請求書の送付状はいる?いらない?送付状の書き方やテンプレートも紹介 - バックオフィスクラウドのジンジャー(jinjer)

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請求書の送付状はいる?いらない?送付状の書き方やテンプレートも紹介

見積書 書き方


取引先に請求書を送る際には、一緒に送付状を添えることが多いですが、実際に送付状はどのように書くべきなのでしょうか。項目や挨拶はどのように記載すべきか、メールで送る場合でも送付状は必要なのかなど、不安に思う点はいくつかあるでしょう。

送付状はビジネス文書なので、きちんとしたフォーマットに則って作成しなければ、取引先に対して悪い印象を与えかねません。

この記事では、請求書の送付状に記載する項目と書き方、請求書の送付状がいらない場合、請求書の送付状に手書きメッセージを加えてもよい場合などについて説明すると同時に、送付状のテンプレートも紹介します。

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1.請求書の送付状(送り状、挨拶状、添え状)とは?いつ 送る?

たくさんの疑問

請求書の送付状とは、郵便物や書類などを送る際に添える書状で、送付するものに間違いがないことを確認するために用いられる書類のことをいいます。

送付状は、請求書の内容に不備がないかを確認する為に、請求書の枚数を書き留める書類であるため、請求書に同封し、請求書と同じタイミングで送付します。

2. 請求書の送付状に記載する項目と書き方

書き方

送付状に必ず記載すべき項目としては大きく分けて、宛先・送付日・送付内容が挙げられます。

宛先に関しては、会社宛に請求書を送付する場合は「株式会社○○ 御中」と記載するのが一般的で、担当者宛に送付する場合は担当者の氏名および役職も記載しましょう。

そのほかに送付状に記載する項目としては、主に以下のようなものが挙げられます。

・送信者に関する情報(社名・部署名・氏名など)
・前文
・本文(主文)
・末文
・書類の送付枚数

2-1. 前文・本文・末文の書き方

送付状の文章は上述したように、前文・本文・末文の3部構成になっているのが基本です。
前文はいわゆる「挨拶」に該当する部分で、以下のような文章が用いられるのが一般的です。

・いつも大変お世話になっております
・日頃は格別のご高配を賜りまして誠にありがとうございます
・貴社ますますご健勝のこととお慶び申し上げます

本文は、請求書にて請求する内容に言及する形で文章を構成し、「この度の納品に関しましてご請求申し上げます。何卒よろしくお願い致します」といったような形でまとめるとよいでしょう。

末文は、取引先へのマナーを考えて、「今後とも何卒よろしくお願い申し上げます」といったような文章で締めるのが一般的です。

また、場合によっては「本状と行き違いにてお振込が完了している場合は、何卒ご容赦いただきますようお願い申し上げます」といったような形で締めるケースもあります。

このように、前文・本文・末文とも、ある程度のバリエーションはあるものの、基本的にはよく用いられる定型文的な表現があるので、それらを組み合わせて文章を構成することになります。

そのため、送付状の文面に関してはあらかじめテンプレートを作成しておくと、毎回一から文章を考えずに済むため、業務の効率化につながります。

3. 項目ごとの送付状テンプレート(文例を用いて紹介)

項目に記入する
最後に、送付状に必要な項目ごとのテンプレートを以下に記載します。
送付状のテンプレートを作成する際の参考にしてください。

なお、下に挙げた内容をすべて記載した後には、「以上」と締めるのが一般的です。

3-1. 宛先、送付日

【記載例】
株式会社○○ 御中 20××年×月×日

宛先は「社名、部署名、役職名、個人名+様」の順で記載します。

送付日は、請求書の記載日時とずれていても問題ありません。記入日と発送日のいずれかを記載しましょう。ただし、請求書の年月日を西暦で記載した場合には、送付状も年号ではなく西暦に合わせましょう。

3-2.送信者に関する情報(社名・部署名・氏名など)

【記載例】
株式会社△△ 営業部×× TEL:0123-45-6789 FAX:1234-56-7890

送付者の連絡先を記載し、不明点がある場合に先方が問い合わせられるようにしましょう。

3-3. 送付状のタイトル

【記載例】
請求書送付の件

送付状であることがわかるように簡潔に記載します。

3-4. 前文

【記載例】
貴社におかれましては、ますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます。日頃は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

当たり障りのない簡単な挨拶をいれます。ここの一言を手書きにすることで相手に好印象を与えられるため、余裕があれば手書きするのも良いでしょう。

3-5. 本文

【記載例】
この度の納品に関しまして、下記の通り請求書を同封させていただきましたので、ご査収くださいますよう、よろしくお願い申し上げます。

請求書の内容について言及しましょう。

3-6. 末文

【記載例】
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。

今後の取引がスムーズにおこなえるような文章で締めくくります。

3-7. 添付書類の種類および枚数

【記載例】
請求書 1部

3-8. ビジネスの送付状では時候の挨拶は不要

文章を正式な形で記載するときには、「時候の挨拶」を入れるべきかどうかで迷うことも多いでしょう。

手紙などでは「三寒四温の候」や「初蝉の声を聞く頃」といったように、季節に応じた挨拶を入れるのが一般的ですが、ビジネスの送付状においては時候の挨拶は用いないのが一般的です。

その代わりに、「頭語」と「結語」と呼ばれるものを用います。
代表的な頭語と結語の組み合わせは「拝啓」と「敬具」や「前略」と「草々」などが挙げられます。
ビジネス文書においては「拝啓」と「敬具」を用いることが多いので、時候の挨拶ではなくこれらを用いて文章を作成しましょう。

以上を踏まえて作成した送付状の作成例はこちらです。

4. 請求書の送付状がいらない場合

不要

請求書の送付方法は、郵送・FAX・メールなどさまざまです。

送付状を付けるのはビジネスマナー的な側面もあるので、郵送やFAXで請求書を送付する場合は、送付状を付けるのが一般的です。

ただし、メールで請求書を送る場合は、メールの本文に挨拶や送付内容について記載するため、わざわざ送付状という形で別のメールを送る必要はありません。

メールの場合は「請求書送付【株式会社○○】」といった形で、件名にて請求書を添付していることを分かるようにしておくのが親切です。

5. 請求書の送付状に手書きメッセージを加えてもよい場合

メモ

上述したように、送付状を付けるのはビジネスマナー的な側面があるので、ビジネスに関する内容以外のことは記載しないのが一般的です。

ただし、先方の担当者ともある程度関係性が築けているような場合は、手書きのメッセージを添えることで、印象がよくなるような場合もあります。

「先日は貴重なお時間をいただきましてありがとうございました」というような一文を添えることで、相手への気遣いを伝えられるでしょう。

6. 請求書と送付状の送り方

送付状の扱い方

請求書の送り方によっても送付状の扱い方は変わります。

6-1. 請求書を郵送する場合

送付状を郵送する場合、注意するべき点は以下の通りです。

・送付状はA4サイズで作成し、請求書とサイズを合わせる。
・送付状が1枚目にく来るように重ねる
・書類に合わせた封筒を用意する
・封筒には請求書在中と記載する
・料金不足にならないよう、切手や郵送費を確認する

6-2. 請求書をメールで送る場合

請求書をメールで送る場合、メールの本文が送付上の役割を果たします。そのため、送付状をファイルとして添付する必要はありません。

6-3. 請求書をFAXで送る場合

先方の了承を得ている場合に限り、請求書と送付状をFAXで送ることもあります。FAXで送付した場合、送信後に必ず先方に連絡を取り、送付が問題なくおこなえているかを確認しましょう。
FAXで送付した場合は、後日原本も郵送すると良いでしょう。

7. 請求書の送付状はあらかじめテンプレートを作成しておこう

テンプレ

請求書を送付する際に送付状を一緒に送るのは、送付するものに間違いがないことを確認すると同時に、ビジネスマナー的にも必要なことです。

ただし、郵送やFAXではなく、メールで請求書を送る場合は、わざわざ送付状を添付したり、別のメールを送ったりすることは必要はありません。また、送付状はビジネス文書なので、時候の挨拶を用いたり手書きのメッセージを添えたりする必要も、基本的にはありません。

送付状に必要な各項目の表現にはいくつかのバリエーションがありますが、あらかじめ基本となるテンプレートを作成しておくことをおすすめします。あらかじめ作成しておいたテンプレートを使用することで、事務作業の手間を軽減させることができます。

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目黒颯己

目黒颯己

HR NOTEのライター、総合求人サイトとシニア向け情報メディアの立ち上げを経て、現在はjinjer blogの運営に携わっています。 事業視点から、バックオフィスの重要性を啓蒙するコンテンツを作っています。 保有資格:ファイナンシャル・プランニング技能士(3級)

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