伝票とは?種類や保存期間、請求書との違いなどをわかりやすく解説 - バックオフィスクラウドのジンジャー(jinjer)

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伝票とは?種類や保存期間、請求書との違いなどをわかりやすく解説

メリット・デメリット

企業会計では、入金伝票や出金伝票、振替伝票、売上伝票、仕入伝票などの会計伝票を利用し、取引内容を記録します。企業によっては、仕訳帳の代わりに伝票を書き起こし、そのまま総勘定元帳に転記する「伝票式会計」を採用している場合もあります。

伝票を有効活用すれば、会計業務を効率化することが可能です。この記事では、伝票の定義や請求書との違い、伝票式会計の特徴やメリットを解説します。

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1. 伝票(会計伝票)とは?

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伝票(会計伝票)とは、取引ごとの内容や金額、勘定科目などを明確に書き起こした書類を指します。伝票に取引内容を書き起こすことを「起票」といいます。伝票の様式は法律によって定められていません。一般的な様式の伝票では、以下の5つの項目を記載します。

・取引の日付
・取引の勘定科目
・取引の内容(摘要)
・取引の金額
・起票者の記名押印またはサイン

伝票の役割は、日々の取引を整理し、会計処理を効率化することです。伝票の内容を元にして、すべての取引内容を日付順に記した仕訳帳を作成し、総勘定元帳へ転記するのが通常の企業会計の流れです。

しかし、過去の伝票をまとめて総勘定元帳に転記し、会計帳簿を作成することもできます。この会計のことを「伝票式会計」といいます。通常の会計との違いは伝票の法律上の扱いです。伝票を取引内容の整理のために作成している場合、法人税法第2条第2号の「国税関係書類」には該当しません。

伝票式会計を採用する場合は、伝票が企業会計の一部を構成する書類となるため、国税関係書類に該当します。その場合、電子帳簿保存法が適用されるため、伝票を電子データで保存することも可能です。

2. 伝票式会計の種類

茶色いビックリマーク

伝票式会計は、仕訳帳の代わりに伝票を利用し、伝票の内容を総勘定元帳に直接転記する会計方法です。伝票式会計は利用する伝票の種類の数で「1伝票制」「3伝票制」「5伝票制」の3つに分類されます。

1伝票制
利用する伝票:仕訳伝票(振替伝票)
伝票が1種類であるので管理が簡単です。全ての勘定科目を仕訳伝票にまとめるため仕訳処理は複雑になります。

3伝票制
利用する伝票:入金伝票、出金伝票、振替伝票
お金の流れを入金伝票と出金伝票で管理するので、キャッシュフローが分かりやすいという特徴があります。

5伝票制
利用する伝票:入金伝票、出金伝票、振替伝票、仕入伝票、売上伝票
売上や仕入をそれぞれ売上伝票、仕入伝票で管理するため、掛け取引が発生してもキャッシュフローが分かりやすくなります。掛け取引が多い製造業や卸売業、建設業などで利用される場合が多いです。

3. 伝票の種類

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企業会計で扱う伝票は、基本的には「入金伝票」「出金伝票」「振替伝票」「売上伝票」「仕入伝票」の5種類です。それぞれの特徴や記入例を解説します。

3-1. 入金伝票

入金伝票は、商品の代金を現金で受け取ったときや、売掛金を現金で回収したときに起票する伝票です。入金伝票には、取引の日付、入金先、金額、勘定科目、摘要などの項目を記載します。例えば、10万円の売上を現金で受け取った場合、以下のように起票します。

入金伝票

関連記事:入金伝票の書き方や仕訳するときのコツを解説

3-2. 出金伝票

出金伝票は現金で支払いを行ったときに起票する伝票です。たとえば、現金で経費を支払った場合や、買掛金の支払いを現金で行った場合に出金伝票を作成します。出金伝票には、取引の日付、出金先、金額、勘定科目、摘要などの項目を記載します。例えば、100万円の買掛金(商品仕入)を現金で支払った場合、以下のように起票します。

出金伝票

関連記事:出金伝票の書き方や活用方法をわかりやすく紹介

3-3. 振替伝票(仕訳伝票)

入金伝票や出金伝票に対し、現金以外の取引や、売上・仕入以外の取引があったときに起票するのが振替伝票(仕訳伝票)です。たとえば、約束手形での支払いや、売掛金の銀行口座への入金、売掛金と買掛金を相殺する場合などに振替伝票を作成します。振替伝票は仕訳帳と同様に、お金の流れを借方・貸方で管理します。たとえば、100万円の売掛金で商品仕入の買掛金を相殺する場合、以下の通り起票します。

振替伝票(仕訳伝票)

関連記事:振替伝票の役割とは?具体的な書き方や作成時の注意点について確認

3-4. 売上伝票

売上伝票は、商品の売上があったときに起票する伝票です。現金の収入があった場合は入金伝票で管理するため、売上伝票は主に売掛金が発生したときに利用します。そのため、掛取引が多い製造業や卸売業、建設業などで売上伝票が利用されています。売上伝票には、商品の品名や数量、単価、金額、摘要などの項目を記入します。たとえば、単価10万円の商品を10個販売し、100万円の売掛金が発生した場合、以下の通り売上伝票を作成します。

売上伝票

3-5. 仕入伝票

仕入伝票は、商品の仕入を行ったときに起票する伝票です。売上伝票と同様に、仕入伝票には商品の品名や数量、単価、金額、摘要などの項目を記入します。たとえば、単価20万円の商品を5個仕入れて、100万円の買掛金が発生した場合、以下のように仕入伝票を作成します。

仕入伝票

4. 伝票の保存期間

証ひょう書類の保管

伝票は証ひょうに該当する取引の事実を証明する書類であるため、保存期間が法律によって規定されています。

株式会社や持株会社といった会社法の適用対象となる企業では「10年間」、法人税法の対象となる企業については「7年間」、個人事業主の場合には青色申告・白色申告を問わず「5年間」の保存が必要になります。

5. 伝票と請求書の違い

比較 はてな

伝票と請求書はいずれも取引によって発行する書類です。しかし、伝票は「入金や出金の手続きがおこなわれた段階」で作成される書類であるのに対して、請求書は「入金や出金の手続きが発生することが確定した段階」で作成される書類であるため、それぞれの役割は異なっています。

請求書とは、商品代金の支払いを請求するための書類です。請求書には以下のような項目を記載します。

・取引の日付
・取引の金額
・商品の名称
・商品の個数
・商品の単価
・税金
・取引の相手方の会社名または氏名

伝票のうち、入金があった場合に作成する入金伝票と請求書はよく似ています。
しかし、入金伝票と請求書は作成するタイミングも違います。伝票の場合、入出金があった時点で起票します。
一方、請求書はまだ入出金が確定していない段階で作成し、さらに取引の相手方に送付する必要があります。

6. 伝票を利用するメリット

メリット

会計処理に伝票を利用するメリットは2つあります。仕訳帳を用いた会計処理と違い、伝票なら複数の経理担当で作業を分担することが可能です。また、伝票は簿記の知識がなくても簡単に起票することができます。

6‐1. 取引内容を分担して記録できる

伝票を使わずに会計処理を行う場合、日々の取引内容を1冊の仕訳帳に記録する必要があります。その場合、仕訳帳への記帳を複数人で分担することができません。

一方、伝票は取引ごとに作成するため、複数の経理担当で記入作業を分担できます。また、取引内容を日付順に記録する必要がある仕訳帳に対し、伝票は後から修正しやすいのもメリットです。このように伝票を利用することで、会計処理を効率化できます。

6‐2. 簿記の知識がなくても会計処理が可能

仕訳帳を用いた会計では、取引を借方と貸方に分け、仕訳処理を行う必要があります。そのため、仕訳帳への記入には一定程度の簿記の知識が求められます。

一方、伝票の様式は仕訳帳よりも簡易的です。振替伝票を除いて、伝票に記入するのは取引の日付や金額、勘定科目、摘要(取引内容)など最低限の項目に限られます。そのため、簿記の知識がない方にも会計処理が可能です。

7. 伝票は日々の取引内容を記録した書類!伝票式会計のメリットを知ろう

理解

伝票は会計処理の効率化のため、日々の取引内容を記録した書類を指します。企業会計では、「入金伝票」「出金伝票」「振替伝票」「売上伝票」「仕入伝票」の5種類を伝票を取り扱います。共通の記入項目として、取引の日付や金額、勘定科目、摘要(取引内容)などがあります。伝票を仕訳帳の代わりに利用し、伝票の科目を総勘定元帳にそのまま転記することも可能です。伝票の種類や伝票式会計のメリットについて知り、自社に合った会計方法を採用しましょう。

会計の基本は勘定科目と仕訳!
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「経理担当になってまだ日が浅く、会計知識をしっかりつけたい!」
「会計の基礎知識である勘定科目や仕訳がそもそもわからない」
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などなど会計の理解を深める際に前提の基礎知識となる勘定科目や仕訳がよくわからない方もいらっしゃるでしょう。

そこで当サイトでは、勘定科目や仕訳に関する基本知識と各科目ごとの仕訳例を網羅的にまとめた資料を無料で配布しております。 会計の理解を深めたい方には必須の知識となりますので、ぜひご覧ください。

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目黒颯己

目黒颯己

HR NOTEのライター、総合求人サイトとシニア向け情報メディアの立ち上げを経て、現在はjinjer blogの運営に携わっています。 事業視点から、バックオフィスの重要性を啓蒙するコンテンツを作っています。 保有資格:ファイナンシャル・プランニング技能士(3級)

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