいポイントについて説明します。

2-1. 証憑書類のデータ保存が義務付けられた

2022年に思考された電子帳簿保存法の法改正後には、オンラインでやり取りした書類の保存に関するルールが定められました。

法令上、メールやクラウドサービスなどを使って送付された各種証憑書類は、必ず電子データとして保存しなければなりません。また、ウェブサイトから証憑書類のPDFファイルをダウンロードしたときや、クレジットカード利用明細のクラウドサービスを使って書類を受領したときなどにも、この法令が適用となります。

証憑書類には、見積書や注文書、納品書、請求書、領収書といった書類が含まれます。これらの書類をオンライン上でやり取りしたあとにプリントアウトして管理してきた方もいるかもしれませんが、今後は電子データとして保存することが求められます。

ただし、もともと紙媒体でやり取りした書類は、紙の状態のまま保存することが認められています。

電子データという形での保存には、紙の書類を整理する手間が省けるという利点があります。一方で、デジタル上に保存容量を確保しなければならないというデメリットも生じます。

2023年12月分までの取引であれば、電子データをプリントアウトし、紙の書類で保管しても特に問題はありません。しかし、2024年以降は電子取引の内容をデータとして保存しておきましょう。

2-2. タイムスタンプの付与が必要となった

法改正以降は、特定の方法で保存した書類にタイムスタンプを付与する必要が生じます。

タイムスタンプが必要となるのは、紙媒体で受け取った書類をスキャナで読み込んで電子データ化した場合です。

タイムスタンプには、手続きが行われた時刻や電子文書が存在した日時を証明する役割があります。タイムスタンプを付与することで、書類が存在しており改ざんされていないことを証明できます。

法改正後にはタイムスタンプの要件が緩和されています。以前は書類のデータ保存にあたっては3営業日以内にタイムスタンプの付与が必要とされていました。しかし改正後は、付与期間が最長2カ月と7営業日にまで延長されています。

紙媒体で取り交わした書類は、紙のまま保存することも認められています。タイムスタンプの付与が難しいときには、紙の書類をスキャナで読み込んで保存するのは避けましょう。

データの訂正や削除履歴が残るシステムか、訂正や削除ができないシステムを使っている場合には、タイムスタンプが不要となります。履歴の残るクラウドドライブで書類を保存するなどの方法で対処すれば、タイムスタンプ付与の手間が省けます。

3. 個人事業主の電子帳簿保存法への対応方法

個人事業主であっても、企業と同じように適切なデータ管理を行う必要があります。ここからは、電子帳簿保存法への具体的な対応方法についてチェックしていきましょう。

3-1. データの保管方法を決めておく

電子帳簿保存法に対応するために、電子データをパソコンのどこに保管するかを明確に決めておきましょう。ローカルな領域にデータを保存した場合、パソコンやシステムの不具合でデータが消失してしまうリスクがあります。

デジタル上に保存したデータはバックアップを取っておくのが安心です。また、履歴や自動バックアップの機能をもつクラウドタイプのシステムにデータを保存するのも有効な方法です。

3-2. 適切なデータ管理を行う

デジタル上に書類を保存する際の管理方法を定めておくのもおすすめの方法です。

電子データのファイル名に取引の期日や取引先の名称を記載しておけば、データの整理がしやすくなります。また、表計算ソフトなどで索引を作成してデータを整理するという方法も考えられます。

3-3. 専用のシステムを活用する

電子データを適切に保存するために、電子帳簿保存法に対応した専用システムを導入する方も増えています。

会計ソフトやクラウドシステムを使えば必要なデータを効率よく整理できます。業務フローが確立されやすくなるのも、専用システム導入のメリットです。

さらに業務効率を高めるためにタイムスタンプに対応したシステムを使うのも適した方法です。

3-4. ペーパーレス化を進める

電子帳簿保存法が施行されてからも、しばらくの間は紙媒体による管理が認められています。しかし、紙と電子データの両方でデータ管理を行っていると、切り替えがうまくいかなくなるおそれがあります。

今後のことを考えれば、早い段階でペーパーレス化に踏み切るのが得策です。

4. 個人事業主であっても電子帳簿保存法のルールに対応する必要がある！

電子帳簿保存法の適用対象となるのは企業だけではありません。個人事業主であっても、書類を取り扱う際には電子帳簿保存法のルールに対応する必要があります。

オンラインでやり取りした書類は原則として電子データで保管しましょう。スキャナを使って書類を取り込むときにはタイムスタンプの付与が求められます。

業務上取り扱う書類を適切に管理するためにも、電子帳簿保存法の内容を詳しく知っておきたいものです。専用のシステムを導入して電子データの保存を行うのもおすすめの方法です。