ビジネスの現場において、頻繁に使われる「経費」や「経費で落とす」という言葉ですが、言葉の意味を正確に理解されている方はどれだけいらっしゃるでしょうか。本記事では経費に関する基礎知識から、不正に経費を利用した際のペナルティまで紹介します。また経費で落とすことによる節税効果もあわせて解説します。

 

1. 経費とは？わかりやすく、簡単に解説！

「経費」をわかりやすく一言でまとめると、業務上の「事業運営」のために使用されるお金のことです。事業に関係のない費用はどれだけ少額でも経費として認められません。逆に、高額でも事業に関係があれば経費として認められます事業で使用した経費はパソコンや事務用品などの業務で扱うための製品だけに限りません。

たとえば、以下のような場合も経費になります。

• 出張の際に使用した新幹線代や宿泊費
• 取引先との打ち合わせで使用した飲食代金
• 営業担当者に持たせるスマートフォンの利用料金　など

これらはすべて業務上必要となるため経費になります。ほかにも経費の種類は多種多様にあります。

1-1. 経費と費用、損金の違いは？

経費と似た言葉で「費用」と「損金」があります。いずれも「事業をおこなううえで使用したお金」を指していますが、厳密には異なる部分があるため、注意しましょう。

詳しくは下記の表にまとめています。

費用	「事業をおこなううえで使用したお金」全てを指している。
経費	「事業をおこなううえで使用したお金」の一部を指す言葉。使用者によって定義が異なる場合があるため、注意が必要。
損金	税を計算するうえで、所得から引いても良いとされているお金。損金が増えるほど、法人税は安くなる。

1-1-1. 「経費で落とす」とはどういうこと？

会社で使用するものを購入するときなどに、よく「経費で落とす」と言うことがあります。「経費で落とす」とは、事業にかかる費用を経費として計上して利益を小さくし、税金の納税額を減らすことです。

事業者の所得は収入から経費を差し引いて決まります。所得税などは所得に応じて課税されるため、経費で所得が下がると納税額が低くなります。

まとめると経費として計上すればするほど、所得が下がり、納税額を低く抑えられるため、節税につながるのです。

事業につながる出費であれば経費として見なされるので、事業運営に必要なちょっとした備品購入や、短距離でのタクシー移動なども忘れずに領収書を作成してもらうようにしましょう。

1-1-2. 「経費で落とす」ときの注意点

「経費で落とす」と所得が減るため、納める税金が少なくなります。しかし、税金を減らすために必要のないものまで購入するのはおすすめしません。

たとえば、領収書やレシートを保管していても、事業と関係していると認められなければ経費になりません。

本当に必要なものを購入するのであれば問題ありませんが、税金を減らすためだけに必要のないものを購入してしまうと、もし経費として認められなかった場合大きな損失になってしまう場合があります。

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1-2. 経費になるかどうかの判断項目とは？

経費として認められるかの判断基準は「会社に利益をもたらすために使われたのか」です。金額の大きさやどのような場所で利用されたかは関係ありません。

そのため、経費として計上するには、レシートや領収書をだけでなく利用目的が重要になります。領収書やレシートに、日付、名前、金額、利用目的などの情報をしっかりと記載しましょう。

2. 経費に含まれる費用の種類

経費として計上できる費用の種類を15個まとめました。

・地代家賃
・荷造運賃
・水道光熱費
・通信費
・消耗品費
・修繕費
・旅費交通費
・新聞図書費
・研究費
・法定福利費
・支払手数料
・接待交際費
・外注工賃
・租税公課
・雑費

それぞれがどのような費用になるのか解説します。

2-1. 地代家賃

オフィスの賃料や店舗、駐車場などの家賃や利用料金を地代家賃として経費に計上できます。ただし、自家用車を利用する場合は事業に関係する場合のみ経費として認められます。

たとえば、個人事業主で自宅が職場の場合、車を利用して打ち合わせにいくなどの利用があると駐車場の家賃が経費として認められます。しかし、電話やビデオ通話で打ち合わせが完結している場合は経費として認められません。

2-2. 荷造運賃

荷造運賃とは、荷物の発送費や梱包費などになります。また、梱包に利用したダンボールやガムテープ、紐なども経費として計上できます。

ただし、未使用分は経費となりません。大量に購入して未使用分が残っている場合は、棚卸しをして未使用分を経費から差し引いて計上する必要があります。

2-3. 水道光熱費

電気、水道、ガス、灯油といったライフラインに関する費用は経費になります。

ただし、自宅が事業所と兼ねている場合は、業務以外でも利用しているとみなされます。水道光熱費を全額申請しても経費として計上でない場合があるため、自宅と事業所を兼ねている場合は、2～3割程度で申請するのが一般的です。

2-4. 通信費

通信費はインターネットや携帯電話の利用料金などになります。また、切手代やファックス代も通信費として計上します。

自宅と事業所を兼ねている場合は、業務で利用していない分は申請できないので、業務時間から計算して計上するとよいでしょう。

また、切手は通信費となりますが切手を貼るはがきや便箋は「消耗品費」になります。

2-5. 消耗品費

取得価額が10万円未満の物品を購入した費用は消耗品費に計上できます。

電球やコピー用紙などの比較的安価の事務用品から、パソコンやスマートフォンなどの高価な物品でも取得価額が10万円未満なら消耗品費になります。

なお、取得価額が10万円以上でも使用期間が1年未満であれば消耗品の経費として計上できます。

2-6. 修繕費

自動車や機械、建物などの修理費や維持管理費は修繕費になります。原状回復や現状維持のために発生した費用は修繕費になりますが、新しい機能を増やしたり性能を向上させたりする場合は修繕費にはなりません。

修理や維持管理以上のことをする場合は、減価償却という建物などの耐用年数によって、費用計上する会計処理が必要になります。

2-7. 旅費交通費

旅費交通費は業務で利用した電車やバス、タクシー代などだけではなく宿泊費も含まれます。

最近では、運賃を支払う際にPASMOやsuicaなどの電子マネーを利用する場合が多いです。

PASMOやsuicaを仕事用とプライベートで使い分けておらず、業務以外で利用したのかわかりにくい場合は、事業で利用したことが分かるようにカレンダーやメモなどに記録を残しておきましょう。

2-8. 新聞図書費

事業に関する知識を得るために購入した新聞紙や本、雑誌などは新聞図書費になります。

ほかにも有料のメールマガジンやニュースサイトに公開されている有料記事なども新聞図書費で計上します。

事業とはあまり関係がないと思われるような書籍や有料メールマガジンでも、事業に活かせる部分があれば経費として認められやすくなります。

2-9. 研究開発費

業務に活かせるイベントに参加したりセミナーを受講した場合の費用は研究開発費に計上できます。

ただし、会場までの交通費や宿泊費は「旅費交通費」、イベントやセミナーで本などを購入した場合は、「新聞図書費」になります。

2-10. 法定福利費

法定福利費はおもに以下の5つになります。

・健康保険料
・介護保険料
・厚生年金保険料
・労災保険料
・雇用保険料　など

また、例え個人事業主であっても従業員数が5人以上の場合は社会保険に加入しなければいけません。

従業員の社会保険も法定福利費として計上できます。

2-11. 支払手数料

振込手数料や仲介手数料など業種や職種によって支払手数料の内訳はさまざまです。また、宅配便を代引きで注文した場合に発生する代引き手数料も支払手数料となります。

支払手数料が少ない場合は雑費として計上することがあります。ただし、銀行振込が非常に多かったり、代引き注文が多かったりして手数料を多く支払っているときは、支払手数料で計上するとよいでしょう。

2-12. 接待交際費

取引先や顧客との打ち合わせをカフェやレストランでおこなう場合に使用した飲食代が接待交際費にあたります。飲食代以外にも茶菓子や贈答品、お中元やお歳暮までも接待交際費になります。

ただし、接待交際費は事業と関係があるとみなされるか難しいポイントでもあります。飲食代などを接待交際費として計上する前に、この費用か自社に利益をもたらすのかよく考えて判断しましょう。

2-13. 外注工賃

外部の業者に委託した際にかかる費用です。たとえば、自社のホームページ作成費用や企業ロゴをプリントしてもらった封筒や名刺などの制作費用が外注工賃になります。

2-14. 租税公課

固定資産税や自動車税、不動産取得税などの税金が租税公課になります。自宅が事業所を兼ねている場合の固定資産税は、業務で使用している面積などの割合などを計算し、業務で利用している部分のみ経費として計上できます。

また、所得税や相続、延滞税などは租税公課に含まれないので注意しましょう。

2-15. 雑費

ゴミの処理費用や、制服やユニフォームのクリーニングなどのこれまで紹介した項目に該当しない費用は雑費になります。

ただし、雑費とする場合は「少額」で「使用頻度が低い」ものである必要があります。消耗品費と似ていますが、少額で使用頻度の低いものを雑費として計上します。

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3. 経費に含まれない費用の種類

経費として計上できない費用は「私的に利用する費用」、「大量購入して未使用の事務用品」「法人税や法人住民税」の3つあります。

経費にならないものを経費として申請すると、税務署からの罰則がある場合があります。トラブルに発展するのを防ぐためにも、経費に含まれない費用を覚えておきましょう。

3-1. 私的に利用する費用

友人や家族との食事代や旅行費、個人的な趣味に関する道具や本などの購入費などの業務に関係のない費用は計上できません。

経費にとして計上できるかのポイントは、その費用が「会社の利益のために必要なものなのか」です。事業と関係なく個人的に利用する場合は、経費として計上できません。

3-2. 大量購入して余った未使用の事務用品

事務用品は消耗品費として計上できます。しかし、計上できるのは実際に使用した物だけであって、未使用の事務用品は経費として認められません。

たとえば、事務用品を大量購入してまとめて経費として計上しようとしても、未使用の事務用品は経費にならないため、棚卸しをして未使用分だけ差し引いた費用を計上する必要があります。

3-3. 法人税や法人住民税

法人税や法人住民税は会社に課せられた納税義務です。支出ではないため経費になりません。

また、個人事業主の場合、家賃や光熱費の一部を経費として計上できますが、住民税や所得税は納税義務であるため経費として計上できません。

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4. 経費計上の際の一般的なミスとその対処法

経費計上は事業者にとって重要な業務の一つですが、ミスをすると税務上の問題が生じる可能性があります。ここでは、経費計上時の一般的なミスとその対処法を解説します。

4-1. 領収書の不備や紛失

領収書は経費計上の根拠となる書類です。しかし、領収書が不備であったり、紛失してしまうことはよくあります。このような場合、再発行を依頼するか、適切な記録を残しておくことが重要です。

4-2. 経費として認められない項目の計上

経費として認められる項目は限られています。誤って認められない項目を計上してしまうと、税務調査時に問題が生じる可能性があります。経費の基準をしっかりと理解し、適切に計上することが求められます。

4-3. 税務調査時の対応方法

税務調査は事業者にとって大きなプレッシャーとなることが多いです。しかし、適切な対応をすることで、スムーズに調査を進めることができます。事前に必要な書類を整理しておく、調査員とのコミュニケーションを大切にするなどの対応が求められます。

4. 不正に経費を計上した場合のペナルティとは？

事業ではなくプライベートの飲食代や旅行費などの費用を経費に含めたり、経費として認められないものを申請すると、税務署の調査が入ることがあります。

調査で「税金を納めていない」と判断された場合は加算税が課されます。

4-1. 過少申告加算税

過少申告加算税とは、収めるべき税額よりも少ない税額を申告した場合の罰則です。正しい税額から未納分に10％が加算されて納めます。

4-2. 無申告加算税

無申告加算税とは、納めるべき税金を納税していなかった場合の罰則です。

正しい税額から、50万円までは15%加算、50万円を超える場合は20％が加算されます。

4-3. 不納付加算税

不納付加算税とは、法定納期限までに完納されていない場合の罰則です。正しい税額から未納分の10％が加算されます。

4-4. 重加算税

重加算税は、これまで解説した、「過少申告加算税」「無申告加算税」「不納付加算税」が生じる前に隠ぺいなどを図ったときの罰則です。

「過少申告加算税」と「不納付加算税」は35％加算、「無申告加算税」の場合は40%が加算されます。

4-5. 不正をおこなった個人が罰せられる場合もある

経費の不正計上は会社が罰せられるだけでなく、不正をおこなった本人や加担した人物も罰せられる場合があります。

経営者や管理者だけでなく、いち従業員も罰せられる可能性があるため、不正につながるような費用の計上はおこなわないように注意しましょう。

主な罰則について解説します。

業務上横領罪

「私用で購入した領収書を使って経費申請した」「使用していない経路で交通費申請して、余分にお金を受け取った」など、会社のお金を個人の懐に入れる行為は業務上横領罪に問われる場合があります。会社が被害届を出さず、起訴されなかったとしても、懲戒解雇される可能性が高いでしょう。

私文書偽造罪・私文書変造罪

私文書とは、私名義で作成・発行された書類のことを指します。対義語となる公文書は「役所や公務員が作成・発行した書類」となり、公文書に含まれないもの全てが私文書です。

私名義と聞くと、個人で作成したものに限定されるように感じますが、会社名義で発行する領収書や請求書なども全て私文書に含まれます。これらの文書を書き換える行為は「私文書偽造罪」または「私文書変造罪」にあたり、刑事罰が課せられます。間違っても日付を書き換えたり、但し書きを自身で書き込むことがないようにしましょう。

5. 経費は含まれる費用と含まれない費用を正確に区別することが大切

業務に関する費用であれば、どのようなものであっても経費として計上できます。経費として認められると所得が低くなるため、所得に応じて課税が決められる所得税などの税額も低くなります。

しかし、業務に関係がない費用は経費となりません。また、不正に経費を計上するとペナルティが発生する場合があります。

経費については、含まれる費用と含まれない費用を社内で周知しておくことが大切です。また、経費を申請するときは「本当に業務に関係する費用なのか」よく考慮するように伝えておくとよいでしょう。