経費管理アプリは、事業の運営にかかる費用をスマートフォンやタブレットから管理できるものです。導入することで経理業務の効率化につながります。

しかし「具体的に何ができるのかわからない」「自社に導入すべきだろうか」と悩む方は多いのではないでしょうか。

今回は、経費管理アプリの概要やメリットやデメリット、経費管理アプリを導入する際の注意点などについて解説します。

最後まで読むと、経費管理アプリの理解が深まり、導入を検討できるようになるでしょう。

1. 経費管理アプリとは

経費管理アプリはスマートフォンやタブレットなどのアプリから、経費の入力や申請、承認などの作業ができるツールです。

端末からの利用が可能で、出張中や移動時間など場所を問わず申請できるため、経費申請を手軽にできます。さらに経理担当者にとってもアプリ上で承認作業ができるため、手間が省け便利です。

2. 経費管理アプリの7つのメリット

経費管理アプリのメリットは以下の7つです。

1. アプリに写真をアップするだけで経費入力できる
2. 交通費集計が簡単にできる
3. 社外からの申請ができる
4. ペーパーレス化につながる
5. 承認作業がスピーディにできる
6. 不正申請やミスを防止できる
7. 法改正にも対応できる

以下、それぞれ詳しく解説します。

2-1.アプリに写真をアップするだけで経費入力できる

経費管理アプリのメリットとして、領収書を撮影するだけで、金額や日付などの情報を自動で入力してくれる機能（OCR機能）があります。

手入力に比べて、写真撮影ならスピーディーかつ簡単にアプリ上での経費入力が可能です。入力する領収書が多いほど、大きな時間短縮になります。

自動入力されることで、経費入力の手間の軽減だけでなく、人為的ミスの削減にも効果的です。ミスが減ることにより経理担当者のチェックの負担も軽減できます。

OCR機能は経費管理アプリにより、経費科目の入力の必要性や自動入力できる範囲が異なるため、目的に合わせて選びましょう。

2-2.交通費集計が簡単にできる

経費管理アプリは交通費の集計が簡単にできます。

出張や外回りの仕事が多い会社だと、交通費の精算に時間がかかるものです。目的地までの最短距離を調べたり、定期券の区間を除いたりと申請者だけではなく、経理担当者も作業に時間がかかります。

交通系ICカードと連動しているアプリは簡単に乗降履歴を取得できるため、乗降区間の入力や金額を計算する必要がありません。経費入力の手間の軽減だけでなく、かさ増しして申請される不正リスクも軽減可能です。

アプリによっては、クレジットカードと連携できるものもあります。会社の経費の対象に強みのあるアプリを選ぶようにしましょう。

2-3.社外からの申請ができる

経費管理アプリをインストールした端末を使い、外出先や自宅などから空いた時間で経費の入力・申請が可能です。経費がかかったタイミングですぐに申請ができるため、申請漏れを削減できるでしょう。

領収書を撮影するだけで電子帳簿保存法に則って領収書が電子保存されます。領収書の原本提出や印鑑を捺印するためだけにオフィスに行く必要もありません。

2-4.ペーパーレス化につながる

経費管理アプリは領収書の撮影だけで電子帳簿保存法に則って領収書が電子保存されるため、紙媒体での保存の手間が省けます。

領収書は7年間の保管が義務付けられており、従来は原本の提出と保管が必要でした。しかし、2022年に電子帳簿保存法が改正され、法律に遵守した電子データを保存すると、領収書原本を保存する必要はありません。

電子帳簿保存法に対応した経費管理アプリでは、電子帳簿保存法に則って領収書が保存されます。物理的な保存スペースを確保する必要もなく、領収書の紛失防止にも効果的です。

参照：帳簿書類等の保存期間｜国税庁

参照：電子長保存法が改正されました｜国税庁

2-5.承認作業がスピーディにできる

経費管理アプリを使うことで、速やかに申請や承認作業ができます。スマートフォンだけで場所を問わずに手続きができるためです。

経費申請は社内でのやり取りが必要で、申請や承認の遅れによりスムーズに処理されないことが少なくありません。申請内容が社内の規定に合っているのかを精査する必要もあり、作業が煩雑で手間がかかっていました。

経費管理アプリを導入することで、出社せずに申請から承認までできます。経費の申請があると通知でメッセージを表示させる機能があり、承認作業の見落としも防止可能です。

経費管理アプリで社内の規定に合わない申請は除かれるため、経理担当者の作業効率も向上するでしょう。

2-6.不正申請やミスを防止できる

経費管理アプリのメリットとして、不正申請やミスを防止できる点があります。

経費申請書は経費入力ミスや交通費の不正請求のおそれがあるため、確認作業に時間がかかることが多いです。

経費管理アプリを導入すると写真撮影で経費入力が自動でおこなわれます。ICカードと連動させることで自動で金額が反映され、交通費の入力ミスや不正請求のリスクの防止にも効果的です。

2-7.法改正にも対応できる

経費管理アプリなら今後の法改正にも対応可能です。法改正に合わせて自動で機能をアップデートしてくれます。

法改正にもスムーズに対応でき、安心して経費管理が可能です。

3. 経費管理アプリのデメリット

経費管理アプリにはメリットだけではなく、下記のデメリットもあります。

1. セキュリティ面に不安が残る
2. 領収書やICカードの読み取り精度が低い可能性がある

以下、それぞれ詳しく解説します。

3-1.セキュリティ面に不安が残る

経費管理アプリによってはセキュリティ面に不安が残ります。

例えば、外部からの不正アクセス対策やバックアップの対応が不十分なケースです。

そのため、経費管理アプリを検討する際にはセキュリティ対策についてもしっかりと確認をしましょう。

3-2.領収書やICカードの読み取り精度が低い可能性がある

経費管理アプリによっては領収書やICカードの読み取り精度が低いこともあります。

精度が低いと領収書に折り目がついているときや印字が薄いときに読み込めません。手入力が必要だと、スマートフォンよりもパソコンの方が入力しやすいため、アプリが使われなくなる可能性もあるでしょう。

入力代行のサービスを利用できる経費管理アプリもあるため、必要な場合は事前に確認しておくと安心です。

4. 経費管理アプリの選び方

経費管理アプリにはさまざまな種類があり、機能や価格に違いがあります。なかにはフリーで利用できるアプリもありますが、価格だけで選ぶと後で後悔してしまう可能性もあるので、注意が必要です。導入するにあたって、価格だけでなく次のような点も意識しましょう。

• 目的に応じた機能がある
• カスタマイズしやすい
• 入力の手間が省ける

4-1. 目的に応じた機能がある

経費管理アプリを選ぶ際は、自社が何故アプリを導入するかの目的を考えましょう。目的が明確になったら、それに応じた経費管理アプリを選ぶのがおすすめです。例えば交通費精算に対応したいのであればiCカードやモバイルICを読み取れることが大切です。

このように経費管理アプリを導入するにあたって、目的を達成するためにどのような機能が必要かを事前に検討しておきましょう。

4-2. カスタマイズしやすい

経費管理アプリは自社でカスタマイズできるかどうかも大切なポイントです。自社でカスタマイズ可能であれば、独自の規定に適用できます。なおアプリのカスタマイズにあたっては専門的な知識が求められるため、サポート体制も整えておきましょう。

4-3. 入力の手間が省ける

経費管理アプリで経費処理に関する業務をシステム化できます。しかし、アプリの種類によって入力の手間は異なります。アプリによっては項目を手入力するものもあれば、写真撮影をするだけで処理できるものもあります。

経費管理アプリで経費処理の業務を効率化するには、入力の手間を省けるアプリを選ぶようにしましょう。

5. おすすめの経費管理アプリ

経費管理アプリのなかでも次のような機能が備わっているアプリがおすすめです。

• 電子帳簿保存法に対応している
• OCR機能で領収書を読み取れる
• 規約違反の申請を自動でチェックできる

ここでは上記の機能について解説します。

5-1. 電子帳簿保存法に対応している

経費に欠かせない領収書やレシートなどは、電子帳簿保存法によって保存方法が定められています。そのため、電子帳簿保存法に対応している経費管理アプリを導入するようにしましょう。特に電子帳簿保存法が改正されたことで、電子データで取得した領収書などは紙で保存することは認められていません。そのため、電子帳簿保存法に対応している経費管理アプリを選択しましょう。

5-2. OCR機能で領収書を読み取れる

経費管理アプリで経費にまつわる業務を効率化するのであれば、OCR機能が備わったアプリを選びましょう。OCR機能が備わっていれば、スマートフォンやタブレットのカメラで領収書を読み取ることが可能です。OCR機能を活用することで、手入力の手間が減るうえにミスのリスクも軽減できます。

5-3.規約違反の申請を自動でチェックできる

経費の処理には申請のミスが発生するケースがあります。規約違反にミスがないかを確認するには時間を要してしまいます。そのため、規約違反の申請を自動でチェックできる機能が備わったアプリを選びましょう。規約違反の申請がないかどうかを自動でチェックできれば、業務の効率化につながります。

また、jinjerの経費精算システムであれば、必要項目の設定や定期区間金額が自動控除されるなど、申請ミスが発生しにくい環境を整えられます。

 

6. 経費管理アプリを導入する際の注意点

経費管理アプリを導入する際の注意点は下記の2点です。

1. 社員に周知する
2. 情報漏洩の対策をする

以下、それぞれ詳しく解説します。

6-1.社員に周知する

経費管理アプリを導入する際は全社員に周知が必要です。周知されていないと、わざわざ経費精算アプリを導入しても使用されず、導入コストが無駄になる可能性があります。

経費管理アプリに合わせた社内マニュアルの作成をした上で経費管理アプリを導入しましょう。

個人使用のスマートフォンを利用する場合、社員が使用しているスマートフォンによっては利用できない可能性もあります。経費管理アプリの導入の前に機種やOS、ストレージなどを把握することが必要です。

6-2.情報漏洩の対策をする

経費管理アプリの導入時には、情報漏洩の対策をしましょう。

個人管理のスマートフォンの使用や、外出時の利用により、情報が流出する可能性があります。

あらかじめ社内ルールを作成した上で経費管理アプリを導入しましょう。

7. 経費管理アプリを導入して経費管理を効率化しよう

本記事では、経費管理アプリのメリットやデメリット、導入する際の注意点について紹介しました。

会社の経費の対象に合った経費管理アプリを導入すると、経費管理が効率化できて従業員の負担も軽減できます。ほかの業務に専念できるのは大きなメリットです。

無料でお試しできる経費管理アプリもあるため、導入を検討されている企業はまずは試してみるのはいかがでしょうか。