ガソリン代を経費として計上する際のポイントや注意点を解説 | jinjerBlog

ガソリン代を経費として計上する際のポイントや注意点を解説

ガソリン代

ガソリン代の経費として計上するときは適切な勘定科目を選ぶことがポイントになります。会社の営業方針や所有している車両の数などのさまざまな要素でおすすめの勘定科目がかわります。本稿では、ガソリン代を計上できる勘定科目の解説と計上する際の注意点を紹介しています。

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などなど交通費に関してちょっとした不安や疑問を感じたことはないでしょうか。 交通費精算は毎月頻繁に発生する経理業務ですが、細かいルールや規定があり、注意が必要です。

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旅費交通費

旅費交通費

1. ガソリン代は経費として計上できる?

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結論から言えばガソリン代を経費として計上できます。ただし、事業に関係する場合に限ります。例えば、外回りの営業や取引先に向かうために必要なガソリン代は経費として可能です。

しかし、同じガソリン代でも家族や友人と食事や旅行のためなどのプライベートな理由で利用したガソリン代は事業とは関係がないため経費として計上できません。

ガソリン代を経費として計上できるかのポイントは、「事業に関係しているか」です。

2. ガソリン代を経費として計上する際のポイント

PCの画像

ガソリン代を経費として形状する前に、勘定科目について確認しておきましょう。

勘定科目とは、帳簿に記入するときに使われる項目です。

とくに書き方の決まりはありませんが、ガソリン代の場合は「車両費」、「旅費交通費」、「消耗品費」、「燃料費」の4つのいずれかに仕訳される場合が多いです。

2-1.「車両費」に該当するものと仕訳が向いている会社

車両費は、自動車税や車検代などの車の維持に必要な費用になります。また、タイヤのパンクなどの修理費や有料道路の料金も車両費です。車両費に仕訳するのがおすすめの会社は、営業などの一部の部署しか車を利用しない会社です。

自動車に関する費用を車両費で一括管理できるので、後から帳簿を見直した時に費用がわかりやすいです。ガソリン代の仕訳に迷ったときは、車両費に仕訳するのがおすすめになります。

2-2. 「旅費交通費」に該当するものと仕訳が向いている会社

旅費交通費は、電車や新幹線などの交通費や宿泊費などがあたります。旅費交通費に仕訳するのがおすすめの会社は、車両を多く保有している会社です。

車両を多く所有している会社は、車両の維持費や管理費が多くなります。

車両の維持費などは「車両費」に仕訳るため、ガソリン代と別にすることでガソリン代がどれくらいかかっているのか把握しやすくなるでしょう。

ただし、出張が多い会社はガソリン代と宿泊費が同じになってしまうためガソリン代だけの管理がむずかしくなります。所有している車両の数が多く、出張がすくない会社はガソリン代を旅費交通費に仕訳るのがおすすめです。

2-3.  消耗品費

消耗品費はコピー用紙や蛍光灯などの事務用品からトイレットペーパーなど幅広い費用を処理できます。そのため、消耗品費は勘定科目のなかでもとくに大きな費用になります。

消耗品費として仕訳するのにおすすめの会社は、所有している車両の数が少なく外回りの営業などに車両をほとんど利用しない、つまりガソリンの使用が少ない会社です。

ガソリンの使用が少ない会社はガソリン代だけ別で管理したい場合を除いて、消耗品費として仕訳するといいでしょう。

2-4. 燃料費

燃料費は灯油やオイルなどにあたります。ガソリンは燃料なので、燃料費として仕訳するのがわかりやすいかもしれません。

バス会社や運送会社などのガソリン代の費用が大きくなる会社は、燃料費で管理するのがおすすめです。また、農業で利用するトラクターなどの燃料は、燃料費ではなく「動力光熱費」として仕訳するケースがあります。

3. ガソリン代を経費として計上する際の注意点

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ガソリン代を経費として計上するときの注意点は3つあります。「勘定科目を途中で変更しない」、「未使用のガソリンは貯蔵品として計上する」、「軽油車両のガソリン代は取り扱いが変わる」です。

ガソリン代を経費として計上するにあたってトラブルを防ぐためにも、注意点をよく確認しておきましょう。

3-1. 勘定科目を途中で変更しない

ガソリン代の勘定科目は「車両費」、「旅費交通費」、「消耗品費」、「燃料費」などに仕訳して計上できます。しかし、途中でガソリン代の管理が難しいから勘定科目を変えたいと思っても、会計期間の1年間は同じ勘定科目で統一するのをおすすめします。

途中で勘定科目を変えると、利益操作をおこなっていると判断されてしまう場合があります。

3-2. 未使用のガソリンは貯蔵品として計上する

未使用のガソリンはタンクに残っているため「在庫」となります。原則として、決算時に在庫となったガソリン代を貯蔵品として計上し、貯蔵品の額と同じだけ経費の支出額から減少させる必要があります。

しかし、燃料タンクにどれくらい燃料が残っているのか調べるのは困難ですし、ガソリンの価格は日々変わるため購入単価を把握するのが難しいです。

そのため、国税庁の法令解釈通達には以下のような記載があります。

(消耗品費等)

2215 消耗品その他これに準ずる棚卸資産の取得に要した費用の額は、当該棚卸資産を消費した日の属する事業年度の損金の額に算入するのであるが、法人が事務用消耗品、作業用消耗品、包装材料、広告宣伝用印刷物、見本品その他これらに準ずる棚卸資産(各事業年度ごとにおおむね一定数量を取得し、かつ、経常的に消費するものに限る。)の取得に要した費用の額を継続してその取得をした日の属する事業年度の損金の額に算入している場合には、これを認める。(昭55年直法28「七」により追加)

(引用)国税庁|第2款 販売費及び一般管理費等

つまり、経費として計上するガソリン代の費用が多くない場合は、貯蔵品として計上する必要がないということです。

3-3. 軽油車両のガソリン代は取り扱いが変わる

ガソリンスタンドには「レギュラー」、「ハイオク」、「軽油」の3種類があります。

レギュラーとハイオクの場合はガソリン車の燃料なので気にする必要がありませんが、軽油はディーゼル車の燃料なのでガソリン車とは扱いが変わります。

ガソリンの場合は、ガソリン税と石油税がかかるのですが、軽油の場合は軽油取引税と石油税がかかります。

軽油取引税は、消費税が課されないため、計上するときは軽油取引税に消費税が含まれないように処理する必要があります。

4. まとめ

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ガソリン代を計上するときの勘定科目は決められていません。そのため、所有している車両の数や出張が多いかなどの会社の特徴によって勘定科目を自由に選べます。

ただし、勘定科目は1/1から12/31までの1年間は同じように記載するようにしましょう。もし途中で変えると利益操作を行っていると思われてしまいトラブルに発展する可能性があります。

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「交通費精算で領収書が必要な場合と不要な場合って何が違うの?」
「接待に使ったタクシー代ってどの勘定科目になるの?」
「ガソリン代って交通費に含まれるの?」

 

などなど交通費に関してちょっとした不安や疑問を感じたことはないでしょうか。 交通費精算は毎月頻繁に発生する経理業務ですが、細かいルールや規定があり、注意が必要です。

そこで今回は交通費に関するよくあるQ&Aや経理担当者が知っておくべき交通費の基本知識などを網羅的にまとめた資料をご用意しました。 交通費精算に関する情報をいつでも確認できる教科書のような形の資料になっております。 資料は無料でダウンロードができ、毎回ウェブで調べる時間や、本を買いに行くコストも省けるので、ぜひ有効にご活用ください。

 

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