未払費用の勘定科目を税務上の取り扱いの観点から徹底解説 - バックオフィスクラウドのジンジャー(jinjer)

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未払費用の勘定科目を税務上の取り扱いの観点から徹底解説

未払い 科目

商品やサービスなどを後払いで購入した際に使われる勘定科目には、いくつか種類があります。その中の一つに、「未払費用」という勘定科目があります。未払費用は他の勘定科目と比べて、少々内容が複雑な面があり、分かりづらさを感じている経理担当者も少なくないでしょう。本記事では、未払費用の仕訳方法から税務上の取扱いまで、詳しく解説します。

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勘定科目と仕訳

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1. 未払費用の税務上の取り扱い

書類

未払費用は損金として算入できることから、正しく計上を行うことで一定の節税効果が期待できます。

未払費用とは、継続的に提供を受けているサービスであって、決算日までに支払いが完了していない、つまり未払いとなっている費用を計上するために使用する勘定科目です。もう少しかみ砕いて説明すると、年間契約の保険料や機械設備のリース代など後払いでサービスの提供を受けているものに対して未払費用を使います。

なお、未払費用には「未払利息」や「未払手数料」「未払家賃」などがあり、次のようなものも該当します。

・借入金の利息
・従業員の給与
・毎月の水道光熱費や通信費
・事業所の家賃など

未払費用として計上できるものは上述の通り色々ありますので、しっかり押さえておきましょう。

1-1. 一定の条件を満たしていれば損金算入することができる

未払費用は、決算日時点で支払いが完了していない費用ではありますが、「債務が確定している費用」として認められれば、損金(税務上の費用)として算入することができます。[注1]
「債務が確定している費用」であるかどうか判定されるには、次の3つの要件を満たす必要があります。

債務の確定…決算日までに支払義務が確定していること
原因事実の発生…決算日までに発生している費用であること
金額の合理性…金額を明確に算出することができること

つまり、決算日までにサービスを実際に受けていて、契約書や請求書等で契約の事実と金額が明らかになっていれば、損金算入させることが可能です。
損金算入させることができれば節税にもつながりますので、しっかり押さえておきましょう。

2. 未払費用の仕訳におけるポイント

ポイント

前述でも解説しましたが、未払費用は、決算日時点でサービスの提供が継続しており、代金が未払いとなっている際に使用します。これは、一時的に貸借対照表上に流動負債として計上し、正しく損益の計算を行うために、未払費用の勘定科目を使って仕訳を行うものです。そのため、未払費用で仕訳を行うタイミングは、決算日(期末)と翌年期首という点がポイントになってきます。少々ややこしいですが、簡単に説明すると決算日に「サービス提供済みの金額を計上する」、翌年期首に「計上した費用を振り戻す」といった、2つの仕訳を行えば良いのです。

3. 仕訳具体例

注意

言葉だけの説明では分かりづらい所もありますので、具体的に仕訳例を見ながら未払費用の仕訳について考えていきましょう。

(例)決算日3月31日の会社が、設備のリース契約(半年)を結び、2月1日からサービスを開始。リース料は半年後(8月31日)に24万円を支払うケース

実際の支払いは半年後ですが、2月1日から3月31日までにサービスを受けた分の費用が発生したと考え、2か月分の代金8万円を未払費用へ計上します。借方に賃貸料、貸方には未払費用をそれぞれ記載します。

実際の支払いは半年後ですが、2月1日から3月31日までにサービスを受けた分の費用が発生したと考え、2か月分の代金8万円を未払費用へ計上

この仕訳によって決算日の時点で、未払費用(負債)が12万円計上されたことになります。

次に、翌期になった時点で、決算日に計上した未払費用を賃貸料へ振り戻す仕訳を行います。

期になった時点で、決算日に計上した未払費用を賃貸料へ振り戻す仕訳


支払期日(8月31日)になってリース代金を支払った際は、次のような仕訳を行います。

支払期日(8月31日)になってリース代金を支払った際

この一連の仕訳を行うことで、先の8万円の費用を相殺し、実質24万円の費用を計上することができます。

他にも違う例で、未払費用の仕訳をみていきましょう。
(例)決算期にあたり、翌月払いの従業員の給与(500万円)を未払費用に計上するケース

決算期にあたり、翌月払いの従業員の給与(500万円)を未払費用に計上するケース

決算日に計上した給料500万円を翌期になった時点で振り戻し。

決算日に計上した給料500万円を翌期になった時点で振り戻し

実際の給料日をむかえ、従業員に給料500万円を支払い。

従業員に給料500万円を支払

関連記事:未払費用の決算について未払給与や決算賞与など具体例で詳しく解説

4. 未払費用の注意点

注意点


未払費用を使って仕訳を行う際に、注意しておきたい点がいくつかあります。正しく仕訳をするためにも、次の注意点はしっかり押さえておきましょう。

4-1. 決算日をまたいで未払いとなっている費用であること

そもそも、未払費用を計上する目的は、すでにサービスを継続して受けているにも関わらず、代金の支払いが済んでいないものに対し、サービスを受けた部分を一旦貸借対照表上に負債として計上し、正しく損益を表示することにあります。
そのため、決算日をまたいで未払いとなっている費用であることが重要です。後払いであれば、すべての費用が未払費用として処理されるわけではありませんので注意しましょう。

4-1-1. 他の勘定科目と混同しないよう仕訳を行う

未払費用と似た勘定科目として、「未払金」や「買掛金」などがあります。いづれも未払費用とは性質がことなりますので、しっかり違いを把握しておきましょう。それぞれの違いは、以下の通りとなります。

4-1-2. 未払金

未払金とは、商品やサービスの提供を受けているものの、支払いが後払いとなっている際に使う勘定科目です。たとえば、事務用品や備品などをクレジットカードで購入した場合は、広告のデザイン料や車のローンなどが該当します。未払費用と未払金の大きな違いは、未払金が単発的な商品やサービスの未払い費用に対し、未払費用は継続的なサービスの未払い費用にという点です。単発か継続がという違いをしっかり把握しておきましょう。

関連記事:未払費用の扱い方は?未払金との異なる点や具体例について詳しく紹介

4-1-3. 買掛金

買掛金とは、後日代金を支払うことを前提に、商品や原材料の仕入れをした際に使う勘定科目です。たとえば、飲食店であれば調理するための食材であったり、小売店であれば店頭で販売する商品などが該当します。買掛金にも未払費用と大きく異なる点があり、買掛金が仕入という性質があるのに対し、未払費用は仕入に関係ないサービスであることです。同じ未払いの費用ではありますが、両者にはこのように明らかな違いがあります。

5. 未払費用の特徴や税務上の扱い方を把握して正しく仕訳を行おう

チェックポイント

未払費用は、継続的なサービスであって後払いとなっている際に使用する勘定科目です。決済日において、正しく損益を計上するために、該当の費用を未払費用を使って仕訳します。未払費用は、「債務が確定している」ということが客観的に認められれば、損金算入することのできる費用です。法人税の節税にもつながりますので、該当の費用が未払費用であるかどうか見極めて、仕訳を行うことが重要となります。本記事を参考に、未払費用を正しく仕訳できるようになりましょう。

[注1]国税庁|第2款 販売費及び一般管理費等

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目黒颯己

目黒颯己

HR NOTEのライター、総合求人サイトとシニア向け情報メディアの立ち上げを経て、現在はjinjer blogの運営に携わっています。 事業視点から、バックオフィスの重要性を啓蒙するコンテンツを作っています。 保有資格:ファイナンシャル・プランニング技能士(3級)

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