1. 経費精算書とは？

ここでは、経費精算の意味を説明したうえで、経費精算書の種類やエクセルで経費精算書を作成する方法について詳しく紹介します。また、無料で利用できるエクセルの経費精算書テンプレートについても解説しています。

1-1. 経費精算とは？

経費精算とは、旅費交通費や交際費、消耗品費など事業に関わる経費を従業員が立て替えた際、会社に申請をおこない払い戻しを受けることを指します。申請時には、経費の金額や内容を証明するために、原則としてレシートや領収書も一緒に提出する必要があります。

1-2. 経費精算書の種類

経費精算をおこなう際、従業員は経費精算書を提出する必要があります。経費精算書とは、従業員が立て替えた金銭の払い戻しを受けるために会社へ提出する書類です。経費精算書には、経費精算の形態に応じて、下記のような種類があります。

• 交通費精算書
• 旅費精算書
• 立替経費精算書
• 仮払経費申請書
• 仮払経費精算書

交通費の精算をおこなう場合、利用経路や運賃を明確にする必要があります。旅費の精算をおこなう場合も、交通費や宿泊費、交際費などの内訳を明らかにしなければなりません。そのため、通常の立替経費精算書ではなく、交通費精算書や旅費精算書を使用することがあります。また、仮払金を活用した経費精算をおこなう場合は、仮払経費申請書と仮払経費精算書をセットで利用して精算をおこないます。

2. 経費精算書をエクセルで作成する方法

経費精算書はテンプレートを使用するなどして、エクセルで作成することができます。手順ごとに作成する方法を説明します。

2-1. 担当者と承認者の氏名記載欄を作成する

まず、経費精算書には担当者と承認者の氏名を記載する欄を作成します。これにより、誰が経費を申請したのか、そしてその申請を誰が承認したのかを明確にすることができます。エクセルを利用してこのプロセスを効率化するためには、セルを使って担当者と承認者の情報を入力できるフィールドを設けます。さらに、担当者の所属部署や社員番号などの社員情報も記載することが推奨されます。こうすることで、管理がより一層簡便になります。また、経費精算の内容を承認する際には、通常、申請者の上司が承認者となるケースが多いです。紙ベースの申請フローにおいて承認印が必要な場合は、押印欄も設けると良いでしょう。このようにして、責任の所在を明確にし、経費の透明性を保つことができます。

2-2. 申請日と支払日記載欄を作成する

次に、経費精算書には申請日と支払日を記載する欄を作成します。これにより、経費がいつ申請され、いつ支払われたのかを正確に記録できます。これらの記載欄を設けることで、申請・支払いのタイミングを一目で把握でき、精算プロセスのスムーズな進行をサポートします。

経費精算は経理業務をスムーズに行うために重要です。例えば、「立て替えた日の1カ月以内に経費精算の申請を行う」といった社内のルールを設定し、従業員に周知することで、遅延や混乱を防ぐことができます。また、支払日は通常、添付する領収書の日付と同日であるため、この情報を正確に記載することが求められます。こうすることで、記録が途絶なく進行し、業務効率の向上に寄与します。

2-3. 支払先を記載する欄を作成する

エクセルの経費精算書には、支払先を記載する欄も欠かせません。支払先欄を設けることで、どの取引先や業者に対して経費が発生したのかを明確にできます。これには、百貨店や飲食店、ホテルなどで購入した物品やサービスの支払先が含まれます。領収書に記載されている会社名や店名を入力することで、経費精算書を見ただけでどの業者に対する支出が生じたのかを一目瞭然にすることができ、後々の確認作業を効率化します。

2-4. 目的・用途を記載する欄を作成する

経費精算書には、支出の目的や用途を明確に記載する欄を設けることが重要です。これにより、支出が業務に関連していることを証明し、適切な経費管理が可能になります。この記入欄には「営業活動」、「教育研修」、「備品購入」などの具体的な目的や用途を記入します。特に、経費精算の対象となるのは「業務に関わる費用」だけであり、個人的な用途で購入したものについては申請が認められないことを明確にすることが重要です。これにより、経費の適正な利用を確認しやすくなり、業務において効率的かつ透明性の高い経費管理が実現します。

2-5. 金額を記載する欄を作成する

経費精算書において最も重要な項目の一つが、金額を記載する欄です。エクセルでは、「金額」という見出しを設け、その隣に実際に支払った金額を入力するスペースを確保します。金額は具体的な数値だけでなく、通貨単位も明確に記載することがポイントです。また、必要に応じて複数の支出項目を個別に入力できるように、複数の行を設けると良いでしょう。これにより、全体の支出額を簡単に集計し、総経費を管理することが可能です。
計算ミスが起こり得る項目のため、申請者・承認者・経理担当者それぞれで確認を行います。また、申請上限額がある場合には計算に誤りがないかの確認と同様に、申請上限額の範囲内かどうかもチェックしましょう。

2-6. 領収書の添付欄を作成する

最後に、経費精算書には必ず領収書の添付欄を設けます。これは、申請する金額の適正性を証明し、経費として申請できるかどうか、また申請金額に間違いや不正がないかを確認するために必要です。エクセルを使用する場合、「添付領収書」といった見出しを作成し、その下に領収書をスキャンしたファイルのリンクを貼るか、ファイル名を記載する方法が考えられます。こうすることで、経費精算の妥当性を示す証拠書類としての役割を果たし、後で領収書が見つからないというトラブルを防ぎます。これにより、経費の正確な管理が可能となります。

3. 経費精算書として使用できるエクセル無料テンプレートの例

ここでは、Microsoft社が提供している無料のエクセル経費精算書テンプレート「経費精算書 (交通費精算書・立替経費精算書)」と「出張申請書 (仮払金申請書・出張報告書・経費精算書付き)」を紹介します。テンプレートの特徴は次の通りです。

• テンプレートの使い方マニュアルが紹介されている
• 自動集計機能が付いている
• 交通費精算・立替経費精算に対応している（経費精算書）
• 仮払金精算に対応している（出張申請書）

入力するだけで簡単に経費精算書を作成することができるので、まずは試しに活用してみてください。

参考：経費精算書 (交通費精算書・立替経費精算書)

3-1. 経費精算書の書き方

経費精算書を理解し、正確に記入することは経費管理の基本です。以下に経費精算書の書き方について手順を詳しく説明します。

経費精算書を作成する前に、まず1ヶ月分の領収証を収集し、内容ごとに分類します。次に、これらを交通費や給料などの勘定科目ごとに分けます。具体的な記入項目は、支払日、勘定科目名、相手先名、金額、取引内容などです。これにより、経費の詳細が明確になり、経理処理がスムーズに進みます。よく使用する経費の勘定科目については、事前に社内で統一しておくことが望ましいです。

その後、勘定科目別に集計し、それぞれの合計額を出します。領収証は精算書に貼り付けるのが一般的で、通常は裏面に貼ります。これにより、誰がどのような費用を負担したかが一目瞭然となります。1ヶ月分の経費精算書が完成したら、それに基づいて会計処理も1ヶ月分まとめて計上します。

また、法律上、少額の経費については科目別で当日に計上することが認められています。法人税法や消費税法上も、適切な領収証がセットになっていれば問題ありません。無料テンプレートを使えば、これらの手順を簡単に進めることができ、テンプレートをカスタマイズすることで企業独自の要件にも対応可能です。初心者でも安心して経費精算書を作成することができます。

3-2. 経費精算書の提出手順

実際に従業員が経費精算書に書き込み経費精算の処理を進める場合は、下記のような流れになります。

1. 立て替えた経費の領収書を用意する
2. 必要な経費精算書を選択する
3. 領収書の内容に従って経費精算書の項目を記載する
4. 上長に経費精算書を提出して承認を受ける
5. 経理担当者に経費精算書を提出して精算してもらう

経費精算では、経費の内容によって使用する経費精算書が変わることもあります。会社のルールによっても異なるので、上司や経理担当者に確認して、どのような経費精算書を使用すべきか明確にすることが大切です。

4. 経費精算をエクセルで管理するメリット

ここでは、経費精算をエクセルで管理するメリットについて詳しく紹介します。

4-1. 手書きよりも管理しやすい

手書きで経費精算書を作成する場合、従業員によって筆跡が異なります。申請書の作成者にとっては見やすくても、上司や経理担当者にとっては見にくいと感じる可能性もあります。また、手書きで作成する場合、ミスがあったら、最初から作り直さなけれならず、業務負担につながることもあります。

エクセルの経費精算書を活用すれば、設定した書体で記入されるので、手書きのように筆跡が変わることはありません。また、従業員も途中で入力ミスしたことに気づいたら、削除して修正できるため、業務の効率化が期待できます。

4-2. 低コストで実現できる

Officeツールを導入している企業であれば、エクセルは導入済みであるため、コストがかかりません。たとえ有料のエクセルテンプレートをダウンロードしたとしても、高価なソフトを導入する場合と比べて、低コストで経費精算書を準備することができます。

4-3. 従業員が使い慣れている

新しいシステムを導入すると、操作方法を従業員に周知する必要があり、教育コストがかかります。一方、Officeソフトは多くの従業員に親しみのあるツールです。そのため、経費精算書をエクセルで管理すれば、ツールの使用方法を細かく説明する必要がありません。

また、MOS（マイクロソフト オフィス スペシャリスト）などの資格を持つ従業員がいれば、経費精算書の維持管理を任せることができます。

4-4. 市販のマニュアルやテンプレートが豊富にある

エクセルの経費精算書の場合、市販のマニュアルやテンプレートが豊富にあるというメリットがあります。インターネット上で検索すれば、無料のマニュアルやテンプレートがすぐに見つかります。また、テンプレートをダウンロードして、自社のニーズに応じて簡単にカスタマイズすることも可能です。

5. 経費精算をエクセルで管理するデメリット

ここでは、経費精算をエクセルで管理するデメリットについて詳しく紹介します。

5-1. 人的ミスが生じる

エクセルの経費精算書は簡単に扱える反面、人的ミスが生じやすいというデメリットがあります。エクセルに入力するのは従業員であり、入力ミスが生じる可能性があります。

また、エクセルでは関数を利用するため、正しく設定されていないと、間違った計算結果が表示されます。経理担当者が目視でチェックするときに、ミスに気付けなかった場合、経費精算においてトラブルが発生する恐れもあります。

5-2. 申請・承認に時間がかかる

エクセルで作成した経費精算書は、印刷したうえで上司からサインをもらうケースが多いです。上司が出張などでオフィスにいない場合、経費精算書をすぐに確認してもらえず、承認までに時間がかかります。また、上司の承認を受けた後、経理担当者に郵送や手渡しで提出する必要があり、経費精算書を作成してから精算されるまでに大きな時間や手間がかかります。

5-3. レシートや領収書の保管が必要になる

エクセルで経費精算書を作成したら、印刷してレシートや領収書などの証拠書類を貼付しなければなりません。レシートや領収書などの証拠書類は、原則として7年間保管する必要があります。（※1）

経費精算が膨大になると、十分な証拠書類の保管スペースを用意しなければなりません。また、レシートや領収書が紛失・盗難にあうと、税務調査時に証拠を提示できず、追徴課税などの罰則を受ける恐れがあるため、管理体制を徹底することが求められます。

（※1）No.5930 帳簿書類等の保存期間｜国税庁

5-4. 不正利用の恐れがある

3万円未満の電車・バスなどの交通機関を利用した場合や、やむを得ない事情がある場合など、領収書がなくとも経費精算をおこなえるケースがあります。（※2）そのため、エクセルの経費精算書に入力する際、従業員によって経費の水増しがおこなわれるリスクもあります。

（※2）No.6496 仕入税額控除をするための帳簿及び請求書等の保存｜国税庁

6. 経費精算システムを導入するメリット

エクセルで経費精算をおこなう場合、メリットだけでなく、デメリットもあります。デメリットを解消するために、経費精算システムを導入するのもおすすめです。

ここでは、経費精算システムを導入するメリットについて詳しく紹介します。

6-1. 業務の効率化につながる

経費精算システムを利用すれば、従業員はシステム上で経費精算書を作成・提出することができます。また、自動仕訳や会計ソフト連携の機能により、手作業によるデータ入力や会計処理が不要になるので、経理担当者の負担が軽減されます。さらに、法人カードやICカードと連携できる経費精算システムを導入すれば、利用明細の取り込みを自動化することが可能です。このように、経費精算システムを導入することで、経費精算に関わる業務を効率化することができます。

6-2. 場所を問わず申請・承認できる

経費精算システムを利用すれば、デバイスとネット環境があれば作業ができるため、場所を問わず経費精算の申請・承認業務をおこなうことができます。そのため、自宅や外出先でも経費申請ができるので、業務負担の削減につながります。また、テレワークなどの多様な働き方の推進にもつながります。

6-3. ペーパーレス化につながる

経費精算システムを活用すれば、経費精算書やレシート・領収書を電子化して管理することができます。そのため、紙の領収書などは不要になり、ペーパーレス化につながります。また、システムの検索機能を使用すれば、探している経費精算書や領収書を素早く発見することが可能です。

6-4. 不正チェックが容易になる

エクセルで経費精算をおこなっている場合、従業員から受け取った経費精算書と領収書を突き合わせて間違いがないかチェックする必要があります。そのため、時間や手間がかかります。

一方、経費精算システムであれば、OCR機能を活用して領収書データをテキスト化することができます。テキスト化された領収書データと、経費精算書データをシステム上で比較すれば、簡単に不正チェックが可能です。

7. 経費精算システムを選ぶ際の注意点

ここでは、経費精算システムを導入する際の注意点について詳しく紹介します。

7-1. 導入・運用コストがかかる

経費精算システムを導入・運用するには、コストがかかります。まずはシステムの導入前と導入後でどのくらい費用が削減できるのか、費用対効果を明確にしましょう。費用対効果を検証したうえで、エクセルと経費精算システムどちらのメリットが大きいかを判断し、適切な方法で経費精算をおこないましょう。

7-2. すべての業務を自動化できるわけではない

経費精算システムを導入するだけで、すべての経費精算に関わる業務を自動化できるわけではありません。たとえば、OCR機能を使用すれば、領収書データをテキスト化できますが、精度が100％というわけではありません。そのため、経費精算書と領収書を突き合わせて照合する業務は人の目でおこなう必要があります。

このように、経費精算システムは業務効率化に役立ちますが、人の作業が不要になるわけではありません。そのため、経費精算システムを導入する際は、どのような業務を自動化したいのかを明確にすることが大切です。

7-3. 社内ルールの構築・周知が必要になる

経費精算システムを導入する場合は、社内ルールを整備し直さなければなりません。たとえば、経費精算の対象範囲や申請期限、電子化した領収書はいつのタイミングで破棄するのかなどを明確にする必要があります。社内ルールが曖昧な状態だと、システムの導入後に従業員は混乱を招き、システムが定着しない恐れもあります。

経費精算システムをスムーズに導入するために、あらかじめ従業員にシステムの使い方やルールを周知しておくことが大切です。経費精算システムの操作方法に関する研修やセミナーを開催するのも一つの手です。

7-4. セキュリティリスクがある

経費精算システムは、基本的にインターネットを活用して利用します。そのため、セキュリティ対策がきちんと講じられていない場合、不正アクセスなどにより、外部に情報が漏洩するリスクがあります。

このようなセキュリティ被害にあわないためにも、経費精算システムのセキュリティ設定や、従業員へのセキュリティ教育をきちんとおこないましょう。また、セキュリティ被害が発生した場合の対応についてもあらかじめ明確にしておくことが大切です。

8. 失敗しない経費精算システムの選び方

経費精算システムにはさまざまな種類があります。まずは自社にどのような課題があるかを明確にし、導入目的を明らかにしましょう。目的が明確になると、経費精算システムに必要な機能も定まってきます。

また、経費精算システムは、すべての従業員が利用するシステムです。そのため、従業員のITリテラシーにあわせて使いやすいシステムを選ぶことが大切です。他にも、料金やセキュリティ、サポート体制など、あらゆる観点から複数のシステムを比較し、自社のニーズにあった経費精算システムを選定することが重要といえます。

9. 経費精算はエクセルだけでなく経費精算システムもおすすめ！

近年では、さまざまな経費精算システムがあります。そのような中、現在も経費精算をエクセルで管理している企業は、コストが抑えられる、テンプレートが豊富、使い慣れているといった理由からでしょう。

しかし、実際のところ経費精算データを会計ソフトに入力し直す際のミスや、適正な経費かどうかの確認業務など、経理担当者の負担は紙の時とそれほど変わらない可能性もあります。

経費精算システムを導入すれば、面倒な確認業務の自動化や会計ソフトとの連携も可能となり、大幅な業務効率化につながります。

経費精算システムには無料でトライアルができるものもあります。経費精算システムの導入を検討したいという方は、まずはトライアルから始めてみるとよいでしょう。そのうえで、エクセルでの管理か、経費精算システムの導入かを検討してみてください。