接待交際費の摘要欄の書き方3つのポイントを分かりやすく解説 | jinjerBlog

接待交際費の摘要欄の書き方3つのポイントを分かりやすく解説

取引先と食事をしたり飲み会をおこなったりすると、少なからず気になるのが「これは接待交際費にしても平気なのか?」「接待交際費になった場合、摘要欄には何を書けば良いのか?」という点です。

特に個人事業主やフリーランスの人は、曖昧な知識のままだと、税額に影響してしまったり税務署に目を付けられてしまったりと大変です。

そこで今回は接待交際費の基本と摘要欄の書き方についてまとめてみました。

正しく仕訳しよう!
中小企業のための接待交際費チェックBOOK
「利用された経費が接待交際費か会議費のどちらに計上されるかわからない」 「申請きているケースが複雑で、明確にどの勘定科目かわからない」 「この費用って接待交際費になるの?」

などなど接待交際費の仕訳に関してお悩みの方もいらっしゃるのはないでしょうか。

そのような方に向けて「正しく仕訳しよう!中小企業のための接待交際費チェックBOOK」をご用意しました。 こちらの資料では従業員が利用した経費の金額や利用した状況をふまえて、どの勘定科目になるかをチェックしたり、そもそもの接待交際費の概要もしっかり解説しておりますので、ぜひご活用ください。資料は以下から無料でダウンロードいただけます。

1. 接待交際費の定義

接待交際費の摘要欄の書き方を知る前に、接待交際費に該当するものを把握しておきましょう。接待交際費とは、法人税法の「交際費等」という項目に該当するものを指し、定義は以下の通りです。[注1]

〝交際費、接待費、機密費その他の費用で、法人が、その得意先、仕入先その他事業に関係のある者等に対する接待、供応、慰安、贈答その他これらに類する行為のために支出する費用〟

ここでいう「得意先、仕入先その他事業に関係のある者等」とは、「事業に直接取引関係のある人」はもちろん、「会社の利害に関係のある人」「会社の役員」「従業員・株主」も含まれます。

1-1. 交際費等に該当するもの・しないものの

「交際費等」には、法人税法上の定義はあるものの、そのすべてが必要経費として認められるわけではありません。以下の条件をいずれも〝満たしていないこと〟が条件です。[注2]

(1)専ら従業員の慰安のために行われる運動会、演芸会、旅行等のために通常要する費用

(2) 飲食その他これに類する行為(以下「飲食等」といいます。)のために要する費用(専ら当該法人の役員若しくは従業員又はこれらの親族に対する接待等のために支出するものを除きます。)であって、その支出する金額を飲食等に参加した者の数で割って計算した金額が5,000円以下である費用

なお、この規定は次の事項を記載した書類を保存している場合に限り適用されます。

イ  飲食等のあった年月日

ロ 飲食等に参加した得意先、仕入先その他事業に関係のある者等の氏名又は名称及びその関係

ハ 飲食等に参加した者の数

ニ その飲食等に要した費用の額、飲食店等の名称及び所在地(店舗がない等の理由で名称又は所在地が明らかでないときは、領収書等に記載された支払先の氏名又は名称、住所等)

ホ その他飲食等に要した費用であることを明らかにするために必要な事項

(3) その他の費用

イ カレンダー、手帳、扇子、うちわ、手ぬぐいその他これらに類する物品を贈与するために通常要する費用

ロ 会議に関連して、茶菓、弁当その他これらに類する飲食物を供与するために通常要する費用

ハ 新聞、雑誌等の出版物又は放送番組を編集するために行われる座談会その他記事の収集のために、又は放送のための取材に通常要する費用

(注) 上記(2)の費用の金額基準である5,000円の判定や交際費等の額の計算は、法人の適用している消費税等の経理処理(税抜経理方式又は税込経理方式)により算定した価額により行います。会議に関連して、茶菓、弁当その他これらに類する飲食物を供与するために通常要する費用

新聞、雑誌等の出版物または放送番組を編集するために行われる座談会その他記事の収集のために、または放送のための取材に通常要する費用

関連記事:接待交際費とは?経費処理で押さえるべき4つのポイント

2. 接待交際費の摘要欄の書き方

では実際に「接待交際費」として経費計上が可能な場合、摘要欄はどのように記載すれば良いのでしょう。

まずは摘要欄とは「取引の内容を分かりやすく具体的に示すためのもの」と考えてください。

したがって、摘要欄には勘定科目や金額とは別に「その金額の取引が行なわれた詳細」を書くことになるのです。

では実際に、書き方の例を参考にしながら適用欄の書き方を覚えましょう。

まず、一般的な複式帳簿に必要な内容をそれぞれ記入します。

日付

借方 貸方 適用欄
2020/●/● 交際費6,000円 現金6,000円

「借方」には「交際費」とだけ書かれていますが、これだけでは証明が不十分です。接待交際費として計上されるためには、適用欄に以下のような内容を記載してください。

日付

借方 貸方 適用欄
2020/●/● 交際費2万5,000円 現金2万5,000円

■■料理店

××社○○さん会食

他2名

適用欄に書く際のポイントとしては「どこで」「どの会社の」「どの人(他何名)と」「何をしたのか」を記載することです。もし取引先にお中元などを送った場合は「××社へお中元」

と書いておきましょう。

3. 摘要欄の記載が求められる理由

適用欄の記載が求められる理由は2つあります。1つ目は「税務調査に備えるため」です。

税務調査とは、国税庁の管轄下にある組織が納税者に対して正しく税務申告しているかを確認するための調査のことを指します。これは法人、個人事業主問わず対象です。

調査の方式は「任意」と「強制」の2種類あり、強制捜査の場合は事前の連絡なしに訪れて調査されるのが特徴になります。

特段怪しいことをしていなければ強制捜査がおこなわれることはありませんが、いつ税務調査が来ても良いように、取引ごとの内容は明確にしておいた方が良いのです。

2つ目は帳簿を振り返り、来年度の収支計画を作成する際の参考資料にするためです。

摘要欄に具体的な内容が書かれていれば、その年にどれくらいの接待交際費があり、どれほどの実績に結び付いたかがわかります。

こと個人事業主は、接待交際費とその年の接待企業に対する実績の結びつきを振り返るのは必須。必ず摘要欄に記載しておきましょう。

4. 接待交際費の摘要記入で注意すること

接待交際費の摘要欄を記入する際、いくつか注意しなければならない点があります。

まず「虚偽内容を記載しないこと」です。注意というより大前提ですが、税額を減らしたいがために嘘をついてはいけません。

また、接待交際費の摘要欄の内容と該当する領収書は必ず保管し、内容は必ず一致するようにしておきましょう。

もし税務調査が入り、内容が一致していないものが見つかると、怪しまれてしまうからです。

最後に「会議費」との区別をつけておきましょう。本来は「会議費」として計上できるはずの飲食代を「接待交際費」として計上してしまったというケースは多い傾向にあります。

以下にまとめた具体例を参考に「会議費」と「接待交際費」を区別し摘要欄に記載できるようにしておきましょう。

<会議費に該当し得る飲食代の具体例>

●得意先等との接待飲食代ではあるものの、人数で割ると1人あたり5,000円以内になる場合(※この場合は、接待交際費と会議費と選択可能)

●社員の会議等で支払った飲食代(金額制限は原則無し)

摘要欄を記載する際に「そもそもこの経費の勘定科目はなんなのか」と不安になることもあるのではないでしょうか。申請された交際費の金額や人数によって、勘定科目が変わることもあるので正しく見分けて計上しましょう。
経理担当者に向けて利用した経費がどの勘定科目に当てはまるかをチェックできる資料もご用意しております。もし不安な方がいらっしゃれば、こちらから無料でダウンロードしてご覧ください。

5. 接待交際費の摘要欄に記入する際は、状況を細かく書くこと!

上述したように、接待交際費・摘要欄の記載方法はそこまで難しくありません。

「嘘をつかないこと」「領収書に記載された内容と同じものを記入すること」「接待が行なわれた状況を思い出して細かく書くこと」の3つがメインです。

万が一、税務調査の対象になっても真実を証明できるように日頃からコツコツと記載しておきましょう。

[注1][注2]国税庁公式「No.5265 交際費等の範囲と損金不算入額の計算」

https://www.nta.go.jp/m/taxanswer/5265.htm

接待交際費の見分け方、節税における活用方法を総まとめ!
「利用された経費が接待交際費か会議費のどちらに計上されるかわからない」 「申請きているケースが複雑で、明確にどの勘定科目かわからない」 「この費用って接待交際費になるの?」
などなど接待交際費の仕訳に関してお悩みの方もいらっしゃるのはないでしょうか。
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