ひとり人事でも手厚いサポートで安心！数十人規模企業の導入フローをご紹介
更新日: 2024.1.19
公開日: 2021.11.11
jinjer Blog編集部
勤怠管理システムを導入する際、「自社の勤怠管理方法や就業規則では、導入にどのくらいかかるか分からない」といった疑問を持っている方も多いのではないでしょうか。
また、少人数の人事担当者で運営している企業の場合、普段の業務が忙しく、なかなかシステム導入に踏みきれないといったケースもあるでしょう。
そこで、本記事では実際に数十人規模の会社で「ジンジャー勤怠」を導入したお客様の事例をご紹介します。
勤怠管理システムを運用に乗せるために、つまずきやすいポイントや従業員への周知の方法、導入までのサポートについて解説しますので、ご参照ください。
1.ジンジャー勤怠導入前の勤怠管理状況
今回は約50名の従業員で繊維工業を営んでいらっしゃる、A社様の導入スケジュールをご紹介します。
A社様はジンジャー勤怠を導入される以前は、出勤簿で従業員の勤怠を管理していらっしゃいました。
毎月従業員に紙の出勤簿を渡して、月末に提出してもらい残業をおこなう日は残業申請を紙で出す決まりでした。
勤怠の集計は月末におこなっていたので、月中で「Aさんの残業時間はどのくらいなのか」と聞かれても、だいたいの数値でしか出すことができませんでした。
また、有給に関しても、有給を取得するときは上長に連絡し、月末にまとめて集計していました。
そのため、自分があと何日分の有給が残っているのかを知りたくても、月末にならないと正確な数値がわかりませんでした。
2.エラーチェックの工数削減のためジンジャー勤怠を導入
A社様が勤怠管理システム導入を検討するきっかけとなったのは、できるだけ月末の勤怠集計にかかる工数を減らすことがきっかけでした。
A社様では人事が一人体制なため採用・労務管理・給与計算など、確認すべきことが多くありました。
特にエラーチェックに時間がかかっており、残業時間の集計などは従業員の給与に関わる部分ですので、何度も確認する工数が必要でした。
人事一人体制では、導入作業に時間を割くことが難しかったため、できるだけ導入工数がかからない勤怠管理システムを探しており、細かい勤怠の規定にも対応できるジンジャー勤怠を導入しました。
3.スムーズな運用のために就業規則から見直す
ジンジャー勤怠を導入する上で、A社様では就業規則を改定する必要がありました。
ジンジャー勤怠を導入する以前は、毎月従業員に紙の出勤簿を渡して、月末に提出してもらっているため、正確な労働時間の把握ができていませんでした。
そこでカスタマーサクセスチームと連携し、ジンジャー勤怠を導入したときにスムーズに運用できるように就業規則の改定からおこないました。
具体的には好きな時間帯に出勤して良いという勤務状況でしたが、この勤務状況では残業時間の管理が煩雑になっていました。
そのため、働き方を変えずに集計を簡略化するために、フレックスタイム制を導入しました。
フレックスタイムタイム制をただ導入するのではなく、ジンジャー勤怠が最大限に活用できるような形で導入を進めました。
例えば、フレックスタイム制を導入するにあたり、月中で合計の勤務時間数が所定労働時間に足りているかを把握できるように設定する必要がありました。
下記の画像のように、ジンジャー勤怠では勤務実績が従業員自身で確認できるため「勤務時間」から累計勤務時間数を、「所定労働時間」からその月の総労働時間を把握することができます。
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両方の数字を見比べることで、1ヶ月の清算期間における過不足時間数を計算して勤務時間数が所定労働時間に足りているかを把握できます。
さらに有休管理に関しても、マイページ上から有休残日数を確認できるため、月中でも従業員自身があと何日分の有給が残っているのかを把握することができるようになりました。
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また、就業規則を改定することで従業員が混乱しないように、A社様とカスタマーサクセスチームであらかじめ従業員向けのマニュアルを作成したり、Q＆Aを作成したりと事前準備を進めました。
カスタマーサクセスチームの他社のサポート実績から、従業員からの質問は想定できていたので、大きな混乱もなくスムーズに運用を開始することができました。
4.導入の際には、システム会社のサポート体制が重要
人事担当者が少数しかいない企業であれば、普段の業務になかなか手が離せないため、システムの導入までにかける工数を多くかけられないことがあるでしょう。
また勤怠管理システムを導入することで、それまで打刻する習慣がなかった従業員に打刻させるように工夫したり、勤怠管理のルール設計をおこなったりする場合、人事担当者だけで進めることは困難です。
そのため、システムの初期設定だけではなく、導入後の勤怠方法や就業規則までアドバイスしてくれるシステム会社のカスタマーサクセスチームの力が不可欠です。
普段の業務で忙しい方やシステムに精通していない方でも、サポート体制が充実しているシステム会社を選ぶことで、スムーズ導入することができるかもしれません。
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