入金伝票の書き方や仕訳するときのコツを解説 - ジンジャー(jinjer)| クラウド型人事労務システム

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入金伝票の書き方や仕訳するときのコツを解説

仕訳伝票

会計処理を行う場合、仕訳をして決算整理をして、貸借対照表や損益計算書などを作成するというのが、おおまかな流れになります。

会計処理の最初のステップである仕訳の前段階では、「伝票」と呼ばれるものを用いることが多いです。伝票という言葉自体は耳にしたことがある方が多いと思いますが、実際にどのような形で利用されるかは分からない、という方もいらっしゃると思います。

本記事では、入金伝票とは何か、入金伝票の書き方、入金伝票の仕訳方法・コツなどについて説明します。

関連記事:伝票とは?伝票式会計の種類や伝票の種類、伝票を利用するメリットを解説

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勘定科目と仕訳

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1. 入金伝票とは?

お金

入金伝票とは、取り引きで現金の入金があった際に起票する伝票のことを指します。

入金伝票を作成することで、取り引きの内容が第三者でも理解できるようになります。

会計を行ううえでは、「仕訳帳」と「総勘定元帳」の2種類の帳簿を作成する必要がありますが、原則としてそれぞれ1冊ずつしか作成されません。

そのため、誰か1人が帳簿に記帳しているとほかの人が記帳できずに、作業効率が下がってしまう場合があります。

伝票は、用紙さえあればいつでも取り引きの内容が記録できるので、多くの企業では仕訳に伝票が活用されることが一般的です。

なお、伝票には入金伝票以外に出金伝票や振替伝票といったものがありますが、こういったさまざまな「伝票」を用いて記録を行う会計手法を「伝票式会計」と言います。

仕訳の仮計上(取り引きの担当者など)と仕訳帳への反映(経理担当者)で担当者を分けられるので、業務をスムーズに行えるのがメリットです。

近年ではキャッシュレス化やデジタル化が進み、実際の紙を使って伝票を起票する機会自体は少なくなってきています。

ただ、会計ソフトを導入している企業が多くなってきている昨今においても、これまで紙に記帳していたものをシステムに入力するようになっただけで、従来の伝票式会計のシステムはそのまま活用されています。

2. 入金伝票の書き方

書き方

入金伝票に記載が必要な項目は、以下のとおりです。

・日付
・勘定科目
・摘要
・金額
・起票者

それぞれの項目の書き方について、説明します。

2-1. 日付

入金があった日付を記入します。

2-2. 勘定科目

勘定科目は取り引きの実態に応じて適したものを用いる必要がありますが、入金伝票を使う場合は借方科目が現金で固定されています。

そのため、貸方科目だけを記入することになります。

2-3. 摘要

具体的な取引内容を記入します。

入金伝票は作成する人と、その後それを用いて仕訳帳に反映させる人が異なります。

そのため、誰が見ても分かるような内容で簡潔に記入することを心がけましょう。

2-4. 金額

入金された金額を記入します。

記入したあとは、実際に入金された金額と一致しているかどうかの確認を行うのが望ましいです。

2-5. 起票者

取り引きを担当して入金伝票を起票した人の名前を記入します。

名前の記入ではなく、押印でも問題ありません。

3. 入金伝票を利用するメリット・デメリット

メリット デメリット

入金伝票を利用することには、以下のようなメリットがあります。

・経理担当者の負担を軽減できる
・簿記の知識がなくても対応できる
・修正が容易
・分類する際に便利

入金伝票を利用して記帳処理を複数の担当者に割り振ることができるので、経理担当者の負担を軽減することが可能です。

また、仕訳を行うのとは異なり、入金伝票への記入だけであれば簿記の知識は必要ありません。

一度仕訳帳に記入してしまうと後から修正することは困難ですが、伝票であれば間違えても破棄して再度作成することができます。

日付順や勘定科目ごとなどに分類しやすいことも、メリットと言えるでしょう。

反対に、入金伝票を利用することには以下のようなデメリットも考えられます。

・担当者の習熟度によっては誤記入が起こる可能性がある
・伝票を集めて整理する手間がかかる
・伝票の判読が不能な場合確認作業が必要になる

入金伝票の扱いに慣れていない担当者が記入すると、誤記入が起こる可能性があり、訂正などに手間がかかる場合があります。

伝票は総勘定元帳に転記する必要があるため、各担当者が記入した伝票を集めて整理する手間が発生します。

字が汚いなどの理由で判読不能な伝票があると、都度確認作業が発生するので、その分手間が増えることになります。

4. 入金伝票の仕訳方法・コツ

黄色の背景とポイント

入金伝票の記入はあくまでも仕訳の前段階なので、入金伝票をもとにして仕訳を行う必要があります。

たとえば、以下のような内容の入金伝票があったとします。

この入金伝票の内容を仕訳帳に反映させると、以下のようになります。

借方 現金 200,000円 / 貸方 売上 200,000円

入金伝票の形式と仕訳帳の形式は若干異なるため、入金伝票から仕訳帳へと転記を行う際に、少しややこしいと感じる方もいるかもしれません。

ただ、実際のところは入金伝票の記載のない「現金」の項目を追加して、仕訳帳には記載することになり、取り引きの内容である摘要を削除するだけでOKです。

慣れるまでは少し時間がかかるかもしれませんが、慣れてしまえばスピーディーかつ的確に転記作業を行えるようになるでしょう。

なお、冒頭でもお伝えしたとおり、入金伝票は取り引きで「現金」の入金があった際に起票する伝票です。

そのため、商品を販売しても売上代金を現金で回収していない場合は、入金伝票の記入は行いません。

後日入金される場合は売掛金として計上する必要があるため、「売上伝票」もしくは「振替伝票」を使って仮計上することになります。

5. 入金伝票は仕訳の前段階に用いられる重要な伝票

重要ポイントメガホン

入金伝票は、取り引きで現金の入金があった際に起票する伝票です。

入金伝票を用いて処理を行うことで、仕訳帳や総勘定元帳だけを利用するよりも業務をスムーズに進めることが可能になり、経理担当者の負担も減ります。

入金伝票に記入する項目の数は決して多くないですが、仕訳帳や総勘定元帳に転記した後にミスが発覚すると修正が困難なので、間違えのないように記載することが重要です。

入金伝票から仕訳帳に転記する際のコツを把握しておけば、間違いのないように記載できるでしょう。

 

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MEGURO

MEGURO

HR NOTEのライター、総合求人サイトとシニア向け情報メディアの立ち上げを経て、現在はjinjer blogの運営に携わっています。 事業視点から、バックオフィスの重要性を啓蒙するコンテンツを作っています。 保有資格:ファイナンシャル・プランニング技能士(3級)

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