電子帳簿保存法に対応したクラウドサービスを選ぶことで、電子データの適切な保存が可能です。

電子帳簿保存法では2022年の改正により、2024年1月以降において電子取引による請求書や帳簿のデータ保存が義務付けられます。企業や個人事業主は、2023年12月末までに電子帳簿保存法に対応するための準備をしなければなりません。

そこで、電子帳簿保存法に対応する手段として注目を集めているのがクラウドサービスです。ただ「電子超保存法に対応したクラウドサービスってどういうもの？」「どう選べばいいの？」と不安に思う方も多いでしょう。

本記事では、電子帳簿保存法の概要やクラウドサービスを利用するメリット、選び方について解説します。

1. 電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法とは、国税関係の帳簿や書類を電子データで保存することを認めた法律です。

帳簿や書類を電子データで保存すると、膨大な紙を保存するための場所を確保する必要がなくなります。

印刷代や書類を綴るファイル代など、さまざまなコストの削減が可能です。書類を印刷したり整理したりする手間も省けるため、人件費削減にもつながるでしょう。

電子帳簿保存法は、以下のように3つの種類に分けられます。

種類	特徴	対象となるもの
電子帳簿保存	自身がパソコン等を利用して作成した帳簿や書類を、電子データのまま保存すること 保存要件を満たしていれば、紙に印刷する必要はなし	会計システムを使って作成した仕訳帳や売上帳などの帳簿・自身で作成した請求書や領収書など
スキャナ保存	書類で受領した領収書を、スキャナで読み取った電子データで保存すること 解像度や色調などの条件をクリアしていれば、スマートフォンやデジカメも可能	決算関係書類を除く国税関係書類
電子取引データ保存	契約書や注文書など、電子データのやり取りを行った場合、その情報を電子データで保存すること 2024年1月以降は保存要件に合った電子データ保存が必要	契約書や注文書など

参照：国税庁|電子帳簿保存法の内容が改正されました

 

2022年には電子帳簿保存法が改正され、帳簿書類を電子的に保存する際の手続きについて大幅な見直しがおこなわれました。改正のポイントは以下の4点です。

改正ポイント	内容
税務署への事前承認制度が廃止	電子的に作成した国税関係書類を電子データで保存する際、税務署長への事前承認が不要となる。
過少申告加算税に軽減措置	優良な電子帳簿の要件を満たしている場合、申告漏れに対して課される過少申告加算税が5％軽減される。 （ただし、過少申告の隠蔽や仮装された事実がある場合は適用外）
電子帳簿の保存要件が緩和	帳簿を電子的に保存するための要件が緩和され、最低限の要件を満たした帳票は電子データの保存が可能となる。 （ただし、正規の簿記の原則に従って記録した帳票のみが対象）
タイムスタンプの要件が緩和	タイムスタンプ付与期間が3営業日以内から2ヵ月と7営業日まで大幅に延長される。 さらに、データの保存や訂正・削除などの事実を確認できるクラウドを利用すれば、タイムスタンプを付与する必要は無し。

関連記事：【2023年版】電子帳簿保存法とは？概要と改正内容をわかりやすく解説

2. 電子帳簿保存法対応のクラウドサービスを選ぶ4つのポイント

電子帳簿保存法対応のクラウドサービスを選ぶ4つのポイントについて解説します。

1. JIIMA認証の有無
2. タイムスタンプ付与機能の有無
3. OCR機能の有無
4. 対応できる書類の範囲

2-1．JIIMA認証の有無

JIIMA認証は「電子帳簿ソフト法的要件認証制度」の略で、電子帳簿保存法の法的要件を満たしていることの認証となります。

JIIIMA認証を受けたクラウドサービスを選ぶことで、電子帳簿保存法にスムーズに対応できるでしょう。JIIMA認証の有無は、JIIMA公式サイトに掲載されているJIIMA認証情報リストで確認が必要です。

独自でシステムを対象する場合、税務署または国税局に設けられている相談窓口を利用することをおすすめします。

参照：国税庁｜JIMA認証情報リスト

2-2．タイムスタンプ付与機能の有無

電子帳簿保存法対応のクラウドサービス選びでは、タイムスタンプ付与機能の有無を確認しましょう。スキャナ保存を導入する際は、対象となる書類にタイムスタンプを付与しなければいけません。

タイムスタンプとは、付与した日時以降に改ざんがおこなわれていないことを証明するものです。電子データに日時が刻印されます。

ただし、2022年の法改正後は、修正や削除の事実がわかるクラウドサービスを利用することで、タイムスタンプが不要となりました。タイムスタンプが不要になると、発行手続きにかかるコストや手間を削減できます。

機能に応じてタイムスタンプの必要性が変わるため、チェックが必要です。

2-3．OCR機能の有無

OCR機能の有無も重要なチェックポイントになります。OCR機能とは、書類をスキャンして読み取ると、書面上の内容を自動的にデジタル化してくれる技術です。

取引先など他社から受領した書類の情報をパソコンに入力する手間を省き、手入力によるミスを防げます。

また、電子帳簿保存法に対応した検索要件も自動的に付与してくれるので非常に便利な機能です。

2-4．対応できる書類の範囲

電子帳簿保存法対応のクラウドサービスを選ぶ際は、対応できる書類の範囲を確認しましょう。クラウドサービスには、対応範囲に応じて主に3つの種類があります。

電子保存専用タイプ	あらゆる書類に対応可できる 比較的安価のものが多い 無料のものもある	請求書・領収書・発注書・送り状・会計書類など
請求書受領タイプ	請求書を中心に電子化するのに便利 OCR機能付きのものが多い	請求書
経費精算タイプ	領収書を中心に電子化するのに便利 経費精算業務の効率化もアップ	経費精算にかかる領収書

自社が取り扱う書類に対応できるクラウドサービスを選ぶことが重要です。

関連記事：電子帳簿保存法対応システムの条件とは？主な機能や選び方を解説

3. 電子帳簿保存法対応のクラウドサービスを利用する3つのメリット

電子帳簿保存法対応のクラウドサービスを利用するメリットは以下の3点です。

1. 書類管理コストの削減
2. データの改ざんや不正を防止
3. ペーパレス化の実現

電子帳簿保存法対応のクラウドサービスを利用するメリットを把握し、導入すべきかどうか検討してみてください。

3-1．書類管理コストの削減

電子データで保存することにより、書類の保管スペースを確保したり書類の整理をしたりする手間が省けます。電子化することで物理的な紙による保管が不要になるためです。

用紙代や印刷代、書類管理に関わる人的コストなどさまざまなコスト削減につながるでしょう。

3-2．データの改ざんや不正を防止

電子帳簿保存法対応のクラウドにはタイムスタンプの付与や訂正・削除が把握できる機能があるため、データの改ざんを防止できます。

重要な書類の紛失リスクや盗難リスクも軽減され、不正を防止する効果が期待できるでしょう。

3-3．ペーパレス化の実現

クラウドサービスを利用することでペーパーレス化の実現につながります。電子データで保存し、紙に印刷する機会が減るためです。

ペーパーレス化により、コスト削減だけでなく、地震や火事などの災害時に書類を紛失する心配もなくなります。

また書類を電子化し、クラウド上で保存することで、会社以外でもデータを閲覧可能です。出社する必要性が薄くなることで、テレワークやリモートワークも導入しやすくなるでしょう。

4. 電子帳簿保存法対応のクラウドサービスを利用する2つの注意点

電子帳簿保存法対応のクラウドサービスは非常に便利なものですが、注意点もあります。

1. オフライン下では利用不可
2. 情報漏洩リスクがある

この2つの注意点について解説しましょう。

4-1．オフライン下では利用不可

クラウドサービスの大きなデメリットは、オフライン下で利用できない点です。

クラウドサービスは、あくまでもインターネット上でのデータ管理となります。インターネット環境が整備されていない場所では作業や閲覧ができません。

また、障害が発生した際にも、復旧までに時間を要することがあります。障害時の対応体制について、事前に確認しておきましょう。

4-2.情報漏洩リスクがある

もう1つのデメリットとして、情報漏洩リスクがあります。インターネットに接続されているため、社員のミスや外部からの攻撃により情報が漏れるおそれがあるでしょう。

クラウドサービスを利用する際、IDとパスワードが必要です。このふたつが揃わない限りアクセスはできない仕組みですが、万一IDとパスワードが流出した場合は情報漏洩リスクが発生します。

情報漏洩を避けるための対策は以下の通りです。

• 定期的にIDとパスワードを更新する
• だれでも見られる場所にIDとパスワードをメモしない
• 社内研修などでルールを徹底する

リスクに備え、デメリットをカバーする必要があります。

5. 電子帳簿保存法に対応したクラウドサービスを利用しよう

要件を満たしたクラウドサービスを導入することで、スムーズに電子帳簿保存法改正に対応できます。クラウドサービスにはさまざまな種類が存在するため、自社に適したクラウドサービスを選びましょう。