企業が商談や取引を行うにあたって秘密保持契約（NDA）を締結することは多いものです。情報漏洩のトラブルを防ぐためにも、適切な方法で秘密保持契約書を作成しておきましょう。

この記事では秘密保持契約書について詳しく解説します。

1. 秘密持契約書とは他社との取引の際に交わす情報管理の契約書

秘密保持契約書とは、取引の際に情報を第三者に開示しないよう、情報管理に関する取り決めをして交わす契約書のことです。秘密保持契約書は英語では「Non-Disclosure Agreement」とつづることから「NDA」とも呼ばれます。
商談や取引を行う際には、社内の機密情報や個人情報を一方あるいは双方が開示することがあります。何も取り決めをしないまま秘密情報を提供すると、情報漏洩などのリスクが大きく高まります。秘密保持契約には、自社の秘密情報の管理義務を取引相手に負わせ、悪用を防ぐという目的があります。

企業は自社や他社がもつ情報の取り扱いに細心の注意を払う必要があります。近年ではたびたび情報漏洩事件が起こり大きく報道されますが、その損失は数千万円以上、ときには億単位に及ぶこともあります。
また、競合他社に顧客を取られてしまうなど、情報漏洩によって自社に不利となる実害が生じる可能性も考えられます。
情報漏洩がきっかけで大きな損失を受けると、事業が立ち行かなくなり倒産に追い込まれるなどのリスクが生じるかもしれません。トラブルを回避するためにも、秘密情報を共有する際には情報の扱いに関する取り決めを行い、秘密保持契約を締結しておきたいものです。

2. 秘密保持契約書の作成方法

企業間で秘密保持契約書を取り交わす場面は多いものです。しかし、必要な内容が盛り込まれていなければ秘密保持契約書を交わす意味が薄れてしまいます。
以下のような項目を盛り込みながら、確実な情報管理につながる秘密保持契約書を作成しましょう。

2-1. 契約書タイトルと前文

まずは「秘密保持契約書」または「秘密保持に関する誓約書」といった表題とともに、前文を作成します。前文では自社を甲、取引相手を乙と代名詞化し、契約の内容を詳しく説明します。

2-2. 秘密情報の定義や範囲について

経済産業省の雛形では、企業の秘密情報について「秘密情報とは、甲又は乙が相手方に開示し、かつ開示の際に秘密である旨を明示した技術上又は営業上の情報、本契約の存在及び内容その他一切の情報」と定義しています。秘密情報の定義や範囲について記載する際にはこのテンプレートを軸に、自社に合った文言を足して仕上げていくとよいでしょう。
文中にある「秘密である旨を明示した」情報が具体的にどのようなものかについては、あらかじめ取引相手に開示しておきたいものです。秘密情報の定義や範囲に関する具体的な情報を共有しておけば、情報の不適切な取り扱いが行われる可能性を減らせます。

2-3. 秘密情報の取り扱いについて

秘密保持契約書には、秘密情報の具体的な取り扱いルールを定めておきましょう。特に、禁止事項を明記することはトラブル防止の有効策になります。
この項目には、「第三者に秘密情報を開示しないこと」、「本取引以外の目的で秘密情報を使用しないこと」といった文言を盛り込むのが一般的です。また、秘密情報を記載した文書の複製物を作成したときの扱い方についても定めておきたいものです。

2-4. 秘密保持の有効期間について

秘密保持の義務がいつまで有効なのかについても契約時に定めておきましょう。
秘密保持の義務を負う期間を取引の契約期間と同期間にしておき、期間満了時に意思表示がなかったときには自動で更新するといった方法で期限を定めるケースは多いものです。また「基本契約の終了後○年にわたって秘密保持契約が存続するものとする」など、具体的な期間を定める例もあります。

2-5. 情報漏洩時の対処について

取引相手が情報漏洩を起こしたときにどのような対策を行うのかについても契約書に盛り込んでおきましょう。多くの企業はこの項目について、情報漏洩が起きたときには直ちに報告する義務があると定めています。また、契約相手の企業で情報管理者を選出してもらうことも重要なポイントです。
秘密保持義務の違反があったときに取引関係の解除や損害賠償請求などの制裁を行うという旨を定めるケースも少なくありません。

2-6. 作成年月日や署名捺印

秘密保持契約書の末尾には書類作成の年月日を記載しておきます。最後に自社と取引相手が署名捺印すれば、秘密保持契約を締結できます。
契約書に記載した作成年月日以降は、双方の企業が秘密保持義務を負うことになります。

ですが、この契約内容を全従業員が把握していないこともあるでしょう。その場合、機密情報を適切に扱っていない従業員も出てきてしまうかもしれません。
軽はずみな行動や適当な管理を避けるためには、情報漏えいのリスクを正しく理解してもらうことが大切です。

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3. 秘密保持契約書を作成し契約を締結する流れ

経済産業省は「秘密情報の保護ハンドブック」で、秘密保持契約書の作成方法を公開しています。この雛形を参考にして、秘密保持契約書を作成し契約を締結しましょう。

［参考］秘密情報の保護ハンドブック〜企業価値向上に向けて〜｜経済産業省

3-1. 秘密保持契約書の雛形を用意する

まずは、経済産業省の資料を参照するなどの方法で秘密保持契約書の雛形を作成します。
経済産業省の資料には、事業者が秘密保持に関して対応すべき事柄がフェーズごとに解説されています。
しかし、サンプルの文章をそのまま使用すると、自社の内情とはかけ離れた秘密保持契約書になってしまう可能性があります。資料の内容を踏まえ、自社に必要な文言を取り入れた秘密保持契約書を仕上げましょう。

企業間で取り交わす取引基本契約書の内容に秘密保持条項を加えるケースもあります。秘密保持に関する内容や管理方法などが比較的単純であれば、2つの書類の内容を合わせてしまっても問題ありません。
保持したい秘密情報の内容が複雑であるときや基本契約と秘密保持契約の期間が異なるときなどには、書類を別々に作成したほうがよいでしょう。

3-2. 秘密保持契約書案を相手方に提示する

自社の希望を盛り込んだ秘密保持契約書の書案を作成したら、取引相手に提示し内容を確認してもらいましょう。
取引の相手から修正の希望があったときには詳しく協議を行い、適宜内容を調整します。自社と取引相手の双方が合意できる内容になった段階で契約に進みましょう。

3-3. 双方の合意を得て署名捺印する

秘密保持契約書の内容に問題がなければ、双方の署名捺印または記名押印を行います。秘密保持契約書の捺印には、2通の秘密保持契約書を少しずらした状態で重ね、書類が重なる部分に自社と取引相手がそれぞれ押印する方法が多く採用されます。この方法であれば書類を偽造することが困難になり、万一のトラブルを防ぎやすくなります。
なお、秘密保持契約書は印紙税法の課税文書には該当しないため、収入印紙を貼る必要はありません。

4. 秘密保持契約書は経済産業省のフォーマットを活用して作成するのがおすすめ

秘密保持契約書（NDA）とは、他社との取引や契約の際に秘密保持契約について確認を行うための書面です。
他社との関わりの中で秘密情報を共有せざるを得ない場面は多々あるものです。秘密情報の扱いに関するルールを設け、情報漏洩をはじめとしたトラブルのリスクを最小限に抑えましょう。
秘密保持契約書の作成には経済産業省のフォーマットを活用するのがおすすめです。雛形を参考にしながら内容に手を加え、自社に合った秘密保持契約書に仕上げていきましょう。