近年でははんこレスが推進されつつありますが、ビジネスシーンではまだまだ捺印を行う場面が多々あるものです。印鑑の押し間違い、捺印のかすれやにじみといったミスが起きてしまったときには、正しい方法で訂正を行う必要があります。

本記事では、捺印の訂正方法について説明していきます。

1. 捺印に失敗したときの適切な訂正方法とは

書類への捺印は、文字がはっきりと見えるように押す必要があります。
多少のかすれやにじみ、傾きが起きている程度であれば訂正しなくても問題はありません。しかし、印影の一部が欠けて読めなくなっているときや全体的に薄くなっているとき、かすれやにじみが起きて文字が読みづらくなっているときには訂正したほうがよいでしょう。
ほかに、捺印する印鑑の種類を間違ってしまったとき、うっかり逆さに捺印してしまったとき、捺印場所を間違ってしまったときなどにも訂正が求められます。書類への捺印に失敗してしまったときには、適切な方法で訂正の処置をしたいものです。

自社で印刷した書類にうまく捺印ができなかったときには、再度書類を印刷して印鑑を押し直すのが最適です。しかし、取引相手がすでに捺印している書類や公的機関が発行している書類などを扱う際には、新たに書類を発行し直す対処ができません。
この場合には、誤って捺印した印影の上に二重線を引きます。さらに、この印影と一部を重ねるような形で同じ印鑑を押しましょう。ずらして捺印した印鑑には訂正印の意味合いがあります。
続いて、間違って押した捺印の隣または正しい欄に、あらためて印鑑を押しましょう。

2. 捺印の間違った訂正方法とは

捺印に失敗した際に、訂正印と呼ばれる小さな認印を使って訂正しようと考える方もいるかもしれません。
しかし訂正印は本来、社内文書の訂正や簿記の訂正に使われる認印です。捺印に失敗してしまったときに訂正印を使って対処するのは適切な方法ではないのです。
失敗した印影に二重線を引いて別の位置に捺印するのも間違った方法です。二重線を引いたあとに同じ印鑑をずらして捺印することには、誰が訂正を行ったのかを明らかにする意味合いがあります。

捺印の失敗をごまかすため、失敗した捺印と同じ場所に重ねるようにして押印してしまうケースもあります。印鑑を重ねて押すとズレが生じてしまい、本来の印影とは異なる捺印になってしまいます。この方法では本人性が担保できなくなることがあるため注意が必要です。
そのほかの間違った訂正方法として、修正液や修正テープを使う方法が挙げられます。しかし、ビジネス文書に修正液や修正テープを使うのは不適切なので避けたほうがよいでしょう。

契約書は当事者同士の合意した内容を証明する重要な書類です。正しく訂正されていないことで、問題が発生したときに第三者から契約書の内容を疑われてしまい、協議や紛争を優位に進められなくなる可能性があります。法務部門内で正しく運用するだけでなく、ほか部門の従業員も契約書類を適切に扱うように指導しなければなりません。

ですが中には、「日々の業務で手一杯なので、従業員に研修をつけられない」とお困りの方もいるのではないでしょうか。
当サイトで無料配布している「【従業員周知用】ビジネスにおける契約マニュアル」では、契約の基本知識から契約書の役割、契約に関するよくある質問についてまとめています。契約の知識がない方に向けてわかりやすく解説しているので、法務部門以外の人の勉強用資料としても最適です。従業員に「契約書類を適切に扱ってほしい」と感じている方はぜひ、こちらからダウンロードしてご覧ください。

3. 捺印を訂正するときの注意点

捺印の訂正方法を間違ってしまうと書類の効力が失われてしまったり、改ざんを疑われたりといったトラブルに発展することもあります。ここからは、捺印の訂正を行う際に気をつけたいポイントについて見ていきましょう。

3-1. 訂正の際にはもとの捺印と同じ印鑑を使う

捺印の訂正には、もとの捺印と同じ印鑑を使いましょう。違う種類の印鑑や小さな訂正印などを使うと、訂正の効力が認められなくなることがあります。
特に、捺印の訂正にネーム印などを用いるのはNGとされています。手に入りやすいネーム印を使った訂正は改ざんを疑われやすいので、使用を避けるよう心がけましょう。

3-2. 全員分の訂正印を用意する

契約書などの重要書類に複数人が署名捺印したときには、訂正に全員分の訂正印が必要となります。
書類を作成した当事者のうち1人のみが訂正印を使った訂正を行った場合、あとあと書類の改ざんが疑われる事態に発展するかもしれません。書類を正しく訂正した証拠を残すためにも、捺印の修正の際には当事者全員の印鑑を押すようにしましょう。

3-3. 捺印の訂正は1回までに留める

捺印の訂正にも失敗してしまい、再度押し直しをしたいということもあるかもしれません。しかし、何度も訂正を行うと書類が汚れたようになり、相手に対して失礼な印象を与えてしまうことになります。また、訂正印が複数あることから不正を疑われ、書類が無効とされてしまうおそれもあります。
基本的に、捺印の失敗は1回までに留めるよう気をつけましょう。一度失敗してしまったときには、再度失敗することがないよう注意深く訂正や再捺印を行いたいものです。
もしも2度にわたって失敗してしまったときには、書類を作り直すなどの対処を行ったほうがいいかもしれません。

3-4. 押し直し欄を使う方法もある

一部の書類には、捺印を失敗した際に使える押し直し欄が設定されていることがあります。押し直し欄がある書類で捺印の押し間違いやかすれ、ずれなどが起きたときには、押し直しに収まるように捺印しましょう。
1回目で問題なく捺印ができたときには、押し直し欄は空欄のままにしておいて問題ありません。

3-5. 電子署名の修正はできない

近年では、契約書などの書類を電子化し、電子署名を施すケースも増えてきました。電子契約をしたときの電子署名は、紙の書類と同じような修正を行うことが認められていません。
電子署名には、その文書が原本であることや改ざんされていないことを証明するという目的があります。電子署名をしたあとには修正ができなくなるため、内容変更の覚書を作るか、新たに契約書を作って締結し直すといった方法で対処しましょう。

4. 失敗しないために知っておきたい、正しい捺印のコツ

捺印に失敗してしまうと訂正に手間がかかってしまいます。また、書類がよごれてしまうことにもなるため、失敗しない捺印のコツを把握しておきましょう。
捺印に用いる朱肉は適切な量がつくようにします。印鑑に朱肉が十分についていない状態で捺印するとかすれや欠けが起きやすくなります。逆に、朱肉をつけすぎてしまうと、にじみやずれといった失敗につながってしまいます。
印鑑を軽く朱肉に当てて少しだけ押し込むようにすると、適度な量の朱肉をつけることができます。
印鑑を書類に捺す際にはできれば捺印マットを使用しましょう。書類の下に捺印マットを引いた状態で捺印すれば、印鑑に均等に力が加わり、きれいな捺印ができます。
捺印の際には利き手の指でしっかりと印鑑を固定します。この状態で真上からまっすぐに力をかけ、印鑑全体を書類に押し付けるようにしましょう。印鑑を書類につけた状態で上下左右にわずかに傾けるようにして力を加えれば、均等に朱肉がついたきれいな印影になります。

5. 書類の捺印に失敗した時は正しい方法で訂正しよう

書類に捺印をする際には、失敗が起こらないよう細心の注意を払いたいものです。しかし、人の手による作業ではどんなに注意していてもミスが起こることがあります。
捺印に失敗してしまったときには、訂正する捺印を二重線で消したのち、同じ印鑑をずらして押しましょう。その後、隣など適切な位置に新たに捺印をすれば問題ありません。
間違った方法で捺印の訂正を行うと書類の有効性が失われたり、改ざんを疑われたりすることがあります。捺印のミスが大きなトラブルに発展するケースもあるので、必ず正しい方法で訂正を行いたいものです。