接待交際費規定の必要性や作成方法・運用ポイントを徹底解説 | jinjerBlog

接待交際費規定における作成時の手順、注意点、ポイントを解説

接待交際費規定とは、どのようなものが接待交際費にあたるのか、またどのようなルールで運用していくのかについて明確にした規定を指します。

本記事では、接待交際費の規定が必要となる理由に加えて、規定の作成や運用におけるポイントについてご紹介していきます。

正しく仕訳しよう!
中小企業のための接待交際費チェックBOOK
「利用された経費が接待交際費か会議費のどちらに計上されるかわからない」 「申請きているケースが複雑で、明確にどの勘定科目かわからない」 「この費用って接待交際費になるの?」

などなど接待交際費の仕訳に関してお悩みの方もいらっしゃるのはないでしょうか。

そのような方に向けて「正しく仕訳しよう!中小企業のための接待交際費チェックBOOK」をご用意しました。 こちらの資料では従業員が利用した経費の金額や利用した状況をふまえて、どの勘定科目になるかをチェックしたり、そもそもの接待交際費の概要もしっかり解説しておりますので、ぜひご活用ください。資料は以下から無料でダウンロードいただけます。

1. 接待交際費規定の必要性について

ここではまず、接待交際費規定が必要となる理由について考えてみたいと思います。

一般的に、接待交際費規定が必要となる理由については、次の5つが挙げられます。

◇接待交際費規定が必要となる理由5つ

  1. 経費不正利用の回避
  2. 不要な経費使用の防止
  3. 経理担当者の負担軽減
  4. 経費使用ルールの徹底
  5. 節税への対策

以下、具体的に接待交際非規定が必要となる理由5つについてご紹介します。

1-1. 経費不正利用の回避

経費の不正利用は、個人だけの問題にとどまらず、企業の監督責任を問われることにつながるため、場合によっては社会的信頼が失われてしまう可能性があります。

その他にも、通常経費として認められないものが経費として計上され、後の税務調査で発覚すると、重加算税や追徴課税の対象となりますので、注意が必要です。

経費の不正利用を防ぎ、法的リスクを回避するためにも、接待交際費規定は重要です。

1-2. 不要な経費使用の防止

あらかじめ接待交際費規定を作成しておくことで、必要以上の経費を使ってしまうことを防ぐことができます。

経費は事業を円滑に進めるためにも大切なものですが、不要な経費については会社の利益を減少させてしまうため、未然に防止し、経費の削減につとめましょう。

1-3. 経理担当者の負担軽減

接待交際費規定を整備し、社内に周知しておくことで、不適切な申請を防ぐことが可能となります。

さらには、申請の期限を設定しておくと、社員が古い申請書類をあとから持ってくることも少なくなり、結果として経理担当者の負担が軽減されます。

1-4. 経費使用ルールの徹底

前もって経費の使用ルールを社員間に徹底しておくことで、全ての社員が同じルールをもとに経費使用の妥当性を判断できます。

承認者や経理の担当者への依存なく判断できるため、担当者の裁量で承認の可否が変わってしまうということも防げます。

1-5. 節税への対策

接待交際費は原則、法人税の課税対象となりますが、一部飲食にかかる費用については非課税となります。

この制度を上手に活用し、節税につなげるためにも、接待交際費規定の作成は重要となります。

関連記事:接待交際費とは?経費処理で押さえるべき4つのポイント

2. 接待交際費規定の作成ポイント

それでは、接待交際費規定を社内で作成する場合、どのようなことに気をつけていけばよいのでしょうか。ここでは、接待交際費規定を作成するにあたって、重要となるポイント、次の2つのポイントを紹介します。

  1. 支出上限の設定をする
  2. 詳細な報告書の作成を義務付ける

2-1. 支出上限の設定をする

接待交際費は、法人税の課税対象となることや、費用対効果が見えづらいという点から、なるべく支出上限の設定をするのがおすすめです。

接待交際費規定を作成する際には、部署や役職ごとに上限金額を設定することで、不必要な支出を防げます。

2-2. 詳細な報告書の作成を義務付ける

飲食費にあたる接待交際費では、次のとおり、一人あたりにかかる金額に応じて税務上の扱いが変わります。(なお、飲食費にあたらない接待費については、すべて課税対象となりますので、注意しましょう。)

【一人あたりの飲食費における税務上の取り扱い】

*5000円以下の飲食費:全額を非課税とする

*5000円以上の飲食費:半額を非課税とする

上記の取り扱いを受けるためには、「飲食年月日」「金額や飲食店の名称や所在地」「参加した人数」「参加した得意先企業および氏名」「その他参考事項」の5項目について、詳細に記した報告書の提出を義務付けておく必要があります。

税務調査時に慌てないためにも、規定に明記し、書式への反映をおこなっておくと安心です。

しかし、そもそも利用した経費を間違った科目に分類してしまうケースもあります。
特に接待交際費は間違いやすい勘定科目なので、正しく仕訳することが重要です。

もし仕訳に関して、まだ心配な方は利用した経費を正しく判断できるチェックブックを配布しておりますので、照らしあわせてご確認ください。「事例を見ながら簡単理解!接待交際費チェックBOOK」はこちらから無料でダウンロードいただけます。

3. 接待交際費規定の運用ポイント

接待交際費規定を円滑に運用するためには、まず、社内全体への周知徹底が重要となります。一部の社員のみがルールを理解している形だと、結果としてルールに沿わない申請が増え、経理担当者の負担も増してしまいます。

また、社内で規定された内容を徹底しておくことで、承認する上司の裁量に依存することもなくなるので、結果として社員間の不公平感も解消されることにつながります。

4. トラブルを避け、経理担当者の負担を減らす意味でも接待交際費規定は重要!

今回は、接待交際費規定の必要性のほか、実際の規定作成や運用のポイントについて解説しました。

不正利用等のトラブルを避け、経理担当者の負担軽減を実現するためにも、社内での接待交際費規定作成は重要となります。

ぜひ今回の内容を参考に、自社の状況に適した接待交際費規定の作成しておくことをおすすめします。

接待交際費の見分け方、節税における活用方法を総まとめ!
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などなど接待交際費の仕訳に関してお悩みの方もいらっしゃるのはないでしょうか。
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