請求書の相殺の書き方の3つのポイントや注意点を解説 - バックオフィスクラウドのジンジャー(jinjer)

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請求書の相殺の書き方の3つのポイントや注意点を解説 - バックオフィスクラウドのジンジャー(jinjer)

請求書の相殺の書き方の3つのポイントや注意点を解説

請求書

原則後払いの掛取引では、買掛金の支払いを売掛金と相殺し、入出金の手間を軽減できます。これを「相殺取引」と呼びます。買掛金の相殺処理は請求書上でおこなうことも可能です。買掛金の相殺は取引内容が不透明になりやすいため、請求書には相殺前の請求金額と相殺後の支払金額を明記しましょう。必要な場合は相殺領収書を発行するのも効果的です。この記事では、請求書の相殺の書き方のポイントや注意点を解説します。

請求書の発行方法からイレギュラー対応まで、まとめて解説|請求書パーフェクトガイドブック

請求書の発行漏れや金額間違いが発生すると、予定通りに現金を確保できず会社の資金繰りに悪影響を及ぼす可能性があります。
また、取引先からの信頼を失うことにもなりかねません。
とはいえ、「会社のお金を扱うからこそ、慎重にならなければ…」と気負いながら業務をしていては集中力が持たないでしょう。

そこで今回は、請求書の作成手順から送付方法までをまとめたebookを用意しました。
取引先の支払い遅延や再発行依頼などのイレギュラー対応についてもまとめた、経理初任者が持っておきたい1冊となっています。

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請求書発行方法 ガイドブック

1.請求書の相殺の書き方のポイント3つ

基準説明

請求書で相殺をする場合は、相殺前の取引金額、相殺された金額、相殺後の支払金額の3点を明記する必要があります。また、通常の請求金額と区別するため、相殺された金額には先頭に「-(マイナス)」「▲(黒三角)」をつけましょう。相殺取引には経理業務を簡略化できるというメリットがある一方で、取引内容が曖昧になりやすいのが欠点です。取引先企業とのトラブルを防止するため、相殺取引の記録を帳簿に記載しましょう。

1-1.相殺前の取引金額と相殺後の支払金額を明記する

請求書で相殺をおこなう場合、「相殺する前の取引金額」「相殺された金額」「相殺後の支払金額」の3点を記載しましょう。相殺前の取引金額や相殺後の支払金額を記載する場所は請求書のどの欄でもかまいません。たとえば、以下のような書き方があります。

・相殺前の取引金額の下段に「相殺」の項目を設け、相殺された金額や相殺後の支払金額を記載する
・請求書の備考欄に相殺前の取引金額や相殺後の支払金額を記載する
・請求書を2枚に分け、一方には相殺前の取引金額を書き、もう一方に相殺後の支払金額を書く

1-2.相殺金額の先頭に「-(マイナス)」「▲(黒三角)」をつける

相殺された金額を請求書に記載する場合は、相殺金額の先頭に「-(マイナス)」または「▲(黒三角)」の記号をつけましょう。相殺金額の記載方法について定めた法令はありませんが、商慣習上は「-」「▲」の記号を用いることが一般的です。請求書で相殺をする際に重要なのは、「相殺をおこなったという事実をわかりやすく相手に伝えること」です。請求書で相殺をする場合は、可能な限り商慣習に従った書き方をしましょう。ただし、取引先企業から書式や様式を指定された場合は、取引先企業に合わせた書き方をしましょう。

1-3.相殺取引の記録を帳票に記載する

相殺取引は現金取引と違い、お互いの信用によって成り立つ取引です。そのため、お互いの認識に齟齬があった場合、取引内容が曖昧になり、企業間のトラブルに発展する可能性があります。請求書上で相殺処理をおこなったら、相殺取引についての記録を帳票に記載し、保管しておきましょう。取引内容に不透明な部分がある場合は、双方の帳票を突き合わせることで取引内容のすり合わせが可能です。

2.請求書で相殺を書く際のシチュエーションや掛取引の仕組み

給与の仕組み

請求書に相殺を書くシチュエーションは、主に掛取引をおこなう場合です。掛取引は企業間の信用で成り立つ信用取引で、原則後払いで商品やサービスの対価を支払います。そのため、掛取引では相殺処理をおこないやすくなっています。ここでは、掛取引の仕組みや、請求書上で買掛金と売掛金を相殺するときの流れを解説します。

2-1.企業間の信用で成り立つ掛取引の仕組み

そもそも掛取引とは、後払いを原則とした企業間取引を指す言葉です。お互いの信用を担保に取引をおこなうため、信用取引と呼ばれることもあります。取引先企業に商品やサービスを掛取引で販売した場合、得られた対価のことを「売掛金」と呼びます。一方、取引先企業から仕入れをおこなった場合、支払う代金のことを「買掛金」と呼びます。売掛金や買掛金はすぐに支払う必要はなく、一定期間を経過してから弁済期を迎えます。そのため、未払いの買掛金を未回収の売掛金と相殺し、経理上の手続きを簡略化する相殺取引が成り立ちます。

2-2.請求書上で買掛金の相殺をおこなう流れ

たとえば、自社が20万円の売掛金、取引先企業が同様に20万円の買掛金を保有しているとします。この場合、将来的に支払う必要がある買掛金20万円を売掛金20万円と相殺すれば、差し引きゼロで全額相殺できます。相殺取引は、取引先企業の買掛金が自社の売掛金を上回る場合もおこなうことができます。たとえば、自社が10万円の売掛金、取引先企業が20万円の買掛金を保有している場合、相殺取引をおこなうと10万円の買掛金が残ります。このとき、請求書上で相殺処理をおこなえば、自社は取引先企業に対して残り10万円の支払いをすればよいことになります。

3.請求書で相殺をおこなう際の注意点2つ

注意マーク

請求書上で相殺処理をおこなう場合、注意点が2つあります。まず、未払いの買掛金と未回収の売掛金を相殺するには、商慣習上、取引先企業との事前合意が必要です。ただし、民法506条の1の規定により、条件を満たす場合は一方的な相殺も可能です。もし相殺取引に不安がある場合は、相殺領収書の発行も検討しましょう。

3-1.商慣習上、相殺取引をおこなう場合は事前合意が必要

商慣習上、相殺取引をおこなう場合は取引先企業との事前合意が必要です。ただし、民法505条によると、以下の3つの条件を満たす場合は一方的な相殺処理が可能になります。

・当事者間で債権のやりとりがあること
・いずれも相殺可能な種類の債権であること
・いずれの債権も弁済期(支払期限)が来ていること

そのため、民法上は相手方の同意がなくとも、請求書で相殺処理をおこなうことができます。しかし、一方的な相殺処理は企業間のトラブルに発展する可能性があります。商慣習上は、買掛金を相殺したい場合は事前に相手方に申し入れをおこない、相手方の合意を得ることが一般的です。

3-2.必要な場合は相殺領収書を発行する

なんらかの書面によって相殺取引の事実を証明したい場合は、「相殺領収書」を発行する方法があります。相殺領収書は、通常の領収書と違い、金銭のやりとりがあった事実を証明するための証憑書類ではありません。相殺領収書は、自社の保有する売掛金から未払いの買掛金を差し引き、相殺処理をおこなった事実を証明するための書類です。そのため、領収書には取引金額に応じた収入印紙の貼付が必要ですが、相殺領収書の場合はそもそも印紙税が課税されません。

相殺領収書の発行を考えている方は、請求書発行システムの導入を検討しましょう。請求書での相殺をおこなう場合、相殺前の取引金額や相殺後の支払金額の記入や、相殺領収書の発行など、さまざまな事務作業が発生します。相殺取引に対応した請求書発行システムを導入すれば、バックオフィス部門の業務効率化が可能です。

相殺請求書は相手に送付しなければ意味がありません。請求書発行システムを導入している場合、メールでの送付機能やオプションで郵送機能がついている場合もありますが、未導入の場合は自分で送付しなければなりません。
当サイトで無料配布している「請求書パーフェクトガイドブック」では、請求書を送付するときのビジネスマナーを含めて、請求書の発行から送付までを解説しています。
無料でダウンロードできますので、「請求書の発行業務についてより詳しく知りたい」「記事にアクセスしなくても見返せるようにしたい」という方はぜひこちらから無料でダウンロードしてご覧ください。

4.企業間のトラブル防止のため、請求書の相殺の正しい書き方を知ろう

リスク

企業間で掛取引をおこなっている場合、未払いの買掛金を未回収の売掛金と相殺し、経理業務を効率化することができます。買掛金の相殺は、取引先企業から送られてきた請求書上でおこなうことも可能です。その場合、相殺前の取引金額、相殺された金額、相殺後の支払金額の3点をきちんと明記しましょう。また、買掛金の相殺は不透明な取引になりやすいため、相殺取引をおこなった旨を帳簿に記録しておくことが大切です。相殺取引に不安がある場合は、相殺領収書を発行することで買掛金の相殺をおこなった事実を証明できます。

請求書の発行方法からイレギュラー対応まで、まとめて解説|請求書パーフェクトガイドブック

請求書の発行漏れや金額間違いが発生すると、予定通りに現金を確保できず会社の資金繰りに悪影響を及ぼす可能性があります。
また、取引先からの信頼を失うことにもなりかねません。
とはいえ、「会社のお金を扱うからこそ、慎重にならなければ…」と気負いながら業務をしていては集中力が持たないでしょう。

そこで今回は、請求書の作成手順から送付方法までをまとめたebookを用意しました。
取引先の支払い遅延や再発行依頼などのイレギュラー対応についてもまとめた、経理初任者が持っておきたい1冊となっています。

「請求書の発行について基本知識がほしい」
「発行業務で迷ったときに確認するものがなく、いつも困ってしまう」
「請求書の郵送を求められたけど、どうやって送ればよいかわからない」
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請求書発行方法 ガイドブック

古屋匠憲

古屋匠憲

バックオフィス業務効率化のコンサルティングを経て、 現在はjinjer Blogの運営に携わっています。 法務・経理・総務を中心に管理業務の知見をもとに、現場の目線にあったコンテンツをお届けします。よくある課題から、単純な疑問まで担当者のお悩みを解消できるよう運営します。

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