納品書の作成方法とは?作成時の必要項目や注意点もわかりやすく解説 - バックオフィスクラウドのジンジャー(jinjer)

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納品書の作成方法とは?作成時の必要項目や注意点もわかりやすく解説

納品書

納品書とは、商品やサービスの納品が完了したことを相手方へ通知するための証憑です。
納品書の意味は知っていても、どのような項目が作成に必要なのかご存じない方も少なくないでしょう。

本記事では、納品書の作成にあたって必要な項目や具体的な書き方、注意点などを詳しく解説します。

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1. 納品書とは

納品時の書類

納品書は納品物に対して発行される書類のことで、商品やサービスの内容、また納品日などが正しいかどうかを確認するための書類です。
納品書の発行は義務ではありませんが、納品書を送ることは、取引先の安心感や信用の獲得に繋がります。

1-1. 納品書の役割や作成する目的

納品書は、納品物に同封することで、納品した期日や納品内容を証明する役割を果たしています。
納品書の作成目的は以下の通りです。

・取引先が安心できる
・取引先が納品内容を確認しやすくなる
・取引を証明し、トラブルを回避する。

2. 納品書の基本的な作成方法と必要なもの

納品書の作成方法には、
・納品書作成ソフトで作成する方法
・エクセルやワードを使う方法
・市販の納品書を用いて作成する方法
の3つがあります。

また、納品書の作成時は、納品書のフォーマット、判子、封筒、切手等を用意しておくと良いでしょう。

納品書への押印は義務ではありませんが、会社によっては、確認や認証の意味を込めて押印をおこなっている企業もあります。
また、納品書は納品物に同封するため、切手は基本的には不要です。しかし、やむを得ない事情で納品書を別途送付する際に使うこともあります。

それでは、各作成方法について解説していきます。

2-1.納品書作成ソフトで作成

納品書作成ソフトを使用すれば、作成から管理までを一貫して簡単に行うことができます。
商品名や発行者情報、取引先情報を予め登録しておくことで、納品書を短時間で作成できるだけでなく、ミスを減らすこともできます。

また、作成した納品書をシステム内で管理することで、確認したいときにすぐに抽出することができ、取引先からの問い合わせにもスムーズな対応が可能になります。
納品書作成ソフトは、見積書や請求書も作成できる機能がついているのが一般的です。

2-2. エクセルやワードで作成

エクセルやワードを使用すれば、コストをかけずに納品書を作成することができます。
また、作成途中で入力ミスに気づいても、修正が容易にできます。

無料で利用できるテンプレートもありますが、自社オリジナルの納品書を作成するのであれば、一から作成する必要があるでしょう。
また、納品書の管理は個別にフォルダを作成したり、印刷してファイリングするなどの作業も必要となります。

2-3. 市販の納品書で作成

市販の納品書であれば、必要項目があらかじめ印字されていますので、一から納品書を作成する手間はかかりません。
また、複写式になっていますので、コピーを取る必要もありません。

しかし、必要項目に手書きで記載しなくてはならず、時間がかかる上に記入ミスがあった場合は一から書き直ししなくてはなりません。

関連記事:納品書の書き方やポイント・必須項目を分かりやすく解説

3.納品書の作成に必要な項目その書き方


納品書に記載する項目については、納品した商品やサービスの名称や個数はもちろんのこと、納品書の発行元の名称や取引先の名称なども記載します。

記載項目については国税庁のホームページでもまとめられているため、確認してみると良いでしょう。ここでは、納品書の作成に必要な項目について、具体的にどのように記載するのかひとつずつ見ていきましょう。

参考:請求書等の記載事項や発行のしかた|国税庁

3-1.納品先の宛名

納品先となる取引の相手方の名前を記載します。
取引相手が法人である場合は、企業名と必要に応じて担当部署や担当者名を記載します。

宛名にどこまで入れたら良いか、納品前に確認しておくと良いでしょう。
会社名のみを記載する場合は社名の最後に「御中」を、会社名と担当者名の両方を記載する場合は、会社名に御中は入れず、担当者名の最後に「様」を入れます。

3-2.納品者の名称や情報

納品先の宛名と同様に、納品者の氏名や会社名を記載します。
このとき、納品された商品について先方が問い合わせしやすいように、住所や電話番号、FAX番号なども一緒に記載しておくと親切です。

3-3. 納品者の捺印

会社の角印を捺印します。かすれている所がないよう、はっきり見えるよう捺印することが大切です。不正の防止のために、会社名や会社情報と重なるように捺印しても良いでしょう。

3-4.納品書の発行日

納品書を発行した日付を、年月日で記載します。
発行日と合わせて、納品日や出荷日を記載することもあります。

納品日を記載する場合は、納品後に納品書を送るようなケースです。
出荷日を記載するのは、商品を第三者が配送で届けるような場合です。

これは、受取側の事情や交通状況によって、予定通りに必ずしも納品できない可能性があるためです。

3-5.通し番号

納品書に通し番号をつけておくことで、管理や整理がしやすくなります。
納品後に納品書の内容について問い合わせがあっても、通し番号が記載されていれば、どの納品書に関しての問い合わせかすぐに把握することができますので、対応もスムーズに行うことができます。

3-6. 納品内容

納品内容の部分については、品名(品目)、数量(個数)、単価、金額の4つを記載するのが一般的です。
次に、それぞれの書き方についてみていきましょう。

(1)品名(品目)
品名(品目)の欄には、納品する商品名やサービス名を記載します。
商品名やサービス名は略称を用いず、取引先にも分かるように具体的な名称を書くようにしましょう。

(2)数量(個数)
商品やサービス毎に、数量(個数)を記載します。
具体的に数量(個数)を表記するのが難しいような場合は空欄にするか、もしくは「一式」と表記しても問題ありません。

(3)単価
商品やサービス毎に、1個あたりの税抜きの単価を記載します。
数量(個数)と同様に単価の記載が難しいような商品やサービスの場合は、単価を記載しなくても大丈夫です。

(4)金額
商品やサービス毎に、「数量(個数)×単価」の金額を記載します。

3-7.合計金額(小計・消費税)

合計金額を記載する欄は、税抜き金額の合計を記載する「小計欄」、小計にかかる消費税を記載する「消費税欄」、税込額の合計を記載する「合計金額欄」に分けられます。

軽減税率(8%)対象となる商品を扱っている場合は、次のような書き方になります。

(1)どの商品が軽減税率適用であるかを分かるように記載します。
たとえば、軽減税率対象商品には、品名(品目)欄にある商品名に※印などをつけて、備考欄に「※印は軽減税率対象商品」といったように記載することで、ひと目で税率の見分けがつきます。

(2)小計欄と消費税欄をそれぞれ「軽減税率(8%)」と「標準税率(10%)」の2段書きにして記載します。

今回は「適格請求書等保存方式(インボイス制度)」に準じた、合計金額の書き方を紹介しました。
現行の「区分記載等請求書方式」に準じる場合は、『品目に軽減税率対象である旨』と『税率ごとの小計(税込)』が記載されていればOKです。

しかし、2023年10月より導入される「適格請求書等保存方式(インボイス制度)」に準じる場合には、先述のような書き方が必要となります。
適格請求書等保存方式(インボイス制度)に対応した納品書のフォーマットを、事前に準備しておくと良いでしょう。

関連記事:納品書に記入する項目と押さえるべきポイントを解説

4. 納品書の作成で注意する3つのこと

忙しい男性
納品書は取引先にとっても大切な証憑となりますので、作成にあたっては注意が必要なことがあります。
次に、具体的にどのようなことに注意する必要があるのか解説します。

4-1. 記載内容の誤りに気をつける

特に気をつけるべきは、数量や金額の誤りです。
取引先にとって納品書は、見積書や発注書、請求書との内容に相違がないか確認を取るための証憑にもなります。

万が一、数量や金額が違っていた場合、取引先と後々トラブルに発展する可能性がでてきます。
納品書の作成にあたっては、見積書や発注書、請求書と照合しながら作成する必要があるでしょう。

もし、納品書作成の段階で記載ミスに気が付いた場合は、訂正印で訂正せずに、再発行して対応します。

関連記事:納品書と請求書の違いは?発行時に気をつける6つのポイント

関連記事:納品書兼請求書とは?作成方法や注意点を分かりやすく解説

4-2. 納品書を作成するタイミングに注意する

納品書は、相手方に商品やサービスを納品したことを通知する証憑です。
そのため、納品書を作成して取引先に送付するのは、納品と同時もしくは納品後になります。

商品やサービスが納品されるよりも前に納品書が届くことは、先述に説明した納品書の役割を果たしていないことになります。
納品書を作成して送付するタイミングには、十分な注意が必要です。

4-3. 必要に応じて納品書へ角印を忘れずに押印する

納品書に角印を押印して発行している場合は、押印漏れがないよう注意しましょう。
納品書への押印は法律上で義務付けられてはいませんが、偽造や改ざん防止の目的から角印を押印するのが一般的です。

企業によっては、納品書に角印の押印が無いものは証憑として認めていない所もあります。
納品書の押印漏れによって、取引先へ再送付する手間を生じさせないためにも、送付前にチェックしましょう。

5. 納品書作成ソフトやアプリで効率的な納品書作成が可能に

PCやスマートフォンを操作する人

納品書の作成時に、見積書や発注書から情報を転記していると時間がかかり、転記漏れが起こる原因にもなります。

見積書から自動で納品書の作成を行えるソフトやアプリを使うことで、作成にかかる時間や作成時のリスクを軽減することができます。

アプリやソフトでの作成であれば、時間や場所にとらわれずに書類を作成することができ、リモートワークにも対応できます。また、電子データのままメール等で取引先に送付すれば、紙に印刷する手間やコストも削減できます。

6. 記載漏れに注意して納品書を作成しよう

電子契約
納品書の作成については、基本的に納品書作成ソフト、エクセルやワード、市販の納品書を用いて作成します。

具体的に納品書に記載する項目については、発行元と取引先の名称、日付、納品内容、金額などがあります。
特に金額を記載する場合、軽減税率の対象商品が含まれていれば、小計金額と消費税を税率毎に分けて記載する必要がありますので注意しましょう。

納品書を作成するうえでの注意点は、記載ミスや発行のタイミング、押印漏れです。これらに注意することで、無駄な手間を省くことができます。

今回紹介した納品書の作成方法を、是非実務でお役立てください。

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古屋匠憲

古屋匠憲

バックオフィス業務効率化のコンサルティングを経て、 現在はjinjer Blogの運営に携わっています。 法務・経理・総務を中心に管理業務の知見をもとに、現場の目線にあったコンテンツをお届けします。よくある課題から、単純な疑問まで担当者のお悩みを解消できるよう運営します。

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