接待交際費規程における作成時の手順、注意点、ポイントを解説 - ジンジャー(jinjer)| クラウド型人事労務システム

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接待交際費規程における作成時の手順、注意点、ポイントを解説

接待交際費規程とは、どのようなものが接待交際費にあたるのか、またどのようなルールで運用していくのかについて明確にした規程のことで、会社によっては「交際費管理規程」や「交際費規程」ともいいます。「接待交際」に対する認識は個人によって異なるため、ルールを明確にしておかないと適切な運用ができません。また、不正のリスクもあるのでしっかりと規定を設けておく必要があります。

本記事では、接待交際費規程が必要となる理由や作成方法、運用におけるポイントなどについて解説していきます。

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「利用された経費が接待交際費か会議費のどちらに計上されるかわからない」

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1. 接待交際費規程の必要性について

一般的に、接待交際費規程が必要となる理由については、次の5つが挙げられます。

  1. 経費不正利用の回避
  2. 不要な経費使用の防止
  3. 経理担当者の負担軽減
  4. 経費使用ルールの徹底
  5. 節税への対策

ここでは、接待交際費規程が必要となる理由を具体的に解説していきます。

1-1. 経費不正利用の回避

経費の不正利用は、個人だけの問題にとどまらず、企業の監督責任を問われることにつながるため、場合によっては社会的信頼が失われてしまう可能性があります。

また、通常経費として認められないものが経費として計上されていた場合、それが税務調査で発覚すると、重加算税や追徴課税の対象となるため注意が必要です。

経費の不正利用を防ぎ、法的リスクを回避するためにも、接待交際費規程は必要不可欠なのです。

1-2. 不要な経費使用の防止

あらかじめ接待交際費規程を作成しておくことで、必要以上の経費を使ってしまうことを防ぐことができます。

経費は事業を円滑に進めるためにも大切なものですが、不要な経費については会社の利益を減少させてしまうため、未然に防止し、経費の削減につとめましょう。

1-3. 経理担当者の負担軽減

接待交際費規程を整備し、社内に周知しておくことで、不適切な申請を防ぐことが可能となります。規程がないと、申請が適切か不適切かを判断するのに時間がかかり、その分業務負担が増加します。

また、申請の期限を設定しておくと、経費が発生した月と処理をする月のタイムラグがなくなるので、結果的に経理担当者の負担が軽減されます。

1-4. 経費使用ルールの徹底

前もって経費の使用ルールを従業員間に徹底しておくことで、接待交際費に関する認識を全ての従業員で統一できます。従業員の認識がばらばらだと、不適切な使い方をしてしまうことがあるかもしれません。しかし、全員に同じルールの周知を徹底していれば、経費使用の妥当性を正しく判断できます。

また、承認者や経理の担当者への依存なく判断できるため、担当者の裁量で承認の可否が変わってしまうということも防げます。

1-5. 節税への対策

接待交際費は原則、法人税の課税対象となりますが、一部飲食にかかる費用については非課税となります。非課税となるのは社外の人を接待のための飲食費で、1人当たりの金額が5,000円以下になった場合です。

ただし、以下の事項が記載されている領収書やレシートなどの書類が必要になります。

  1. 飲食等のあった年月日
  2. 飲食等に参加した得意先、仕入先その他事業に関係のある者等の氏名または名称およびその関係
  3. 飲食等に参加した者の数
  4. その飲食等に要した費用の額、飲食店等の名称および所在地(店舗がない等の理由で名称または所在地が明らかでないときは、領収書等に記載された支払先の氏名または名称、住所等)
  5. その他飲食等に要した費用であることを明らかにするために必要な事項 

この制度を上手に活用すれば節税につなげることも可能なので、接待交際費規程は必要といえるのです。

参考:No.5265 交際費等の範囲と損金不算入額の計算|国税庁

関連記事:接待交際費とは?経費処理で押さえるべき4つのポイント

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2. 接待交際費規定の作成ポイント

それでは、接待交際費規程は不正や無駄を防いだり、節税対策につなげたりできる大切な規程です。しかし、規程の中に入れるべき項目が抜けていたり、費用の詳細が正確に記載されていなかったりすると、適正に運用できなくなってしまいます。

ここでは、接待交際費規程を作成するにあたって、重要となる2つのポイントを紹介します。

2-1. 支出上限の設定をする

接待交際費は、法人税の課税対象となるものであり、費用対効果が見えづらい経費です。また、社外飲食交際費には企業の規模によって上限が決められています。上限額は以下のようになります。

  • 個人事業主:上限なし
  • 資本金1億円未満の中小企業:社外飲食接待費の上限800万円
  • 資本金1億円以上の大企業:社外飲食接待費の50%

そのため、接待交際費規程では、自社の規模に合った支出上限の設定をしておくことをおすすめします。

部署や役職ごとに上限金額を設定することで、不必要な支出を防ぐことにもつながります。

2-2. 詳細な報告書の作成を義務付ける

飲食費にあたる接待交際費では、次のとおり、一人あたりにかかる金額に応じて税務上の扱いが変わります。

【一人あたりの飲食費における税務上の取り扱い】

5000円以下の飲食費:全額を非課税とする

5000円以上の飲食費:半額を非課税とする

上記の取り扱いを受けるためには、「飲食年月日」「金額や飲食店の名称や所在地」「参加した人数」「参加した得意先企業および氏名」「その他参考事項」の5項目について、詳細に記した報告書の提出を義務付けておく必要があります。

税務調査時に慌てないためにも、規定に明記し、書式への反映をおこなっておくと安心です。

しかし、そもそも利用した経費を間違った科目に分類してしまうケースもあります。
特に接待交際費は間違いやすい勘定科目なので、正しく仕訳することが重要です。

もし仕訳に関して、まだ心配な方は利用した経費を正しく判断できるチェックブックを配布しておりますので、照らしあわせてご確認ください。「事例を見ながら簡単理解!接待交際費チェックBOOK」はこちらから無料でダウンロードいただけます。

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3. 接待交際費規程の運用ポイント

接待交際費規程を円滑に運用するためには、社内全体への周知徹底が重要となります。一部の社員のみがルールを理解している形だと、結果としてルールに沿わない申請が増えることになるので、経理担当者の負担が大きくなってしまいます。

また、社内で規程された内容を徹底しておくことで、承認する上司の裁量に依存する必要がなくなります。規程がないと、個人の認識や気分、申請者との関係性などで承認の可否が決まるかもしれません。このような状況だと、従業員の中で不公平感が生まれてしまい、申請業務が滞ることがあります。

規程を設けて上司の裁量に依存しなくなれば、結果として社員間の不公平感が解消されるので、運用もスムーズになるでしょう。

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4. 接待交際費規程をトラブル回避や業務負担軽減に役立てよう!

接待交際費は、取引先との関係を円滑にしたり、従業員の業務をサポートしたりできる経費です。しかし、費用対効果がすぐに出るものではなく、中には必要でないシチュエーションでも使われることがあります。そのため、税務署の調査ではもっとも細かくチェックされる部分なので注意が必要です。

また、接待交際費の使用にあたっては、効果をしっかり検討しておかないと無駄になりやすいので、必要性を吟味しなければなりません。

大事な経費を無駄に使わないようにするためにも、接待交際費規程を作成し、不正利用等のトラブルを避け、経理担当者の負担軽減を実現していきましょう。

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FURUYA

FURUYA

バックオフィス業務効率化のコンサルティングを経て、 現在はjinjer Blogの運営に携わっています。 法務・経理・総務を中心に管理業務の知見をもとに、現場の目線にあったコンテンツをお届けします。よくある課題から、単純な疑問まで担当者のお悩みを解消できるよう運営します。

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