2020年11月より9割以上の行政手続きにおける原則押印廃止が決定しました。なお、押印廃止は企業に導入しても業務効率化に役立つなど、メリットの多い取り組みです。

この記事では、行政が進める押印廃止とは何か、企業が押印廃止で受けるメリット、脱ハンコ化に向けた取り組み方法を解説します。

1.押印廃止となるはんこは行政手続きでの押印省略のこと

多くの行政では長らく、書面・押印・対面を原則として手続きが進んでいました。
しかし、デジタル化の推進やテレワーク普及の妨げになるとの見方から、2020年9月に行政手続きにおける押印事務の見直しが行われました。

結果として、2020年11月には民間から行政に対して行う14,992手続のうち、99.4％にあたる14,909手続きが押印廃止の方向で進むこととなりました。［注1］

これにより、36協定届書や法人税申告書など、企業が行政に提出する書類の多くでも押印が廃止されています。
なお、残る1％の手続きについても、今後の技術革新を踏まえオンライン化が可能かどうか検討されることとなりました。

［注1］書面規制、押印、対面規制の見直し・電子署名の活用促進について｜内閣府

1-1.民間における押印慣行は自律的な見直しを促す

なお、押印廃止の動きは、あくまでも民間から行政に対して行う手続きについて進んだものです。
民間における押印慣行の見直しまでは言及していないものの、テレワーク推進の妨げになるため、自律的な取り組みを促しています。
その一環として、法務省はどのような書類に押印が必要か、契約書に押印がなくとも法律違反とならず契約の効力に影響ないことや、民事訴訟法上の押印の扱いなどをまとめて発表しています。［注2］

［注2］押印についてのＱ＆Ａ｜法務省

2.押印廃止がもたらすメリット

行政だけでなく、企業においても押印事務の廃止にはさまざまなメリットがあります。
なお、e-文書法や電子帳簿保存法など、企業のデジタル化に向けた法整備も進んでいるため、押印を廃止しやすい環境も整っています。

2-1.業務の効率化や生産性の向上

契約書や請求書など書面による手続きでは、1枚1枚押印が必要です。
契約書などは担当者が不在ではんこを押せない、という理由のみで業務が滞ってしまうこともあります。

また、紙書類は保管も煩雑なため、書類整理だけでもかなりの時間を要します。
押印を廃止すれば、契約の締結や請求書の送付を電子化することも可能なため、業務効率の改善が期待できます。
また、紙書類の保管や廃棄に時間を割く必要がなくなるため、バックオフィスの生産性向上にも役立ちます。

2-2.コストの削減

コピー用紙代やインク代、封筒費用、切手、収入印紙代、保管用のファイル代、破棄費用など、紙書類で業務を進めていると細かいコストがいくつも発生します。
もし、書類の保管場所を確保するためにレンタルスペースなどを借りていれば、それらの費用もかかってしまいます。
社内の申請書から社外書類まで全て電子化できれば、上記に挙げたコストの多くを削減できるでしょう。

2-3.自由な働き方の実現

テレワーク中でもはんこを押すためだけに出社する、いわゆる「ハンコ出社」が問題となりました。
押印廃止により電子化がすすめば、自宅や外出先からも仕事上必要な手続きができるようになります。

在宅勤務やリモートワークなど、より自由な働き方を進められるため、介護や育児などによる従業員の離職を防止するなどして、人材確保にも役立つ可能性があります。

2-4.コンプライアンスの強化

紙書類の場合、容易に社外へ持ち出せるため、機密情報が外部に流出する可能性も否めません。
また、紛失や処理漏れにより必要な手続きが行われていなかった、などの事態も発生します。

手続きを電子化し、セキュリティ対策をほどこせば紙書類以上にコンプライアンスの強化が可能です。
また、電子的にやり取りし専用のサーバーなどで保管すれば、誤って破棄するリスクも軽減できます。

3.脱ハンコを進めるための取り組み

はんこ文化の根強い企業では、脱ハンコを進めたくても思うように進まない可能性もあります。そのため、まずは企業内外で使用するどのような書類に押印が不要か担当部門で理解し、従業員向けの説明会を開いてもよいでしょう。
その上で、企業内の申請書や社外取引に必要な書類の脱はんこを進めていきましょう。

3-1.はんこが必要な書類を精査する

まずは企業内外で使っている書類に、本当に押印が必要であるか精査しましょう。
特に社内で利用する稟議書や申請書は習慣的にはんこを押しているだけのことがほとんどです。また、申請書、契約書、請求書、領収書など企業活動に必要な多くの書類は押印を廃止し、電子化することが可能です。

ただし、民事訴訟法の証拠として利用したい場合、押印に変わる電子的手続きが必要です。
なお、現時点で法律上書面に押印が必要な書類は「事業用定期借地契約」書類など、一部のものに限られています。下請法3条書面など、相手方の承諾がないと電子化できない書類もあるため注意しましょう。

3-2.企業内から脱ハンコを進める

脱はんこを進めるためには、まずは企業文化そのものを変えなければいけません。
そのため、まずは社内のみで完結する申請書や稟議書、回覧書類などから始めるとよいでしょう。
これらの書類をデジタル化するだけでも、業務の効率化やコスト削減などのメリットにつながります。

なお、ただ押印廃止を通達しても形骸化してしまう恐れもあります。
そのため、申請のワークフロー自体をシステム上で行う仕組みに変えるなど、インフラの整備も必要です。

3-3.外部取引の脱ハンコは電子契約サービスを活用する

取引の場合、取引先の承諾も必要なため全ての書類で押印を廃止するのは難しいケースもあります。
とはいえ、請求書や領収書の電子化などは事前に先方に通達し、メールなどでの受領が難しい場合に限り紙での送付を続けるなど、部分的に取り入れることも可能です。

また、契約書の締結では電子契約サービスの導入も有効です。電子契約サービスでは、先方が同じサービスを利用していなくても電子契約を締結できる仕組みがあるため、押印廃止を進めることができます。

取引先の状況に合わせて柔軟に対応するとよいでしょう。

当サイトで無料配布している「押印のためだけに出社は必要？ハンコ出社を是正するための方法」では、電子契約システムの導入効果をまとめています。脱ハンコを進めないことのリスクも紹介しているので、社内で検討するときの参考資料としても利用できるでしょう。「電子契約の導入を検討されている方」や「システム導入のメリットを知りたい方」は、ぜひこちらからダウンロードしてご覧ください。

4.脱ハンコを進める際の注意点

ハンコの利用を廃止して電子印鑑を導入する際は、法的効力が保てる方法か確認が必要です。印面の画像データなどを利用しても、容易に改ざんできるため法的効力はほとんど認められません。

通常、電子契約書類に法的効力を持たせるためには、電子署名やタイムスタンプを付与し、電子文書の原本性や本人性、非改ざん性を保たなければいけません。
社外取引の脱ハンコを進める際は、これらの仕組みを備えた電子契約サービスを導入しましょう。

5.行政だけでなく企業の押印廃止にもさまざまなメリットがある

2020年11月より9割以上の行政手続きで原則押印廃止が決定しました。これにより、従来紙での提出が義務付けられていた行政書類もデジタル化が可能です。

なお、押印廃止は、行政だけでなく企業内に導入しても多くのメリットがあります。まずは社内業務から脱ハンコを始めて業務の効率化を目指しましょう。