経費精算システムの導入事例3つや導入で改善されるポイント

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経費管理

更新日: 2024.3.7
公開日: 2022.1.22 jinjer Blog 編集部

経費精算システムは、経理担当者の負担を大幅に減らし、業務の効率化を促進する効果的な道具です。
当記事では、経費精算システムを実際に導入した事例について紹介し、会社の業務がどのように改善されるのか解説します。

【従業員の経費申請ミスをなくす方法とは？】

「科目を間違えた申請が多い」

「経費にならないものを申請してくる」

「申請額を不正する人がいる」

など、従業員からの経費申請ミスに頭を悩ませていませんか？経費申請は従業員が行うため、従業員がわかりやすい運用にすることが必要不可欠です。

そこで頼りになるのが、経費精算システムです。経費精算システムを利用すれば、交通費の自動計算やICカードの読み取り、またシステム上で申請ルールを設定することで間違った申請が上がりにくくすることができ、従業員の申請ミスを軽減することが可能です。

当サイトでは、経費精算システムでできることや、よくある経費精算の課題をシステムでどのように解決できるかをまとめた資料を無料で配布しておりますので、経費精算の申請ミスを減らしたい方はぜひダウンロードしてご覧ください。

1.経費精算システムの導入事例3つを紹介！
2.経費精算システムの導入で改善されるポイント
3.経費精算システムの導入の手順
4.経費精算システムを導入すればコアとなる業務に集中できる

1.経費精算システムの導入事例3つを紹介！

経費精算システムのメリットや利用方法を知るためには、実際にシステムを導入した企業の事例を見るのがよいでしょう。
企業によって経費精算システムを導入する目的は異なるので、自社の目的に合った機能を持つシステムを導入する必要があります。
では、経費精算システムを実際に導入した企業の事例を3つ見ていきましょう。

1-1.手作業によるミスを大幅に改善

一つ目の事例は、経費精算システムの導入により、手作業で発生していたミスを大幅に改善できたものです。
こちらの企業では、これまで経費精算業務を対面で行っており、経理担当者は紙とエクセルの両方に記録を取らなければならない状態でした。
当然、手作業での記入や入力は人為的ミスが起こり、会計監査の際にミスが発覚するという事態に陥っていたのです。
さらに、新型コロナウイルスの影響により対面での経費精算が行えなくなったため、経費精算システムの導入に踏み切りました。
とくに重視していたのはスマートフォンのアプリに対応しているという点です。
結果として、スマートフォンのアプリに対応しており、価格の安価なシステムを選択し、使いやすいと高評価を得ています。

1-2.場所を選ばない経費精算を可能に

二つ目の事例は、自社開発した経費精算システムからクラウド型のシステムに切り替えた事例です。
自社開発したオンプレミス型の経費精算システムが使い勝手が悪くなり、新たなシステムを導入することを検討していました。
それまでは営業部の社員が経費精算のために帰社しなければならず、承認までのルールが曖昧になっているという問題が発生していました。
さらに、交通費はすべての領収書を経理担当者がチェックし精査しなければならず、かなりの負担が発生していたのです。
クラウド型の経費精算システムを導入することで、社員がどこにいても経費精算の申請が行え、承認もオンライン上でできるようになりました。
結果的に経費精算の申請から承認までがスピードアップしただけでなく、承認に関するルールの構築や申請のチェックも効果的に行えるようになったのです。

1-3.経費精算の時間やコストの削減を実現

三つ目の事例は、経費精算システムの導入により、経費精算業務にかかる時間や労力、コストを削減できたものです。
この企業では、エクセルで作成したデータを紙で出力し、そこに領収書を貼付して経費精算を行っていました。
社員の出張が増える繁忙期には、経費精算業務だけでも膨大な量になります。
こちらの企業は従業員数がそれほど多くないため、経理担当者が別の業務も担当しており、経費精算業務が通常業務を圧迫している状態でした。
経費精算システムを導入することで、これまで手間をかけていた経費精算業務をワンクリックで行うことができるようになり、従業員情報の管理も効率化されました。
結果として、通常業務により多くの時間や労力を割けるようになったのです。
経費精算システムの導入には費用がかかるものの、結果的には時間やコストの削減になる可能性があることが分かります。

2.経費精算システムの導入で改善されるポイント

経費精算システムを導入すると、経費精算のさまざまなプロセスが改善されます。
経費精算システムによってどんな点が改善されるのか、ポイントをいくつか見ていきましょう。

2-1.申請の手間が省ける

申請者にとっての大きなメリットは、申請書を記入する手間や承認依頼を非常に簡単に行えることでしょう。
経費精算システムの多くは、スマートフォンにも対応しており、他のアプリを使うのと同じ感覚で経費精算の申請が行えます。
紙の書類を書いて提出するために帰社する必要がなくなり、出張先や自宅からスマートフォンを使って経費精算の申請が行えるようになるのです。
さらに承認申請も、これまでは上司に直接会わなければなりませんでしたが、経費精算システムを導入すればWeb上で承認申請が行えてとても便利です。

2-2.承認がスムーズに行える

経費精算システムを導入すると、承認者による経費の承認がスムーズに行えるようになります。
これまでは、紙で提出された申請書を承認者がチェックし、押印しなければなりませんでした。
承認者は申請者と実際に会わなければなりませんでしたが、経費精算システムを使えばWeb上での承認が可能です。
さらに、承認が必要な申請についてアラートで知らせてくれるので、承認のし忘れが少なくなります。
経費精算が申請から何ヶ月も放置されることもなくなるでしょう。

2-3.経理担当者の負担を大幅軽減

経理担当者の負担が軽減されるのも経費精算システムの利点です。
自動で経費を計算してくれるので、入力の手間が減り、ミスも減らせます。
定期区間を除いた経費の計算、ミスによる申請者への差し戻しも減るので、確認事項も減るでしょう。
時間がかかる仕分け作業も簡便になるので、経理担当者の負担はかなり軽くなるはずです。
加えて、使用された経費を実際に振り込む際に利用するFBデータの作成もシステムが自動で行ってくれるのも重要なポイントです。
各銀行に対応したFBデータが出力できる経費精算システムであれば、経理担当者の振り込み作業の負担も少なくなるでしょう。

3.経費精算システムの導入の手順

経費精算システムの導入は、最初に課題の洗い出しを行わなければなりません。
自社の経費精算業務にどんな課題があるのか、どのような不便があるのかを確認します。
たとえば、スマートフォンに対応した製品がよい、出張や旅費の精算をしたい、交通費の精算が多い、クレジットカードの利用履歴も取り込みたいなどの要望があるでしょう。

課題が明らかになったなら、その課題や問題を解決してくれる機能を持つ製品を探すべきです。
経費精算システムは、大企業向けのものから中小企業向けのものまであり、ライセンス数も選べるため、自社に最適な製品を選ぶようにしましょう。

さらに、現在の社内のルールやシステムに適合しているかを確認するために、テスト運用を行います。
テスト運用の結果、業務が効率化できると確信すれば、導入に踏み切りましょう。
経費精算システムの導入と同時進行で行わなければならないのが、社員の教育です。
これまでのシステムと大きく変わるのであれば、社員に対する周知の徹底や経費精算の申請方法の教育を行うべきでしょう。
サポートを上手に活用しながら、運用過程で発生する問題を解決していくことも重要です。

4.経費精算システムを導入すればコアとなる業務に集中できる

経費精算システムを導入したことで業務が効率化したと実感している企業は少なくありません。
実際、年々経費精算システムを導入している企業は増加しており、テレワークの普及などの理由によりこれからも増加していくことが予想されます。
ぜひ経費精算システムの導入を検討し、より重要な業務に集中できるような環境を整えましょう。

【従業員の経費申請ミスをなくす方法とは？】

「科目を間違えた申請が多い」
「経費にならないものを申請してくる」
「申請額を不正する人がいる」

など、従業員からの経費申請ミスに頭を悩ませていませんか？
経費申請は従業員が行うため、従業員がわかりやすい運用にすることが必要不可欠です。