出金伝票は、会社から出ていく現金取引を記録する伝票のことです。細かい現金支払いがあったときには正しい方法で出金伝票を作成しておきたいものです。
そこで本記事では、出金伝票の書き方や活用方法についてご紹介いたします。

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1. 出金伝票とは経費を計上するための伝票のこと

出金伝票とは、経費を計上する際に記載する専用の伝票のことです。
業務上の必要経費を計上する際には原則として領収書が必要です。領収書がない場合にはレシートで代用できることもありますが、ときには領収書もレシートも手に入れられないことがあります。

たとえば業務上の都合で自動販売機を利用したとき、冠婚葬祭に出席したとき、電車に乗るために切符を買ったときなどには、領収書やレシートがないため経費として計上するのを諦めてしまうケースもあります。
しかし、こういった出費はときに大きな額になることもあります。従業員の負担を和らげるためにも、経費申請ができるシステムが必要です。

領収書やレシートがないときの経費計上は出金伝票を用いて行えます。出金伝票とは、企業から現金を直接支出する取り引きについて記録するための伝票です。
物品を購入したときやサービスを利用したときに領収書がもらえない場合でも、出金伝票の記録をすれば領収書と同じように経理上の証拠書類として扱えます。出金伝票は正式書類にあたるので、確定申告の際に提出したり、税務署の調査の際に提示したりすることも可能です。

経理上扱う伝票には出金伝票のほかに入金伝票、振替伝票があります。この3つの伝票を使って経理の処理をすることを3伝票制と呼びます。
入金伝票は現金が入ってきたときに使われます。商品を販売して現金を受け取ったときや売掛金を回収したときには入金伝票で処理しましょう。

出金伝票は現金で処理を行った場合のみ起票します。たとえば取引先の銀行口座に振込を行ったときやクレジットカード決済をしたときなどには、出金伝票ではなく振替伝票で処理をしましょう。

2. 出金伝票を用意する方法や適切な書き方とは

出金伝票は文具店やコンビニ、ホームセンター、100円ショップなどで購入できます。また、法人向け通販サイトでまとめて伝票を購入する企業も多いものです。
出金伝票はウェブ上でダウンロードして使うことも可能です。普段出金伝票をそれほど使わないのであれば、ダウンロードしたテンプレートを使っても問題ありません。また、エクセルなどでテンプレートを自作して使用することもできます。

出金伝票の形式に法的な決まりや企業会計原則は設けられていないため、各企業が自由に形式を決められます。ただし、出金伝票として機能するよう、必要な情報を盛り込むことが大切です。
出金伝票への記載が必要な項目には以下のようなものがあります。

・伝票番号
・日付
・支払先
・勘定科目
・金額
・摘要

伝票には管理のために通し番号を記入しておきましょう。また、出金伝票を作成した日付も必ず書き込みます。
どのような出金があったのか分かるよう、旅費交通費や交際費など、適した勘定科目を記載したうえで金額を入れます。出金伝票では貸方の勘定科目は常に現金となるため、記載する必要はありません。

さらに、現金を支払った相手の企業名や店名、人名などを明記しましょう。摘要欄には、出金に関する説明を簡潔かつ明瞭に記載しておきます。
店内飲食とテイクアウトを使い分けている飲食店を使った場合などには、税率を記載しなければ混乱することがあります。摘要欄に8％税率なのか10％税率なのかについて記載しておけば、あとから見たときに税率を区別することができます。

出金伝票に押印欄を設けることも多いものですが、最近ははんこレス化によって押印を省略するケースも増えてきました。企業ごとのルールに従って処理しましょう。
また、近年では会計ソフトなどのシステムを使って出金伝票を管理する企業が増加しています。専用のクラウドシステムを導入すれば、オンラインで出金伝票の申請や処理を行うことができ便利です。また、ペーパーレス化やコスト削減につながりやすいのもシステム導入の利点です。

3. 業務上で出金伝票を活用するシーンや活用方法

企業の現金を出金するときには原則として領収書やレシートが必要です。しかし状況によっては領収書やレシートを用意できないこともあります。
以下のような場合には出金伝票を活用して経理対応を行うとよいでしょう。

3-1. 冠婚葬祭に出席したとき

取引先や関係先の冠婚葬祭に出席するときには、ご祝儀やお祝い金、香典、パーティーの参加費などを出すことになります。こういった出費は高額になることもありますが、領収書を出してもらうわけにはいきません。

慶弔費を接待交際費の経費にするためには、出金伝票を活用する必要があります。出金伝票に金額とともに、相手先などの記録を記載して経費申請を行いましょう。なお、申請の際には招待状や会葬案内、礼状などを参考資料として添えておきます。

3-2. 接待交際費を割り勘にしたとき

取引先との飲食代を割り勘にした場合、自社で領収書を切ってもらえないことがあります。この場合には出金伝票を活用し、金額とともに会食相手の社名や氏名を記載して処理しましょう。

3-3. 交通費が発生したとき

業務で電車やバス、タクシーなどを使った際には領収書やレシートをもらえないことがあります。また、社用車でETCを通過したときなどにも交通費の申請が必要です。
業務上の交通費は交通費精算書として出金伝票を用いる方法で経費計上できます。

たとえば電車を使った場合なら乗車駅と降車駅、運賃を出金伝票に記載すれば経費として認められます。同じ日に使用した交通費の金額は1つに取りまとめ、摘要欄に駅名など具体的な内容を記載します。
交通系ICカードなどを使ったときには利用履歴を印刷して添付しましょう。また、ETCカードを使ったときには利用明細を印刷し、どのインターチェンジを使ったかを明らかにしておきたいものです。

3-4. 自動販売機を利用したとき

自動販売機は領収書が発行されないため、経費で落とせないのが難点です。差し入れや会議の用意などのために自動販売機で飲み物を購入した際には、出金伝票が使えることがあります。
出金伝票には飲み物の価格や本数、取引先名や会議の概要などの使用用途を記載しましょう。

3-5. 領収書やレシートをなくしたとき

経費として処理するはずだった領収書やレシートを紛失してしまった場合には、できれば再発行などの対処を行いたいものです。しかし、領収書やレシートを発行した店舗には再発行を行う義務はないため、断られてしまうこともあるものです。

紛失した領収書やレシートが見つからず再発行もできないというときには、出金伝票で代用することも可能です。

4. システムを整えておくことで業務効率化が期待できる

出金伝票は社内で現金の動きがあったときに作成する伝票です。基本的には領収書やレシートで処理しますが、なんらかの事情で領収書やレシートが発行されないときには出金伝票を作成しましょう。

出金伝票を多く作成する必要があり処理が大変なときには、会計システムの導入を検討したいものです。従業員が出先から手軽に出金伝票の入力ができるようなシステムを整えておけば、飛躍的な業務効率化を実現できます。